貿易類合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司貿易類合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類貿易類合同的管理，包括但不限于貨物買賣合同、進出口貿易合同、服務貿易合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等應嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。2.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。3.風險防范原則：注重對合同風險的識別、評估和控制，確保公司利益不受損失。4.統一管理原則：公司對貿易類合同實行統一管理，明確各部門職責，規范流程。二、合同管理部門及職責（一）業務部門1.負責貿易業務的洽談、合同條款的起草、擬訂工作。2.對合同對方的主體資格、資信狀況、履約能力等進行初步調查和評估。3.負責合同的履行，及時解決履行過程中出現的問題，并將相關情況及時反饋給合同管理部門。4.負責收集、整理與合同有關的文件、資料、票據等。（二）法務部門1.參與重大合同的起草、審核工作，從法律角度對合同條款進行審查，提出法律意見和建議。2.對合同糾紛進行法律分析，提供法律解決方案，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務。3.開展法律培訓，提高員工的法律意識和合同風險防范能力。（三）財務部門1.負責對合同涉及的財務條款進行審核，提出財務風險防范建議。2.負責合同款項的收付管理，監督合同執行過程中的資金流向，確保資金安全。3.協助業務部門對合同對方的財務狀況進行調查和評估。（四）合同管理部門1.負責制定和完善公司貿易類合同管理制度，并監督執行。2.對合同進行統一編號、登記、歸檔，建立合同管理臺賬。3.組織合同評審，協調各部門對合同條款進行審核，確保合同合法、合規、可行。4.定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發現問題并提出改進措施。5.負責合同糾紛的協調處理，跟蹤糾紛解決進展情況。三、合同簽訂管理（一）合同對方的選擇與調查1.業務部門應選擇具有良好信譽、履約能力的合同對方。在選擇前，應對合同對方的主體資格、經營范圍、法定代表人身份證明、授權委托書、資質證書、業績情況、財務狀況等進行調查。2.對于新的合作對象，業務部門應填寫《合同對方調查申請表》，提交合同管理部門，合同管理部門會同法務、財務等部門進行聯合調查，并形成調查意見。3.經調查發現合同對方存在不良記錄或履約風險的，不得與其簽訂合同。（二）合同文本的起草與審核1.合同文本一般由業務部門負責起草。起草合同應遵循公平、公正、合理的原則，明確雙方的權利和義務，條款應具體、清晰、準確，避免模糊不清或歧義。2.合同起草完畢后，業務部門應將合同文本提交合同管理部門進行編號登記，并組織法務、財務等部門進行評審。3.法務部門應從法律角度對合同條款進行審查，重點審查合同的合法性、有效性、完整性、嚴密性等，提出法律意見和建議。財務部門應從財務角度對合同涉及的款項收付、結算方式、稅務處理等進行審核，提出財務風險防范建議。4.合同管理部門負責匯總各部門的評審意見，反饋給業務部門進行修改完善。業務部門根據評審意見對合同文本進行修改后，再次提交合同管理部門審核，審核通過后方可簽訂。（三）合同的簽訂1.合同經審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與合同對方簽訂。簽訂合同前，應仔細核對合同文本與評審意見是否一致，確保合同條款準確無誤。2.簽訂合同應使用公司統一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用非統一文本的，應經合同管理部門審核同意。3.合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本提交合同管理部門進行編號登記、歸檔，并將合同原件交財務部門妥善保管。四、合同履行管理（一）合同執行計劃的制定1.業務部門應根據合同約定，制定詳細的合同執行計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節點等。2.合同執行計劃應提交合同管理部門備案，合同管理部門負責跟蹤監督計劃的執行情況。（二）合同的履行1.業務部門應嚴格按照合同約定履行義務，確保貨物按時交付、服務按時提供、款項按時收付等。在履行過程中，如發現合同對方存在違約行為，應及時采取措施，要求對方承擔違約責任，并將相關情況及時反饋給合同管理部門。2.業務部門應定期對合同履行情況進行自查，發現問題及時整改，并將自查情況書面報告合同管理部門。3.合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發現問題并提出改進措施。