熟悉船舶資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司船舶資料的管理，確保船舶資料的完整性、準確性和安全性，提高船舶運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有船舶及相關部門涉及船舶資料的管理工作。（三）基本原則1.統一管理原則公司設立專門的船舶資料管理部門，對船舶資料進行統一規劃、收集、整理、存儲、保管和使用，確保資料管理的規范化和標準化。2.及時更新原則船舶資料應隨著船舶的運營、維護、修理等情況及時更新，保證資料的時效性和準確性，為船舶的安全運行和管理決策提供可靠依據。3.安全保密原則船舶資料涉及公司的商業機密和船舶運營的關鍵信息，必須嚴格保密，防止資料泄露。同時，要采取有效的安全措施，確保資料的完整性和可用性，防止因自然災害、人為破壞等原因導致資料丟失或損壞。二、船舶資料的分類與內容（一）船舶基本資料1.船舶建造資料船舶建造合同、技術規格書、設計圖紙等，包括船體結構、輪機系統、電氣系統、舾裝系統等各方面的詳細設計文件。船舶建造過程中的檢驗報告、試驗記錄，如船體焊接檢驗報告、系泊試驗報告、航行試驗報告等。2.船舶證書文件船舶國籍證書、船舶所有權證書、船舶檢驗證書（包括年度檢驗、中間檢驗、定期檢驗等各類檢驗證書）、載重線證書、防止油污證書、船舶安全管理證書等法定證書。船舶相關的其他證書，如船舶電臺執照、船員適任證書等。3.船舶技術參數船舶主要尺度，如總長、型寬、型深、吃水等。船舶排水量、載重量、航速、續航力等性能參數。船舶主機、輔機的型號、功率、轉速等技術數據。（二）船舶設備資料1.設備清單詳細列出船舶上所有設備的名稱、型號、規格、數量等信息，包括但不限于主機、發電機、錨絞機、舵機、消防設備、救生設備、通信設備等。2.設備技術資料設備的操作手冊、維護手冊、說明書等，包含設備的工作原理、操作方法、日常維護要求、故障排除指南等內容。設備的安裝圖紙、線路圖、原理圖等，便于設備的安裝、調試、維修和改造。3.設備維修記錄設備的維修歷史記錄，包括維修時間、維修內容、更換的零部件、維修人員等信息。通過對維修記錄的分析，可以掌握設備的運行狀況，制定合理的維修計劃和備件儲備策略。（三）船舶運營資料1.船舶配員資料船舶船員配備情況，包括船員名單、職務、證書號碼、上船時間、下船時間等信息。船員培訓記錄，如船員的專業培訓、安全培訓、應急演練等培訓情況。2.船舶航行資料船舶航線計劃，包括定期航線、臨時航線的安排，以及預計到達時間、預計離港時間等信息。航海日志，記錄船舶航行過程中的各項情況，如船舶位置、航向、航速、氣象海況、貨物裝卸情況等。輪機日志，記錄輪機設備的運行參數、維護保養情況等。3.船舶貨運資料貨物清單，包括貨物名稱、數量、重量、體積、裝貨港、卸貨港等信息。貨運單證，如提單、艙單、裝箱單、貨物積載圖等，用于貨物的運輸和交接。船舶載貨能力資料，如船舶載重線標志、貨艙容積、包裝形式與堆裝要求等，確保貨物的安全運輸。（四）船舶維護與修理資料1.維護計劃船舶年度維護計劃、月度維護計劃，明確維護項目、維護時間、責任人等信息。維護計劃應根據船舶的使用年限、運行狀況、設備特點等因素制定，確保船舶的各項設備和系統得到及時有效的維護。2.修理記錄船舶修理申請單、修理合同、修理報告等資料，記錄船舶修理的原因、修理項目、修理費用、修理時間等信息。修理記錄應詳細準確，為船舶的維護成本核算和后續修理提供參考。3.備件管理資料備件清單，記錄船舶上儲備的各類備件的名稱、型號、規格、數量、存放位置等信息。備件采購記錄，包括采購時間、采購數量、供應商信息、采購價格等。備件庫存管理記錄，如備件的出入庫記錄、庫存盤點記錄等，確保備件的合理儲備和有效管理。三、船舶資料的管理職責（一）船舶資料管理部門職責1.負責制定和完善船舶資料管理制度，并監督制度的執行情況。2.統一收集、整理、存儲和保管船舶資料，建立船舶資料檔案庫，確保資料的完整性和安全性。3.定期對船舶資料進行更新和維護，保證資料的時效性和準確性。4.負責船舶資料的借閱、查閱管理，按照規定的程序辦理借閱、查閱手續，確保資料的合理使用。5.對船舶資料管理工作進行總結和分析，提出改進建議，不斷提高船舶資料管理水平。（二）船舶部門職責1.負責本部門涉及的船舶資料的收集、整理和報送工作，確保資料的真實性和完整性。2.按照船舶資料管理制度的要求，及時更新本部門所負責的船舶資料，如船員信息變更、設備維修記錄更新等。3.在船舶運營過程中，嚴格按照規定使用船舶資料，如依據航海日志記錄船舶航行情況、依據設備操作手冊正確操作設備等。4.配合船舶資料管理部門做好船舶資料的管理工作，如協助查閱資料、提供相關信息等。（三）船員職責1.船員應熟悉并妥善保管與本人工作相關的船舶資料，如船員適任證書、設備操作手冊等。2.在工作過程中，及時、準確地記錄相關資料，如航海日志、輪機日志等，確保記錄的真實性和完整性。3.按照船舶資料管理的要求，配合船舶資料管理部門和船舶部門做好資料的更新和維護工作，如報告設備故障、提供維修信息等。四、船舶資料的收集與整理（一）收集渠道1.船舶建造過程中由船舶建造廠家提供船舶建造合同、技術規格書、設計圖紙、檢驗報告、試驗記錄等資料。公司安排專人參與船舶建造過程中的關鍵環節，收集相關資料，并及時進行整理和歸檔。