接待室設施設備管理制度一、總則1.目的為加強公司接待室設施設備的管理，確保設施設備的正常運行，為來訪客人提供良好的接待環境，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有接待室設施設備的管理，包括但不限于家具、電器、通訊設備、茶具、綠植等。3.管理原則遵循“統一管理、合理使用、定期維護、確保安全”的原則，確保接待室設施設備的完好率和使用率，滿足公司接待工作的需要。二、設施設備管理職責1.行政部門負責接待室設施設備的統一規劃、采購、調配和報廢處理。制定接待室設施設備的管理制度和操作規范，并監督執行。定期組織對接待室設施設備進行檢查、維護和保養，確保設施設備的正常運行。負責對接待室設施設備的使用情況進行統計和分析，提出改進建議。2.使用部門負責本部門接待室設施設備的日常使用和管理，確保設施設備的安全、整潔和完好。配合行政部門做好接待室設施設備的檢查、維護和保養工作，及時反饋設施設備存在的問題。教育本部門員工正確使用接待室設施設備，遵守相關管理制度和操作規范。3.使用人員負責接待室設施設備的具體操作和日常清潔工作，確保設施設備的正常使用。在使用過程中發現設施設備出現故障或損壞，應及時報告部門負責人，并協助維修人員進行維修。妥善保管接待室設施設備，不得擅自轉借、挪用或損壞。三、設施設備采購與配置1.采購計劃行政部門應根據公司接待工作的實際需要，結合接待室的布局和功能要求，制定接待室設施設備的采購計劃。采購計劃應包括設施設備的名稱、規格、數量、預算等內容，并報公司領導審批。2.采購流程采購計劃經公司領導審批后，行政部門應按照公司采購管理制度的規定，組織實施采購工作。采購過程中，應選擇具有良好信譽和質量保證的供應商，簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購的設施設備到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收，確保設施設備的規格、數量、質量等符合采購合同的要求。3.配置標準接待室應根據其功能和規模，合理配置相應的設施設備，包括但不限于沙發、茶幾、桌椅、電視、音響、飲水機、茶具、綠植等。具體配置標準如下：小型接待室：配備23套沙發、茶幾，12套桌椅，1臺電視，1臺飲水機，適量茶具和綠植。中型接待室：配備46套沙發、茶幾，23套桌椅，1臺電視，1套音響設備，1臺飲水機，適量茶具和綠植。大型接待室：配備68套沙發、茶幾，34套桌椅，1臺電視，1套音響設備，2臺飲水機，適量茶具和綠植。可根據實際情況進行適當調整，但應確保接待室設施設備的配置能夠滿足接待工作的需要。四、設施設備使用與維護1.使用規范使用人員應嚴格按照設施設備的操作規程進行操作，不得擅自更改或拆卸設施設備。接待室設施設備僅供來訪客人使用，公司員工不得隨意占用或私自帶出接待室。使用過程中應注意愛護設施設備，保持設施設備的清潔和完好，如發現設施設備出現故障或損壞，應及時報告部門負責人。使用完畢后，應及時關閉設施設備電源，整理好桌椅、茶具等物品，保持接待室的整潔。2.日常維護使用部門應安排專人負責接待室設施設備的日常維護工作，定期對設施設備進行清潔、檢查和保養。日常維護內容包括但不限于：沙發、桌椅等家具的清潔、擦拭和保養，定期檢查家具的螺絲、連接件等是否松動，如有松動應及時擰緊。電視、音響等電器設備的清潔、除塵，定期檢查設備的線路、插頭等是否正常，如有異常應及時維修。飲水機的清潔、消毒，定期更換濾芯，確保飲用水的衛生。茶具的清潔、消毒，定期更換破損的茶具。綠植的澆水、修剪和養護，定期更換枯萎的綠植。使用部門應建立接待室設施設備維護記錄，記錄設施設備的維護時間、內容、維修情況等信息，以備查閱。3.定期維護行政部門應定期組織對接待室設施設備進行全面檢查和維護，確保設施設備的正常運行。定期維護內容包括但不限于：對沙發、桌椅等家具進行全面檢查和保養，如有損壞應及時維修或更換。對電視、音響等電器設備進行全面檢查和調試，確保設備的性能良好。對飲水機進行全面清洗和消毒，更換濾芯和其他易損件。對茶具進行全面檢查和更換，確保茶具的完好和衛生。對綠植進行全面檢查和修剪，更換枯萎的綠植，保持綠植的美觀。行政部門應建立接待室設施設備定期維護計劃，明確維護時間、內容、責任人等信息，并嚴格按照計劃執行。4.維修管理接待室設施設備出現故障或損壞時，使用人員應及時報告部門負責人，部門負責人應及時通知行政部門安排維修。行政部門應根據設施設備的故障情況，聯系專業維修人員進行維修，并做好維修記錄。維修費用在規定額度內的，由行政部門按照公司財務管理制度的規定進行報銷；維修費用超出規定額度的，應報公司領導審批后再進行報銷。對于因使用不當或人為損壞導致的設施設備故障或損壞，使用人員應承擔相應的維修費用。五、設施設備盤點與清查1.盤點周期行政部門應定期對接待室設施設備進行盤點，盤點周期為每季度一次。遇有公司資產清查、審計等情況時，應根據要求進行全面盤點。2.盤點內容盤點內容包括接待室設施設備的名稱、規格、型號、數量、購置時間、使用狀況等信息。核對設施設備的實物數量與賬目記錄是否一致，檢查設施設備的完好程度和使用情況。3.盤點方法采用實地盤點的方法，由行政部門組織相關人員對接待室設施設備進行逐一清點和檢查。對于數量較多、價值較高的設施設備，可采用抽樣盤點的方法，但抽樣比例不得低于30%。4.清查結果處理盤點結束后，行政部門應編制接待室設施設備盤點報告，報告內容包括盤點時間、范圍、方法、結果等信息。如發現賬實不符或設施設備存在問題，應及時查明原因，并提出處理意見。對于盤盈的設施設備，應及時入賬；對于盤虧的設施設備，應查明原因，屬于正常損耗的，應按照規定程序進行核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。六、設施設備報廢與更新1.報廢條件接待室設施設備符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的。因技術進步或其他原因，已被淘汰或不再適用的。因自然災害、意外事故等原因，導致設施設備嚴重損壞，無法修復的。其他符合報廢條件的情況。2.報廢申請與審批使用部門應填寫接待室設施設備報廢申請表，詳細說明設施設備的名稱、規格、型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交行政部門。行政部門應組織相關人員對報廢申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。經公司領導批準后的報廢申請，行政部門應按照公司資產處置管理制度的規定進行處理。3.更新原則接待室設施設備的更新應根據公司接待工作的實際需要和發展規劃，結合設施設備的使用狀況和性能要求，合理安排更新計劃。更新設施設備應優先考慮技術先進、性能優良、節能環保的產品，以提高接待室的服務質量和形象。4.更新流程行政部門應根據接待室設施設備的更新需求，制定更新計劃，并報公司領導審批。更新計劃經公司領導審批后，行政部門應按照公司采購管理制度的規定，組織實施更新工作。更新后的設施設備到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收，確保設施設備的規格、數量、質量等符合更新計劃的要求。七、監督與考核1.監督檢查行政部門應定期對接待室設施設備的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括設施設備的使用、維護、盤點等情況。監督檢查可采用現場檢查、查閱記錄、問卷調查等方式進行，對于發現的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價公司將接待室設施設備的管理情況納入