公安電子印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司公安電子印章的管理，規范電子印章的使用流程，確保電子印章使用的安全性、合法性和有效性，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在涉及公安業務相關文件、合同、報表等電子文檔簽署過程中對公安電子印章的使用與管理。（三）基本原則1.合法性原則：公安電子印章的使用必須符合國家法律法規以及公安機關關于電子印章管理的相關規定。2.安全性原則：采取有效措施確保公安電子印章的存儲、傳輸、使用等環節的安全，防止印章被盜用、冒用、篡改等情況發生。3.授權使用原則：嚴格按照規定的權限和流程進行電子印章的使用，未經授權不得擅自使用。4.責任追究原則：對違反本制度使用公安電子印章的行為，依法追究相關人員的責任。二、電子印章的申請與審批（一）申請條件1.因工作需要，在辦理公安業務過程中確需使用電子印章的部門或個人。2.已配備符合公安機關要求的電子印章使用設備和軟件環境。（二）申請流程1.申請人填寫《公安電子印章使用申請表》，詳細說明使用電子印章的事項、文件名稱、用途、使用時間等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況，對申請事項的必要性和真實性進行審查，并簽署意見。3.經部門負責人審核通過后，申請表提交至公司行政管理部門。行政管理部門對申請材料進行復核，重點審核申請流程的合規性以及電子印章使用的必要性等，復核通過后報公司分管領導審批。4.公司分管領導根據申請情況進行審批，審批通過后申請表返回行政管理部門備案。（三）審批權限1.一般性公安業務文件使用電子印章，由部門負責人審核，行政管理部門復核，公司分管領導審批。2.涉及重要合同、重大項目文件等使用電子印章，需經部門負責人、行政管理部門、公司財務部門、法務部門審核，公司分管領導審批，必要時報公司總經理批準。三、電子印章的領取與發放（一）領取方式1.行政管理部門根據審批通過的申請表，通知申請人到指定地點領取公安電子印章。2.領取時，申請人需攜帶有效身份證件，確認身份信息無誤后，在《公安電子印章領取登記表》上簽字領取。（二）發放內容1.向申請人發放公安電子印章的存儲介質（如U盾等）。2.提供電子印章使用的相關軟件及操作說明文檔。（三）登記備案行政管理部門對電子印章的領取情況進行詳細登記，包括領取時間、領取人、印章編號、存儲介質編號等信息，并建立電子印章領取臺賬，以備查詢和追溯。四、電子印章的使用與管理（一）使用范圍1.僅限于在公安業務相關的正式文件、合同、報表、證明等電子文檔上使用，不得用于其他無關事項。2.使用電子印章的文檔必須內容真實、合法、有效，符合公司的業務規定和審批流程。（二）使用流程1.申請人在使用公安電子印章前，應確保已完成文檔的起草、審核、審批等流程，文檔內容準確無誤。2.按照電子印章使用軟件的操作指引，將電子印章準確加蓋在指定位置。加蓋印章時，應仔細核對印章的清晰度、完整性以及與審批文件的一致性。3.使用完成后，對加蓋電子印章的文檔進行備份，并按照公司檔案管理規定進行妥善保存。（三）使用權限1.電子印章的使用權限嚴格按照審批通過的范圍執行，申請人只能在其權限范圍內使用電子印章。2.嚴禁超越權限使用電子印章，如發現違規使用情況，將嚴肅追究相關人員的責任。（四）安全管理1.妥善保管電子印章的存儲介質，防止丟失、損壞或被盜。如存儲介質不慎丟失，應立即向行政管理部門報告，并采取相應的掛失、凍結等措施，防止電子印章被非法使用。2.設置電子印章使用的密碼、密鑰等安全防護措施，并定期更換密碼，確保電子印章的使用安全。3.在使用電子印章的計算機等設備上安裝必要的殺毒軟件、防火墻等安全防護軟件，防止病毒、惡意軟件等對電子印章系統造成破壞。4.禁止在連接互聯網的公共計算機上使用公安電子印章，如需使用，應通過公司內部專用網絡或安全的虛擬專用網絡（VPN）進行連接。五、電子印章的變更與注銷（一）變更情形1.電子印章存儲介質損壞、丟失需要更換的。2.電子印章使用人崗位變動，不再負責相關業務需要變更使用人的。3.因公司名稱、業務范圍等發生變更，需要對電子印章的相關信息進行調整的。（二）變更流程1.發生變更情況時，由相關責任人填寫《公安電子印章變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內容等信息。2.按照電子印章申請與審批流程，依次提交所在部門負責人、行政管理部門、公司分管領導審核審批。3.審批通過后，行政管理部門負責辦理電子印章的變更手續，包括更換存儲介質、更新使用人信息等，并對變更情況進行登記備案。（三）注銷情形1.公司不再需要使用公安電子印章的，如業務終止、機構撤銷等。2.電子印章存在安全隱患，無法保證正常使用的。（四）注銷流程1.由行政管理部門提出電子印章注銷申請，填寫《公安電子印章注銷申請表》，說明注銷原因。2.經所在部門負責人、行政管理部門、公司分管領導審核同意后，報公安機關辦理電子印章注銷手續。3.電子印章注銷后，行政管理部門負責收回存儲介質，并在電子印章領取臺賬及相關檔案中注明注銷情況。六、監督與檢查（一）內部監督1.行政管理部門定期對公安電子印章的使用情況進行檢查，檢查內容包括使用流程是否合規、使用記錄是否完整、存儲介質是否安全等。2.公司審計部門不定期對電子印章的管理和使用情況進行審計，重點審查電子印章使用的真實性、合法性以及內部控制的有效性等。（二）違規處理1.發現違反本制度使用公安電子印章的行為，如未經授權使用、超越權限使用、偽造印章等，行政管理部門應立即責令停止使用，并進行調查核實。2.根據違規情節輕重，對相關責任人給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理措施；構成違法犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。（三）改進措施1.針對監督檢查過程中發現的問題，及時分析原因，制定相應的改進措施，完善電子印章管理制度和流程。2.定期對電子印章管理和使用人員進行培訓，提高其安全意識和操作技能，確保電子印章的正確使用和安全管理。七、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.行政管理部門制定公安電子印章使用培訓計劃，定期組織相關人員進行培訓。培訓內容包括電子印章的法律法規、使用流程、安全操作規范、軟件使用方法等。2.新領取電子印章的人員必須參加上崗前培訓，經考試合格后方可正式使用電子印章。（二）培訓方式1.采用集中授課、現場演示、實際操作練習等多種方式進行培訓，確保培訓效果。2.制作電子印章使用手冊、操作指南等培訓資料，發放給相關人員，方便其隨時查閱和學習。（三）宣傳教育1.通過公司內部網站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳公安電子印章管理的重要性和相關制度規定，提高全體員工的安全意識和合規意識。2.定期發布電子印章使