加強收發(fā)文管理制度總則一、目的為規(guī)范公司收發(fā)文管理工作，確保公司文件的及時、準(zhǔn)確、安全傳遞和處理，提高工作效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的收發(fā)文管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司的收發(fā)文工作由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，各部門應(yīng)積極配合。2.及時處理原則：對收到的文件應(yīng)及時登記、傳遞、處理，不得拖延積壓。3.準(zhǔn)確無誤原則：在文件的傳遞、處理過程中，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯誤。4.安全保密原則：對涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件的安全。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.人事行政部（1）負(fù)責(zé)公司收發(fā)文的統(tǒng)一管理，包括文件的收發(fā)、登記、傳遞、歸檔等工作。（2）制定公司收發(fā)文管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（3）負(fù)責(zé)公司文件的打印、復(fù)印、裝訂等工作。（4）對各部門的收發(fā)文工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.各部門（1）負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、報送等工作。（2）及時領(lǐng)取本部門應(yīng)接收的文件，并按規(guī)定進(jìn)行處理。（3）對本部門的收發(fā)文工作進(jìn)行記錄和歸檔。收文管理一、文件的接收1.人事行政部設(shè)立專門的文件收發(fā)室，負(fù)責(zé)接收外部文件和內(nèi)部文件的傳遞。2.接收文件時，應(yīng)認(rèn)真核對文件的文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)等信息，確保文件的準(zhǔn)確性。3.對收到的文件，應(yīng)及時在文件收發(fā)登記表上進(jìn)行登記，注明文件的來源、文號、標(biāo)題、日期、簽收人等信息。4.如發(fā)現(xiàn)文件有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時向發(fā)文單位聯(lián)系更換。二、文件的登記1.文件收發(fā)登記表應(yīng)按照文號、日期等順序進(jìn)行登記，確保登記的準(zhǔn)確性和完整性。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括文件的來源、文號、標(biāo)題、日期、簽收人、密級、份數(shù)等信息。3.對于重要文件，應(yīng)在文件收發(fā)登記表上注明重要程度，以便及時處理。三、文件的傳遞1.人事行政部應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和緊急程度，及時將文件傳遞給相關(guān)部門或人員。2.傳遞文件時，應(yīng)填寫文件傳遞單，注明文件的文號、標(biāo)題、接收部門或人員、傳遞日期等信息，并由傳遞人和接收人簽字確認(rèn)。3.對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先傳遞，確保文件的及時處理。四、文件的簽收1.接收文件的部門或人員應(yīng)在文件傳遞單上簽字確認(rèn)，表明文件已收到。2.如接收文件的部門或人員不在，應(yīng)指定專人代為簽收，并注明代為簽收人的姓名和聯(lián)系方式。3.簽收人應(yīng)及時將收到的文件送交相關(guān)部門或人員處理，不得拖延積壓。五、文件的分類1.人事行政部應(yīng)將收到的文件按照性質(zhì)進(jìn)行分類，如行政文件、財務(wù)文件、人事文件等。2.對于重要文件，應(yīng)單獨分類存放，以便及時處理。六、文件的傳閱1.對于需要傳閱的文件，人事行政部應(yīng)填寫文件傳閱單，注明文件的文號、標(biāo)題、傳閱范圍、傳閱期限等信息，并由傳閱人和接收人簽字確認(rèn)。2.傳閱文件時，應(yīng)按照傳閱范圍依次傳閱，不得遺漏。3.傳閱文件的期限一般為3個工作日，如因特殊情況需要延長傳閱期限，應(yīng)經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)。七、文件的催辦1.對于需要辦理的文件，人事行政部應(yīng)及時催辦，確保文件的及時處理。2.催辦文件時，應(yīng)填寫文件催辦單，注明文件的文號、標(biāo)題、催辦事由、催辦期限等信息，并由催辦人和接收人簽字確認(rèn)。3.催辦期限一般為3個工作日，如因特殊情況需要延長催辦期限，應(yīng)經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)。發(fā)文管理一、文件的起草1.各部門需要發(fā)文時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的起草工作。2.文件起草人員應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，嚴(yán)格按照公司的公文格式和要求進(jìn)行起草，確保文件的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。3.文件起草完成后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件的內(nèi)容符合公司的政策和規(guī)定，語言表達(dá)準(zhǔn)確、簡潔、明了。二、文件的審核1.各部門起草的文件應(yīng)先經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核，確保文件的內(nèi)容符合部門的工作要求和公司的政策規(guī)定。2.經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核通過的文件，應(yīng)報送人事行政部進(jìn)行審核。3.人事行政部應(yīng)根據(jù)公司的公文格式和要求，對報送的文件進(jìn)行審核，確保文件的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。4.對于重要文件，人事行政部應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，確保文件的內(nèi)容符合公司的整體利益和發(fā)展要求。三、文件的簽發(fā)1.經(jīng)人事行政部審核通過的文件，應(yīng)報送公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，認(rèn)真審核文件的內(nèi)容和格式，確保文件的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對于重要文件，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)簽署意見，并注明簽發(fā)日期。四、文件的編號1.公司的文件應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編號，以便于文件的管理和查詢。2.文件編號應(yīng)包括文號、年份、部門代碼等信息，確保文件編號的唯一性和準(zhǔn)確性。3.對于重要文件，應(yīng)在文件編號中注明重要程度，以便于及時處理。五、文件的打印、復(fù)印、裝訂1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，應(yīng)由人事行政部負(fù)責(zé)打印、復(fù)印、裝訂等工作。2.打印、復(fù)印文件時，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的公文格式和要求進(jìn)行，確保文件的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。3.裝訂文件時，應(yīng)使用公司統(tǒng)一的文件裝訂夾，確保文件的整齊、美觀。六、文件的發(fā)放1.人事行政部應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)放范圍，將文件發(fā)放給相關(guān)部門或人員。2.發(fā)放文件時，應(yīng)填寫文件發(fā)放登記表，注明文件的文號、標(biāo)題、發(fā)放范圍、發(fā)放日期等信息，并由發(fā)放人和接收人簽字確認(rèn)。3.對于重要文件，應(yīng)采取專人送達(dá)的方式，確保文件的安全和及時送達(dá)。文件的歸檔一、文件的歸檔范圍1.公司的各類文件，包括行政文件、財務(wù)文件、人事文件等。2.公司的各類報表、報告、紀(jì)要等。3.公司的各類合同、協(xié)議等。二、文件的歸檔時間1.對于一般文件，應(yīng)在文件處理完畢后的3個工作日內(nèi)進(jìn)行歸檔。2.對于重要文件，應(yīng)在文件處理完畢后的1個工作日內(nèi)進(jìn)行歸檔。三、文件的歸檔要求1.歸檔的文件應(yīng)按照文號、日期等順序進(jìn)行排列，確保歸檔的準(zhǔn)確性和完整性。2.歸檔的文件應(yīng)填寫文件歸檔登記表，注明文件的文號、標(biāo)題、日期、歸檔部門、歸檔人等信息。3.歸檔的文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一的檔案夾進(jìn)行存放，確保文件的整齊、美觀。四、文件的查閱1.公司內(nèi)部人員需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱的文件名稱、查閱原因、查閱期限等信息，并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱登記表上注明查閱的文件名稱、查閱人、查閱