服裝廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強服裝廠檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高企業管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于服裝廠各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指服裝廠在生產經營、行政管理等活動中直接形成的，對企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：服裝廠檔案由綜合管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.分類管理原則：根據檔案的形成領域、內容性質等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則：檔案管理應方便企業各部門及員工查閱和利用，充分發揮檔案的作用。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門服裝廠設立綜合管理部門作為檔案管理部門，負責檔案管理工作的組織、協調和實施。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。2.編制檔案檢索工具，積極開發利用檔案信息資源，為企業各項工作提供服務。3.嚴格執行檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。4.定期對檔案進行檢查、鑒定，對已到保管期限的檔案提出存毀意見。5.負責對各部門檔案管理工作進行指導和監督。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括企業設立、變更、注銷等相關文件，會議記錄、決議、紀要，工作計劃、總結，規章制度，人事檔案，合同協議等。2.生產管理類：生產計劃、工藝文件、操作規程、質量檢驗記錄、設備檔案等。3.市場營銷類：市場調研報告、銷售合同、客戶資料、廣告宣傳資料等。4.財務管理類：財務報表、審計報告、稅務資料、資金往來憑證等。5.技術研發類：服裝設計圖紙、樣品、技術創新資料等。6.其他類：與服裝廠生產經營活動相關的其他有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要的檔案材料應進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，可分為行政管理類、生產管理類、市場營銷類、財務管理類、技術研發類等一級類目，在一級類目下再根據具體情況設置二級、三級類目。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于管理和查找。3.裝訂：對紙張規格不一致、破損的檔案材料進行整理和修復，然后按照一定順序進行裝訂。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，以便于查閱。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理歸檔。2.對一些特殊的檔案材料，應在形成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案材料移交至綜合管理部門檔案管理人員。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案材料進行核對、檢查，符合要求的予以接收，并辦理交接手續。3.對不符合要求的檔案材料，退回原部門重新整理。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。（二）保管方式1.檔案應按照分類編號順序存放，便于查找。2.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質上，定期進行檢查和維護。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括企業設立、變更、注銷等相關文件，重要的合同協議，財務審計報告等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性的合同協議，生產經營活動中的重要文件等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性的文件材料，臨時性的工作記錄等。（四）檔案的鑒定與銷毀1.綜合管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.對已到保管期限且確無保存價值的檔案，由綜合管理部門提出銷毀意見，報企業負責人批準后進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，并在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊應永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.企業內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.因工作需要查閱重要檔案的，需經企業負責人批準。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經企業負責人批準后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時，應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、污損。3.查閱檔案后，應及時歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續。（三）檔案利用1.綜合管理部門應積極開發利用檔案信息資源，為企業生產經營、行政管理等工作提供服務。2.對利用檔案形成的資料，應進行登記和整理，妥善保管。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理內容1.建立檔案管理信息系統，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等環節進行信息化管理。2.將紙質檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的共享。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統應具備完善的功能，如檔案錄入、查詢、統計、借閱管理等。2.電子檔案應按照檔案管理的相關要求進行分類、編號、存儲，確保電子檔案的完整性、準確性和安全性。3.加強對檔案管理信息系統的維護和管理，定期進行數據備份，防止數據丟失。八、檔案管理的監督與檢查（一）監督檢查部門企業設立檔案管理監督檢查小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員，負責對企業檔案管理工作進行監督檢查。（二）監督檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作是否符合要求。3.檔案管理設備的配備和使用情況。4.檔案信息化管理工作的開展情況。（三）監督檢查方式1.定期檢查：每年至少進行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：對各部門檔案管理工作進行不定期抽