對于重大合同的履行情況，合同管理部門應進行重點跟蹤和監督。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，業務部門應及時與合同對方協商，達成一致意見后簽訂書面變更協議。變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同變更協議簽訂前，應按照合同簽訂流程進行審核。審核通過后，業務部門應將變更協議副本提交合同管理部門進行編號登記、歸檔，并將原件交財務部門妥善保管。3.如因合同對方違約或其他原因需要解除合同的，業務部門應及時通知合同對方，并按照合同約定或法律法規規定辦理解除手續。解除合同應簽訂書面解除協議，明確雙方的權利和義務。4.合同解除協議簽訂前，應按照合同簽訂流程進行審核。審核通過后，業務部門應將解除協議副本提交合同管理部門進行編號登記、歸檔，并將原件交財務部門妥善保管。五、合同結算管理（一）結算條款的約定1.合同中應明確約定結算方式、結算時間、結算賬戶等結算條款。結算方式應符合國家法律法規及公司財務管理制度的規定，一般應選擇銀行轉賬等安全、便捷的結算方式。2.對于采用預付款、分期付款等方式結算的合同，應明確約定各階段款項的支付比例、支付時間、支付條件等。（二）款項收付的管理1.財務部門應按照合同約定的結算方式和時間，及時辦理款項收付手續。在辦理款項收付前，應核對合同條款、發票等相關資料，確保款項收付的準確性和合法性。2.對于收到的款項，財務部門應及時入賬，并按照規定開具發票。對于支付的款項，財務部門應嚴格審核付款申請，確保付款依據充分、手續齊全。3.業務部門應及時跟蹤款項收付情況，如發現款項未按時到賬或支付出現問題，應及時與財務部門溝通協調，查明原因并采取相應措施。（三）應收賬款的管理1.財務部門應建立應收賬款臺賬，詳細記錄每筆應收賬款的發生時間、金額、賬齡、客戶信息等情況。2.業務部門應負責對應收賬款進行催收，定期與客戶核對賬目，及時了解客戶的經營狀況和付款能力，對于逾期未付的賬款，應加大催收力度，采取有效措施確保賬款及時收回。3.財務部門應定期對應收賬款進行分析，對于賬齡較長、金額較大的應收賬款，應及時向業務部門反饋，并共同制定催收方案。對于可能形成壞賬的應收賬款，應按照公司財務管理制度的規定進行處理。六、合同檔案管理（一）檔案的收集與整理1.合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本、相關文件、資料、票據等提交合同管理部門進行歸檔。合同管理部門應按照檔案管理的要求，對合同檔案進行分類、編號、裝訂。2.合同檔案應包括合同文本、合同評審意見、合同變更協議、合同解除協議、往來函件、發票、結算憑證等相關資料。（二）檔案的保管與查閱1.合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設施，確保合同檔案的安全、完整。2.合同檔案應按照檔案保管期限進行分類保管，保管期限分為短期、中期、長期和永久。具體保管期限按照國家法律法規及公司檔案管理制度的規定執行。3.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經合同管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。（三）檔案的銷毀1.合同檔案保管期滿后，合同管理部門應按照檔案銷毀程序進行鑒定和銷毀。鑒定工作應由合同管理部門會同法務、財務等部門共同進行，對確無保存價值的檔案，編制《合同檔案銷毀清單》，報公司主管領導批準后銷毀。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。七、合同糾紛管理（一）糾紛的預防1.各部門應加強合同管理，嚴格履行合同義務，避免因自身原因引發合同糾紛。2.合同管理部門應定期組織合同管理培訓，提高員工的合同意識和風險防范能力，預防合同糾紛的發生。（二）糾紛的處理1.合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應及時與合同對方溝通協商，爭取通過友好協商解決糾紛。如協商不成，應及時向合同管理部門報告，并提供相關資料。2.合同管理部門應會同法務部門對糾紛情況進行分析研究，制定糾紛處理方案。對于重大合同糾紛，應成立專門的糾紛處理小組，負責糾紛的處理工作。3.糾紛處理過程中，應及時收集、整理相關證據，如合同文本、往來函件、發票、結算憑證、會議紀要等，為糾紛的解決提供有力支持。4.如糾紛需要通過訴訟、仲裁等法律途徑解決的，法務部門應代表公司參與訴訟、仲裁活動，維護公司合法權益。八、監督與考核（一）監督檢查1.合同管理部門應定期對公司貿易類合同的簽訂、履行、變更、解除、結算、檔案管理等情況進行監督檢查，及時發現問題并提出整改意見。2.公司內部審計部門應定期對貿易類合同進行審計，重點審查合同的合法性、合規性、效益性等，發現問題及時督促整改，并向公司管理層報告審計結果。（二）考核評價1.公司建立合同管理考核評價制度，對各部門及相關人員的合同管理工作進行考核評價。考核評價