常熟企業采購管理制度總則1.目的為規范常熟企業采購工作流程，加強采購管理，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物資和服務符合企業生產經營需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于常熟企業內所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高企業經濟效益。公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，不偏袒、不歧視，確保采購過程透明、公正。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。采購組織與職責1.采購部門設置根據企業規模和業務需求，設立專門的采購部門，配備專業的采購人員。采購部門可根據采購業務類型進行細分，如原材料采購組、設備采購組、辦公用品采購組等。2.采購部門職責制定采購計劃：根據企業生產經營計劃和庫存狀況，編制年度、季度、月度采購計劃。供應商管理：開發、評估、選擇合格供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。采購執行：按照采購計劃和審批后的采購申請，組織實施采購活動，簽訂采購合同。采購成本控制：通過談判、招標等方式，降低采購價格，控制采購成本。采購質量控制：參與采購物資的驗收工作，確保所采購物資符合質量要求。采購信息管理：收集、整理、分析采購相關信息，為企業決策提供支持。3.其他部門職責使用部門：根據實際需求提出采購申請，參與采購物資的驗收工作，提供技術支持和質量反饋。財務部門：負責采購資金的預算安排、支付審核和成本核算，監督采購活動的資金使用情況。質量部門：制定采購物資的質量標準，參與采購物資的驗收工作，對不合格物資提出處理意見。采購流程1.采購申請使用部門根據生產經營需要，填寫采購申請單，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、需求日期等信息。采購申請單需經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請單后，對其進行初步審核，審核內容包括采購需求的合理性、采購預算的合規性等。對于金額較大或重要的采購項目，需提交企業管理層進行審批。審批通過后，采購部門方可開展采購活動。3.供應商選擇與評估供應商開發：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商資源庫。供應商評估：采購部門根據采購物資的要求，對潛在供應商進行評估。評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。可采用實地考察、問卷調查、樣品測試、查閱供應商歷史業績等方式進行評估。供應商選擇：采購部門根據評估結果，選擇合適的供應商。對于重要物資的采購，可采用招標、競爭性談判等方式確定供應商。供應商準入：采購部門與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，將供應商納入企業合格供應商名錄。4.采購合同簽訂采購部門與供應商就采購物資的價格、數量、質量、交貨期、交貨地點、付款方式等條款進行協商，達成一致后簽訂采購合同。采購合同需經企業法務部門審核，確保合同條款合法合規。審核通過后的采購合同方可加蓋企業公章生效。5.采購執行與跟蹤采購部門按照采購合同要求，及時向供應商下達訂單，跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。在采購物資交付前，采購部門應提前通知使用部門和質量部門做好驗收準備工作。6.驗收到貨驗收：采購物資到貨后，使用部門和質量部門按照驗收標準對物資進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量等方面。驗收記錄：驗收人員應填寫驗收記錄，詳細記錄驗收情況。對于驗收合格的物資，驗收人員簽字確認；對于驗收不合格的物資，應及時通知采購部門與供應商協商處理。不合格品處理：對于驗收不合格的物資，采購部門應根據合同約定，要求供應商進行換貨、補貨或退貨處理。如因供應商原因導致物資不合格給企業造成損失的，采購部門應按照合同約定追究供應商的責任。7.付款采購物資驗收合格后，采購部門應及時整理相關發票、驗收報告等資料，提交至財務部門進行付款申請。財務部門根據采購合同約定和企業資金狀況，對付款申請進行審核。審核通過后，按照規定的付款方式和時間向供應商支付貨款。采購預算管理1.采購預算編制采購部門根據企業年度生產經營計劃和財務預算，結合歷史采購數據和市場價格變動趨勢，編制年度采購預算。年度采購預算應分解為季度和月度采購預算，確保采購活動按計劃有序進行。采購預算編制過程中，應充分考慮各種因素，如原材料價格波動、設備更新需求、辦公用品消耗等，提高預算的準確性和合理性。2.采購預算執行與控制采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照規定的程序進行審批。財務部門應定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中的偏差，并采取有效措施進行糾正。采購部門應建立采購預算執行臺賬，記錄采購項目的預算金額、實際支出金額、預算執行差異等信息，為預算控制提供依據。采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律法規風險等。采用定性和定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。2.風險應對措施根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險因素，應采取重點監控和防范措施；對于低風險因素，可適當放寬管理要求。供應商風險管理：與供應商簽訂詳細的合作協議，明確雙方的權利和義務，約定違約責任；定期對供應商進行評估和考核，及時淘汰不合格供應商；建立供應商備份機制，降低因單一供應商問題導致的供應中斷風險。質量風險管理：在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強對采購物資的檢驗和驗收工作；要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾；定期對采購物資進行質量抽檢，及時發現和處理質量問題。價格風險管理：關注市場價格動態，建立價格預警機制，及時掌握價格波動信息；通過招標、談判等方式，爭取有利的采購價格；與供應商簽訂價格調整條款，合理分擔價格波動風險。法律法規風險管理：加強對采購人員的法律法規培訓，提高法律意識；在采購活動中嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求，確保采購行為合法合規；定期對采購合同進行法律審查，防范法律風險。采購績效評估1.評估指標設定采購成本：衡量采購部門在采購活動中控制成本的能力，包括采購價格、采購費用等指標。采購質量：評估采購物資的質量符合要求的程度，可通過驗收合格率、退貨率等指標進行考核。采購效率：反映采購部門完成采購任務的速度和及時性，如采購周期、訂單處理時間等指標。供應商管理：考核采購部門對供應商的開發、評估、管理等工作的效果，包括供應商滿意度、供應商投訴率等指標。合規性：檢查采購活動是否符合法律法規和企業內部制度的要求，有無違規操作行為。2.評估方法定期收集采購績效相關數據，采用定量分析與定性評價相結合的方法進行評估。定量分析可通過計算各項評估指標的實際值與目標值的差異率，得出具體的績效得分；定性評價可通過問卷調查、部門互評、上級評價等方式，對采購部門的工作表現進行綜合評價。3.評估結果應用根據采購績效評估結果，對采購部門和采購人員進行獎懲。對于績效優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于績效不佳的部門和個人，進行批評教育，并要求制定改進措施。將采購績效評估結果與采購人員的薪酬、晉升、培訓等掛鉤，激勵采購人員不斷提高工作績效。采購信息管理1.采購信息收集采購部門應廣泛收集與采購活動相關的信息，包括市場價格信息、供應商信息、產品質量信息、行業動態信息等。信息收集渠道可包括網絡平臺、行業協會、供應商提供、市場調研等。2.采購信息整理與分析采購部門對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數據庫。定期對采購信息進行分析，挖掘信息背后的規律和趨勢，為采購決策提供支持。例如，通過分析市場價格走勢，預測原材料價格變化，提前做好采購安排；通過分析供應商績效數據，優化供應商選擇和管理。3.采購信息共享建立采購信息共享機制，確保采購部門與其他相關部門之間能夠及時