2.船舶運營過程中船舶部門定期將本部門產生的資料報送至船舶資料管理部門，如船員變動信息、設備維修記錄、航行日志、輪機日志等。船員在工作過程中及時記錄相關資料，并按照規定的時間和要求提交給船舶資料管理部門或船舶部門。船舶檢驗機構、海事部門等相關單位頒發的證書文件，由船舶資料管理部門及時收集并歸檔。船舶設備供應商提供的設備操作手冊、維護手冊、安裝圖紙等資料，由船舶資料管理部門統一收集和保管。（二）整理要求1.分類整理按照船舶資料的分類，對收集到的資料進行分類整理，確保資料的條理清晰。例如，將船舶基本資料、設備資料、運營資料、維護與修理資料等分別歸類存放。在每一類資料中，再根據具體內容進行細分，如船舶設備資料可進一步分為設備清單、技術資料、維修記錄等。2.編號管理為每份船舶資料編制唯一的編號，以便于識別和管理。編號應具有一定的邏輯性和系統性，能夠反映資料的類別、年份、順序等信息。例如，對于船舶建造資料，編號可采用“CB年份順序號”的形式；對于船舶設備維修記錄，編號可采用“SBWX設備名稱年份順序號”的形式。3.建立索引建立船舶資料索引目錄，詳細列出每份資料的編號、名稱、存放位置等信息，方便快速查找和使用資料。索引目錄應定期更新，確保與實際資料的存放情況一致。五、船舶資料的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲建立船舶資料電子檔案庫，采用服務器存儲或云存儲等方式，對船舶資料進行數字化存儲。電子檔案庫應具備完善的備份機制，定期對資料進行備份，防止數據丟失。對電子資料進行分類存儲，按照船舶資料的分類和編號建立文件夾結構，確保資料的存儲有序。同時，為每份電子資料命名應規范，便于識別和查找。2.紙質存儲對于一些重要的紙質資料，如船舶證書文件、原始設計圖紙等，應進行紙質存檔。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能。對紙質資料進行分類裝訂，并在每冊資料上標明資料名稱、編號、日期等信息。同時，建立紙質資料借閱登記冊，記錄借閱情況。（二）保管要求1.安全防護加強對船舶資料存儲場所的安全防護，安裝監控設備、防盜報警裝置等，確保資料的安全。對存儲場所進行定期檢查，檢查防火、防潮、防蟲等設施的運行情況，及時發現并排除安全隱患。2.專人負責安排專人負責船舶資料的存儲與保管工作，保管人員應具備一定的專業知識和責任心，熟悉船舶資料的管理流程。保管人員應嚴格遵守資料保管制度，不得擅自將資料帶出存儲場所，不得泄露資料內容。3.定期盤點定期對船舶資料進行盤點，核對電子資料與紙質資料的一致性，檢查資料的完整性和準確性。對于盤點中發現的問題，如資料缺失、損壞等，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。六、船舶資料的借閱與查閱（一）借閱規定1.因工作需要借閱船舶資料的，應填寫《船舶資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱原因、借閱時間等信息。2.借閱申請表經所在部門負責人簽字同意后，報船舶資料管理部門負責人審批。船舶資料管理部門負責人根據借閱申請的合理性和必要性進行審批，審批通過后方可辦理借閱手續。3.借閱人員應按照規定的時間歸還資料，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。逾期未還的，船舶資料管理部門應及時催還，并視情節輕重給予相應的處理。4.借閱人員應妥善保管借閱的船舶資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。如因保管不善導致資料損壞或丟失的，借閱人員應承擔相應的賠償責任。（二）查閱規定1.因工作需要查閱船舶資料的，可直接到船舶資料管理部門查閱。查閱人員應在查閱登記冊上填寫查閱資料的名稱、編號、查閱時間等信息。2.船舶資料管理部門應安排專人協助查閱人員查閱資料，并提供必要的查閱條件。查閱人員不得擅自將資料帶出查閱場所，如需復印或摘錄資料，應經船舶資料管理部門負責人同意。3.查閱涉及公司商業機密或敏感信息的船舶資料，查閱人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露資料內容。七、船舶資料的更新與報廢（一）更新要求1.船舶資料管理部門應定期對船舶資料進行更新，確保資料與船舶的實際情況相符。更新周期應根據資料的性質和船舶的運營情況確定，一般為每年或每半年更新一次。2.當船舶發生以下情況時，應及時更新相關資料：船舶證書文件的變更，如船舶國籍證書、所有權證書、檢驗證書等的換證、變更登記等。船舶設備的更新、改造或維修，應及時更新設備清單、技術資料、維修記錄等。船員的變動，如船員的增減、職務調整、證書更新等，應及時更新船員配備資料。船舶運營情況的變化，如航線調整、貨運量變化等，應及時更新航行資料、貨運資料等。3.更新后的船舶資料應按照本制度的要求進行整理、存儲和保管，并在資料上注明更新日期和更新內容。（二）報廢處理1.對于已失去使用價值或損壞無法修復的船舶資料，應進行報廢處理。報廢資料包括過期的證書文件、已淘汰的設備資料、損壞嚴重無法辨認的原始圖紙等。2.船舶資料管理部門應填寫《船舶資料報廢申請表》，注明報