儲糧臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司儲糧管理，規范儲糧臺賬的記錄與管理，確保儲糧數量準確、質量良好、儲存安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及儲糧業務的部門和崗位，包括但不限于倉儲部門、物流部門、質量檢驗部門等。（三）基本原則1.真實性原則儲糧臺賬應如實記錄儲糧的出入庫情況、質量狀況、儲存環境等信息，確保數據真實可靠。2.準確性原則臺賬記錄應準確無誤，數據計算、填寫應符合規定，避免出現差錯。3.完整性原則涵蓋儲糧管理的各個環節，包括糧食收購、入庫、儲存、出庫等全過程信息，不得遺漏重要內容。4.及時性原則各項業務發生后，應及時記錄在臺賬中，保證信息的時效性。二、儲糧臺賬的建立（一）臺賬種類1.糧食出入庫臺賬記錄每批次糧食的入庫時間、來源、品種、數量、質量等級，以及出庫時間、去向、數量等信息。2.庫存糧食臺賬詳細反映公司各倉庫內糧食的庫存數量、品種、存放位置、入庫時間、質量狀況等。3.質量檢驗臺賬對入庫、儲存期間及出庫前的糧食質量檢驗結果進行記錄，包括檢驗項目、檢驗時間、檢驗人員、檢驗結論等。4.倉儲設施設備臺賬登記公司用于儲糧的倉庫、貨場、通風設備、熏蒸設備等設施設備的基本信息、購置時間、維修保養記錄等。（二）臺賬格式1.統一設計由公司倉儲部門負責統一設計各類儲糧臺賬的格式，確保內容全面、規范，便于填寫和查閱。2.電子與紙質結合可采用電子表格（如Excel）和紙質賬本相結合的方式記錄臺賬。電子臺賬應定期備份，紙質臺賬應妥善保存。（三）建立流程1.初始化在開展儲糧業務前，由倉儲部門按照臺賬格式要求，進行初始化數據錄入，包括倉庫基本信息、設備清單等。2.實時記錄各相關崗位人員在業務發生時，按照規定及時在相應臺賬中記錄相關信息。例如，糧食入庫時，倉庫管理員應記錄入庫日期、糧食來源、品種、數量、質量等；質量檢驗人員應在質量檢驗臺賬中記錄檢驗結果。三、儲糧臺賬的記錄要求（一）記錄內容1.準確詳細記錄應包括業務發生的具體時間、地點、涉及的糧食品種、數量、質量指標、相關人員等詳細信息。例如，糧食入庫時，要記錄糧食的產地、收獲年份、雜質含量、水分含量等。2.清晰規范填寫字跡應清晰，不得潦草、涂改。數據應使用阿拉伯數字準確填寫，計量單位應統一使用國家規定的標準單位。3.簽名確認各項記錄應由經手人、審核人簽名確認，明確責任。如糧食出入庫記錄需倉庫管理員、倉儲主管簽名；質量檢驗記錄需檢驗人員、檢驗主管簽名。（二）記錄頻率1.實時記錄糧食出入庫業務應在業務完成后立即記錄，確保信息及時準確。2.定期記錄庫存糧食質量狀況、倉儲設施設備運行情況等應定期記錄。例如，每周對庫存糧食進行一次質量檢查并記錄，每月對倉儲設施設備進行一次巡檢并記錄。（三）異常情況記錄1.糧食質量異常如發現糧食有發熱、霉變、蟲害等質量異常情況，應詳細記錄異常發生的時間、地點、糧食品種、異常表現、處理措施及結果等。2.設備故障倉儲設施設備出現故障時，應記錄故障發生時間、設備名稱、故障現象、維修情況等。四、儲糧臺賬的審核與監督（一）內部審核1.每日審核倉庫管理員每日對當日記錄的糧食出入庫臺賬進行自我審核，確保記錄準確無誤。2.定期審核倉儲主管每周對本周各類儲糧臺賬進行全面審核，檢查記錄的完整性、準確性和規范性，發現問題及時督促相關人員更正。3.月度審核公司財務部門每月會同倉儲部門對儲糧臺賬進行聯合審核，重點審核糧食出入庫數量與財務賬目是否一致，庫存糧食價值核算是否準確等。（二）外部監督1.定期檢查接受上級主管部門、行業監管部門的定期檢查，配合提供儲糧臺賬等相關資料，接受監督指導。2.審計監督公司內部審計部門不定期對儲糧臺賬管理情況進行審計，檢查是否存在違規操作、數據造假等問題。五、儲糧臺賬的保管與查閱（一）保管期限1.糧食出入庫臺賬、庫存糧食臺賬保管期限為糧食出庫后[X]年，以便于追溯糧食的流轉情況和質量責任。2.質量檢驗臺賬保管期限為[X]年，滿足對糧食質量檢驗結果進行查詢和分析的需求。3.倉儲設施設備臺賬長期保管，作為設施設備管理和維護的重要依據。（二）保管方式1.紙質臺賬應存放在專門的檔案柜中，按照年份、臺賬種類分類存放，確保存放環境干燥、通風，防止受潮、霉變、蟲蛀。2.電子臺賬應定期備份，存儲在多種存儲介質上，并分別存放于不同地點。備份數據應進行標識和分類管理，便于查找和恢復。（三）查閱規定1.內部查閱公司內部因工作需要查閱儲糧臺賬的，需填寫查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到倉儲部門指定地點查閱。查閱人員不得擅自復制、涂改、損毀臺賬資料。2.外部查閱因審計、監管等外部原因需要查閱儲糧臺賬的，應按照相關規定辦理手續，由公司指定人員陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內容等。六、儲糧臺賬的變更與銷毀（一）變更程序1.信息變更當儲糧相關信息發生變更時，如糧食品種調整、倉庫位置變動、質量指標變化等，相關崗位人員應及時在相應臺賬中進行修改，并注明變更原因和日期。2.審核確認變更記錄完成后，需經倉儲主管審核確認，確保變更信息準確無誤。（二）銷毀規定1.到期銷毀對于保管期限已滿且無需繼續保存的儲糧臺賬，由倉儲部門提出銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明臺賬名稱、年份、數量等信息。2.審批流程銷毀申請經倉儲部門負責人、財務部門負責人、公司分管領導審批同意后，方可進行銷毀。3.銷毀方式紙質臺賬應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保信息無法恢復；電子臺賬應進行徹底刪除，并在備份存儲介質上進行覆蓋處理，防止數據泄露。4.銷毀記錄銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、執行人員等，記錄由倉儲部門保存[X]年。七、罰則（一）違規行為1.未按規定建立儲糧臺賬或臺賬記錄不完整、不準確的。2.未及時記錄業務信息，導致臺賬數據滯后的。3.擅自修改、偽造儲糧臺賬數據的。4.拒絕提供或不配合查閱儲糧臺賬的。5.未按規定保管或銷毀儲糧臺賬的。（二）處罰措施1.警告對于首次出現違規行為且情節較輕的，給予警告處分，責令限期改正。2.罰款對違規行為造成一定影響或損失的，視情節輕重處以[X]元以上[X]元以下的罰款。3.辭退對