機關管理檔案管理制度一、總則（一）目的為加強機關管理檔案工作，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，為機關各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：機關檔案工作實行集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映機關工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規，確保檔案信息不泄露。4.便于利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為機關工作提供便捷服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門機關設立專門的檔案管理部門，負責機關檔案工作的統籌規劃、組織協調和具體實施。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索工具。3.按照規定的保管期限和銷毀程序，對檔案進行鑒定和銷毀。4.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。5.積極開展檔案利用工作，為機關各項工作提供檔案信息服務。6.定期對檔案管理工作進行總結和分析，不斷改進檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發的各類文件、通知、指示等。2.機關制定的規章制度、工作計劃、總結、報告等。3.機關召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。4.機關開展業務工作形成的文件、報表、合同、協議等。5.機關工作人員的人事檔案、考核材料、培訓記錄等。6.機關獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。7.其他與機關工作相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要的檔案材料，應進行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業務工作類、人事檔案類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和管理。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的檔案，應在工作結束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將收集整理好的檔案材料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案材料進行審核，對不符合要求的檔案材料退回原部門補充完善。3.審核通過的檔案材料進行分類、編號、編目，裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背信息，然后上架保管。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本機關制定的重要規章制度、工作計劃、總結、報告等；上級機關頒發的屬于本機關主管業務的重要文件；本機關召開的重要會議的文件、記錄、紀要等；本機關獲得的重要榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案；其他具有重要保存價值的檔案。3.長期保管的檔案主要包括：本機關制定的一般性規章制度、工作計劃、總結、報告等；上級機關頒發的屬于本機關主管業務的一般性文件；本機關召開的一般性會議的文件、記錄、紀要等；本機關開展業務工作形成的重要文件、報表、合同、協議等；本機關工作人員的人事檔案、考核材料、培訓記錄等；其他具有一定保存價值的檔案。保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：本機關開展業務工作形成的一般性文件、報表、合同、協議等；本機關工作人員的一般性考核材料、培訓記錄等；其他具有短期保存價值的檔案。保管期限為15年以下。（四）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，確保檔案的安全存放。3.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.機關工作人員因工作需要查閱檔案的，可在檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱本機關檔案的，須持單位介紹信，經機關分管領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。2.檔案管理部門根據查閱人員的申請，提供相應的檔案材料，并在查閱現場進行監督。3.查閱人員應在規定的時間內歸還檔案材料，不得擅自轉借、復印、摘抄檔案內容。如需復印、摘抄檔案內容的，須經檔案管理部門同意，并注明復印、摘抄的范圍。（三）利用規定1.檔案管理人員應積極為檔案利用者提供服務，根據利用者的需求，及時、準確地提供檔案信息。2.檔案利用者應遵守檔案管理的各項規定，愛護檔案材料，不得在檔案上涂改、劃圈、批注、污損等。3.對涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規定進行管理，不得泄露檔案內容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.對鑒定后確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經機關分管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案的統計與移交（一）統計工作1.檔案管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統計。2.檔案統計報表應準確、及時、完整，報送機關分管領導和上級檔案管理部門。