開具電子發(fā)票管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司電子發(fā)票的開具流程，加強電子發(fā)票管理，確保發(fā)票開具的準確性、合法性和安全性，提高財務(wù)管理效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及電子發(fā)票開具的所有部門和人員，包括但不限于銷售部門、財務(wù)部門、客戶服務(wù)部門等。3.基本原則（1）依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保電子發(fā)票開具符合法律要求。（2）準確及時原則：保證電子發(fā)票信息的準確無誤，并在規(guī)定時間內(nèi)開具并交付給客戶。（3）安全保密原則：加強電子發(fā)票信息的安全管理，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生。二、電子發(fā)票開具流程1.銷售業(yè)務(wù)確認（1）銷售部門在與客戶簽訂銷售合同或達成銷售意向后，應(yīng)及時將銷售信息傳遞給財務(wù)部門，包括客戶名稱、納稅人識別號、聯(lián)系方式、銷售商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅額等。（2）財務(wù)部門對銷售信息進行審核，確保信息的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時與銷售部門溝通并更正。2.發(fā)票開具申請（1）銷售部門根據(jù)審核后的銷售信息，在公司的財務(wù)管理系統(tǒng)中提交電子發(fā)票開具申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)票類型（專票或普票）、開票金額、開票項目等。（2）系統(tǒng)自動對申請信息進行初步校驗，如校驗通過，則進入發(fā)票開具環(huán)節(jié)；如校驗不通過，系統(tǒng)應(yīng)提示具體錯誤信息，銷售部門需重新提交申請。3.發(fā)票開具操作（1）財務(wù)部門收到發(fā)票開具申請后，由專人負責在電子發(fā)票服務(wù)平臺上進行發(fā)票開具操作。操作人員應(yīng)仔細核對開票信息，確保與申請信息一致。（2）開具電子發(fā)票時，應(yīng)按照規(guī)定的發(fā)票格式和內(nèi)容進行填寫，確保發(fā)票信息清晰、完整、準確。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅額、合計金額等。（3）電子發(fā)票開具成功后，系統(tǒng)自動生成電子發(fā)票文件，并將發(fā)票信息同步至公司的財務(wù)管理系統(tǒng)。操作人員應(yīng)及時將電子發(fā)票文件下載保存，并進行備份。4.發(fā)票交付（1）電子發(fā)票開具成功后，財務(wù)部門應(yīng)及時將發(fā)票交付給客戶。交付方式可根據(jù)客戶要求選擇電子郵件、短信、微信公眾號推送等方式。（2）采用電子郵件方式交付時，應(yīng)在郵件主題中注明“電子發(fā)票[發(fā)票號碼]”，并在郵件正文簡要說明發(fā)票開具的相關(guān)信息。同時，將電子發(fā)票文件作為附件添加至郵件中發(fā)送給客戶。（3）采用短信方式交付時，應(yīng)在短信內(nèi)容中注明“尊敬的客戶，您的電子發(fā)票已開具，發(fā)票號碼為[發(fā)票號碼]，請查收。如有疑問，請聯(lián)系[聯(lián)系電話]”，并附上電子發(fā)票下載鏈接或二維碼。（4）采用微信公眾號推送方式交付時，應(yīng)在公眾號中發(fā)布電子發(fā)票通知，告知客戶電子發(fā)票已開具，并提供電子發(fā)票下載鏈接或二維碼。客戶可通過點擊鏈接或掃描二維碼下載電子發(fā)票。5.發(fā)票查詢與紅沖（1）客戶如需查詢電子發(fā)票信息，可通過電子發(fā)票服務(wù)平臺、公司官方網(wǎng)站、微信公眾號等渠道進行查詢。財務(wù)部門應(yīng)提供相應(yīng)的查詢指引和幫助。（2）如發(fā)生銷售退回、折讓等情況需要開具紅字電子發(fā)票的，銷售部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提交紅字發(fā)票開具申請，并提供相關(guān)證明材料。財務(wù)部門審核通過后，按照規(guī)定的流程在電子發(fā)票服務(wù)平臺上開具紅字電子發(fā)票。三、電子發(fā)票信息管理1.信息錄入與維護（1）銷售部門應(yīng)確保客戶信息的準確錄入和及時更新，包括客戶名稱、納稅人識別號、聯(lián)系方式等。