技術文件外發管理制度總則一、目的為規范公司技術文件的外發行為，確保技術信息的安全、準確和及時傳遞，防止技術秘密的泄露，提高公司的核心競爭力，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及與公司有合作關系的外部單位和個人在技術文件外發過程中的管理。三、管理原則1.安全第一原則：技術文件的外發必須以確保公司技術秘密的安全為首要前提，采取嚴格的保密措施。2.合法合規原則：技術文件的外發必須符合國家法律法規和公司的相關規定，不得違反保密協議和知識產權保護條款。3.審批授權原則：技術文件的外發必須經過嚴格的審批授權程序，確保外發的必要性和合理性。4.責任追究原則：對于違反本管理制度規定的行為，將追究相關人員的責任，包括行政責任、民事責任和刑事責任。四、技術文件的定義本制度所稱技術文件是指公司在產品研發、生產、銷售、服務等過程中形成的各種技術資料、圖紙、說明書、操作規程、配方、工藝參數等，包括但不限于以下類型：1.產品設計文件：包括產品圖紙、結構設計說明、電氣原理圖等。2.工藝文件：包括工藝流程、作業指導書、檢驗標準等。3.技術報告：包括研發報告、試驗報告、質量分析報告等。4.技術標準：包括國家標準、行業標準、企業標準等。5.其他與技術相關的文件。技術文件的分類與分級一、分類根據技術文件的內容和用途，可將其分為以下幾類：1.核心技術文件：涉及公司核心技術和關鍵工藝的文件，如產品設計圖紙、核心配方等。2.重要技術文件：對公司產品的性能、質量有重要影響的文件，如關鍵工藝參數、檢驗標準等。3.一般技術文件：對公司產品的生產、銷售等有一定影響的文件，如操作規程、產品說明書等。二、分級根據技術文件的機密程度和重要性，可將其分為以下幾級：1.絕密級：涉及公司最高級別的技術秘密，如尚未公開的研發成果、核心技術配方等，只有公司高層領導和相關研發人員有權知曉。2.機密級：涉及公司重要的技術秘密，如關鍵工藝參數、重要技術方案等，只有公司相關部門負責人和技術人員有權知曉。3.秘密級：涉及公司一般的技術秘密，如操作規程、產品說明書等，只有公司相關部門和人員有權知曉。4.公開級：不涉及公司技術秘密的文件，如行業標準、公開的技術資料等，可以向外部單位和個人公開。技術文件的外發流程一、外發申請1.內部部門之間的技術文件外發，由需求部門填寫《技術文件外發申請表》（見附件1），經本部門負責人審批后，交技術文件管理部門辦理。2.公司與外部單位和個人之間的技術文件外發，由需求部門填寫《技術文件外發申請表》，經本部門負責人審批后，交技術文件管理部門審核，再報公司分管領導審批。3.《技術文件外發申請表》應注明外發文件的名稱、編號、版本、密級、數量、用途、接收單位或個人等信息。二、審核與審批1.技術文件管理部門收到《技術文件外發申請表》后，應對申請內容進行審核，包括外發文件的密級、用途、接收單位或個人等是否符合規定。2.技術文件管理部門審核通過后，將《技術文件外發申請表》報公司分管領導審批。3.公司分管領導收到《技術文件外發申請表》后，應根據申請內容進行審批，決定是否批準外發。4.對于涉及絕密級和機密級技術文件的外發申請，公司分管領導應報公司總經理審批。三、簽訂保密協議1.對于公司與外部單位和個人之間的技術文件外發，在批準外發前，應與接收單位或個人簽訂保密協議（見附件2），明確雙方的保密義務和責任。2.保密協議應包括保密范圍、保密期限、保密措施、違約責任等內容。四、文件復制與交付1.技術文件管理部門根據《技術文件外發申請表》的審批結果，安排專人對需要外發的技術文件進行復制，并在復制件上注明外發文件的名稱、編號、版本、密級、數量、用途、接收單位或個人等信息。2.技術文件管理部門將復制好的技術文件交付給需求部門，并辦理交接手續。3.需求部門將技術文件交付給接收單位或個人，并辦理交接手續。五、跟蹤與反饋1.技術文件管理部門應對外發的技術文件進行跟蹤，了解其使用情況和效果。2.接收單位或個人在使用技術文件過程中，如發現問題或有建議，應及時反饋給技術文件管理部門。3.技術文件管理部門應根據接收單位或個人的反饋意見，及時對技術文件進行修訂和完善。技術文件的回收與銷毀一、回收1.當外發的技術文件使用完畢或需要收回時，由需求部門填寫《技術文件回收申請表》（見附件3），經本部門負責人審批后，交技術文件管理部門辦理。2.技術文件管理部門收到《技術文件回收申請表》后，應及時安排專人到接收單位或個人處回收技術文件，并辦理交接手續。3.對于需要銷毀的技術文件，技術文件管理部門應在回收后及時進行銷毀。二、銷毀1.對于需要銷毀的技術文件，技術文件管理部門應填寫《技術文件銷毀申請表》（見附件4），經本部門負責人審批后，報公司分管領導批準。2.對于涉及絕密級和機密級技術文件的銷毀，公司分管領導應報公司總經理批準。3.技術文件管理部門應在批準的銷毀范圍內，對需要銷毀的技術文件進行銷毀，并做好銷毀記錄（見附件5）。4.銷毀技術文件時，應采取安全可靠的方式，確保技術文件的內容無法恢復。技術文件外發的保密措施一、技術文件的存儲與管理1.公司應建立專門的技術文件存儲場所，采取嚴格的門禁、監控等安全措施，確保技術文件的安全存儲。2.技術文件管理部門應建立技術文件管理臺賬，對技術文件的名稱、編號、版本、密級、數量、存儲位置等信息進行登記和管理。3.技術文件的借閱、復制等操作應嚴格按照公司的相關規定進行，并辦理相應的手續。二、技術文件的傳輸與交接1.公司在傳輸技術文件時，應采用安全可靠的方式，如加密傳輸、專人送達等，確保技術文件的安全傳輸。2.技術文件的交接應在雙方指定的地點進行，并辦理交接手續，交接雙方應簽字確認。3.對于涉及絕密級和機密級技術文件的交接，應采取更加嚴格的保密措施，如安排專人護送、現場監督等。三、技術文件的使用與保管1.接收單位或個人在使用技術文件時，應嚴格遵守公司的相關規定和保密協議，不得擅自復制、傳播或泄露技術文件的內容。2.接收單位或個人應妥善保管技術文件，不得遺失、損壞或篡改技術文件的內容。3.對于涉及絕密級和機密級技術文件的使用，接收單位或個人應指定專人負責，并采取更加嚴格的保密措施。技術文件外發的監督與檢查一、內部監督1.技術文件管理部門應定期對公司內部技術文件的外發情況進行檢查，發現問題及時整改。2.公司各部門應加強對本部門技術文件外發工作的管理，確保外發行為符合公司的相關規定。3.公司審計部門應定期對公司技術文件外發工作進行審計，發現違規行為及時報告并追究相關人員的責任。二、外部監督1.公司應與接收單位或個人簽訂保密協議，明確雙方的保密義務和責任，并定期對接收單位或個人的保密情況進行監督檢查。2.對于違反保密協議的接收單位或個人，公司應及時采取措施，要求其停止侵權行為，并追究其法律責任。附則一、本制度由技術文件管理部門負責解釋和修訂。二、