前期部采購(gòu)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范前期部采購(gòu)工作流程，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)工作的高效、規(guī)范、透明，保障公司項(xiàng)目順利推進(jìn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司前期部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于項(xiàng)目調(diào)研所需物資、辦公設(shè)備及用品、項(xiàng)目相關(guān)服務(wù)采購(gòu)等。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。公開公正公平原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商有平等參與機(jī)會(huì)，公正地對(duì)待每一個(gè)供應(yīng)商，不偏袒任何一方。誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員及相關(guān)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)公司利益和形象。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)決策小組組成：由前期部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等組成。職責(zé)：審批采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。審議重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)方式、供應(yīng)商選擇等事項(xiàng)。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的重大問題進(jìn)行決策。2.采購(gòu)執(zhí)行人員職責(zé)：根據(jù)項(xiàng)目需求，編制采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的具體實(shí)施，包括供應(yīng)商尋找、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、合同簽訂等工作。跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問題。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資和服務(wù)的驗(yàn)收工作，并及時(shí)反饋驗(yàn)收情況。三、采購(gòu)流程1.需求申請(qǐng)前期部各項(xiàng)目組根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給采購(gòu)執(zhí)行人員。2.采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)執(zhí)行人員收到《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，對(duì)需求進(jìn)行審核和整理。結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度和庫(kù)存情況，編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)項(xiàng)目的具體內(nèi)容、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等，并提交給采購(gòu)決策小組審批。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商尋找采購(gòu)執(zhí)行人員通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄等。建立供應(yīng)商信息庫(kù)，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等情況。供應(yīng)商篩選與評(píng)估根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。采購(gòu)執(zhí)行人員會(huì)同相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員等對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇綜合評(píng)分較高的供應(yīng)商作為合作對(duì)象。供應(yīng)商管理與選定的供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)考核結(jié)果決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整合作策略。4.采購(gòu)實(shí)施詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)執(zhí)行人員向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)和相關(guān)資料。收集多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后，進(jìn)行比價(jià)分析，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為采購(gòu)對(duì)象。議價(jià)對(duì)于金額較大或有降價(jià)空間的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)執(zhí)行人員與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格和條款。議價(jià)過(guò)程中應(yīng)充分考慮產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保公司利益最大化。合同簽訂采購(gòu)執(zhí)行人員根據(jù)比價(jià)和議價(jià)結(jié)果，起草《采購(gòu)合同》，經(jīng)法務(wù)人員審核后，提交給采購(gòu)決策小組審批。采購(gòu)決策小組審批通過(guò)后，由采購(gòu)執(zhí)行人員與供應(yīng)商簽訂正式合同，并加蓋公司公章。5.采購(gòu)驗(yàn)收采購(gòu)物資或服務(wù)到貨前，采購(gòu)執(zhí)行人員應(yīng)通知相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和驗(yàn)收人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。驗(yàn)收人員按照合同要求對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面的檢查。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并做好記錄。6.付款結(jié)算采購(gòu)執(zhí)行人員根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)單》，附上《采購(gòu)合同》、《采購(gòu)驗(yàn)收單》、發(fā)票等相關(guān)資料，提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。四、采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購(gòu)執(zhí)行人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格行情和歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制采購(gòu)預(yù)算草案。采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并提交給采購(gòu)決策小組審批。2.預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。3.預(yù)算控制財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向采購(gòu)決策小組匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況。對(duì)于超預(yù)算的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)決策小組應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)審議，分析原因，采取措施加以控制。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購(gòu)執(zhí)行人員和相關(guān)人員應(yīng)識(shí)別采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確違約責(zé)任；加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的跟蹤和管理，及時(shí)掌握供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況和履約能力。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格按照合同要求對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量監(jiān)督；建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理質(zhì)量問題。價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購(gòu)時(shí)間；與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，或采用套期保值等方式規(guī)避價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。法律風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的審核和管理，確保合同條款符合法律法規(guī)要求；咨詢專業(yè)法律人士，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)前期部采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)預(yù)算的使用情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況等。采購(gòu)決策小組和相關(guān)部門應(yīng)配合審計(jì)部門的工作，提供必要的資料和信息。2.外部監(jiān)督接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)工作。對(duì)供應(yīng)商的投訴和舉報(bào)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)方。七、采購(gòu)檔案管理1.檔案收集采購(gòu)執(zhí)行人員負(fù)責(zé)收集采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括采購(gòu)需求申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同、采購(gòu)驗(yàn)收單、發(fā)票等。2.檔案整理與歸檔采購(gòu)執(zhí)行人員對(duì)收集到的文件和資料進(jìn)行整理和分類，按照檔案管理要求進(jìn)行編號(hào)和裝訂。將整理好的檔案資料移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存，確保檔案資料的完整性和安全性。3.檔案查閱與使用