客戶信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時通知財務(wù)部門進行修改。（2）財務(wù)部門應(yīng)定期對電子發(fā)票開具信息進行核對和清理，確保信息的準確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)信息有誤或重復，應(yīng)及時進行更正和刪除。2.數(shù)據(jù)存儲與備份（1）電子發(fā)票信息應(yīng)妥善存儲在公司的財務(wù)管理系統(tǒng)或電子發(fā)票服務(wù)平臺上，存儲期限應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)的要求。（2）財務(wù)部門應(yīng)定期對電子發(fā)票數(shù)據(jù)進行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、云存儲備份等多種方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置，并定期進行檢查和測試。3.信息安全與保密（1）公司應(yīng)加強電子發(fā)票信息的安全管理，采取必要的安全防護措施，防止信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。如設(shè)置用戶權(quán)限、加密傳輸、定期進行安全檢查等。（2）涉及電子發(fā)票信息管理的人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露客戶信息和發(fā)票信息。如因工作需要查閱或使用電子發(fā)票信息，應(yīng)經(jīng)相關(guān)負責人批準，并嚴格按照規(guī)定的程序進行操作。四、電子發(fā)票開具相關(guān)崗位及職責1.銷售部門（1）負責與客戶溝通銷售業(yè)務(wù)，準確收集客戶信息，并及時傳遞給財務(wù)部門。（2）在公司財務(wù)管理系統(tǒng)中提交電子發(fā)票開具申請，確保申請信息的準確無誤。（3）協(xié)助財務(wù)部門處理客戶關(guān)于電子發(fā)票的咨詢和問題。2.財務(wù)部門（1）審核銷售部門提交的電子發(fā)票開具申請，確保銷售信息的準確性和完整性。（2）負責在電子發(fā)票服務(wù)平臺上進行發(fā)票開具操作，確保發(fā)票開具的準確性和合法性。（3）及時將電子發(fā)票交付給客戶，并做好發(fā)票交付記錄。（4）負責電子發(fā)票信息的管理，包括信息錄入、維護、存儲、備份等工作。（5）協(xié)助相關(guān)部門處理電子發(fā)票的查詢、紅沖等事宜。3.客戶服務(wù)部門（1）解答客戶關(guān)于電子發(fā)票的常見問題，如發(fā)票查詢、下載、打印等操作方法。（2）收集客戶對電子發(fā)票開具和交付的意見和建議，并及時反饋給相關(guān)部門。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對電子發(fā)票開具情況進行審計，檢查發(fā)票開具流程是否合規(guī)、發(fā)票信息是否準確、發(fā)票交付是否及時等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.稅務(wù)檢查財務(wù)部門應(yīng)積極配合稅務(wù)機關(guān)的檢查工作，及時提供電子發(fā)票開具的相關(guān)資料和信息。如因電子發(fā)票開具問題導致公司面臨稅務(wù)風險，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。3.績效考核將電子發(fā)票開具工作納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系，對在電子發(fā)票開具工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對違反制度規(guī)定、導致工作失誤或出現(xiàn)問題的部門和個人進行相應(yīng)的處罰。六、培訓與宣傳1.培訓（1）定期組織公司內(nèi)部涉及電子發(fā)票開具的人員進行培訓，培訓內(nèi)容包括電子發(fā)票相關(guān)政策法規(guī)、開具流程、系統(tǒng)操作、信息安全等方面的知識。（2）培訓方式可采用集中授課、在線學習、實際操作演示等多種形式，確保培訓效果。培訓后應(yīng)進行考核，考核合格后方可上崗操作。2.宣傳（1）通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、微信公眾號等渠道，向員工和客戶宣傳電子發(fā)票的相關(guān)知識和優(yōu)勢，提高員工對電子發(fā)票開具工作的重視程度，增強客戶對電