公司油卡充值管理制度一、總則（一）目的為加強公司油卡管理，規范油卡充值行為，確保油卡使用的合理性、安全性和經濟性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有車輛及相關用油設備的油卡充值管理。（三）基本原則1.統一管理原則：公司油卡充值業務由指定部門統一負責，確保管理的規范性和一致性。2.合理使用原則：油卡僅限公司車輛及相關用油設備使用，嚴禁挪作他用，確保油卡使用的合理性。3.安全保密原則：加強油卡信息安全管理，防止油卡信息泄露和被盜用，確保油卡使用安全。4.監督考核原則：建立健全油卡充值監督考核機制，對油卡使用情況進行定期檢查和考核，確保制度有效執行。二、油卡管理職責分工（一）行政部門1.負責公司油卡的統一申請、領取、保管和發放工作。2.建立油卡使用臺賬，詳細記錄油卡的充值、使用、結余等情況。3.定期與財務部門核對油卡賬目，確保賬實相符。4.協助財務部門對油卡使用情況進行審計和監督。（二）財務部門1.負責審核油卡充值申請，確保充值資金的合理性和合規性。2.按照公司財務制度，及時辦理油卡充值款項的支付手續。3.定期對油卡充值費用進行核算和分析，為公司成本控制提供數據支持。4.配合行政部門對油卡使用情況進行審計和監督，對發現的問題及時進行處理。（三）車輛使用部門1.負責本部門車輛油卡的日常使用和管理，嚴格按照規定使用油卡，確保油卡使用的真實性和合理性。2.定期對本部門車輛的油耗情況進行統計和分析，及時發現異常油耗情況并向行政部門報告。3.配合行政部門和財務部門做好油卡的盤點和核對工作。（四）駕駛員1.嚴格按照公司規定使用油卡，不得擅自將油卡轉借他人或用于非公司車輛加油。2.在加油時，應要求加油站工作人員提供正規發票，并及時將發票交回行政部門。3.發現油卡丟失或被盜用，應立即向行政部門報告，并配合做好掛失和補辦手續。三、油卡申請與領取（一）申請1.車輛使用部門根據車輛行駛里程、油耗情況等，預計下一個充值周期的用油量，填寫《油卡充值申請表》，詳細注明申請充值的金額、充值時間等信息。2.《油卡充值申請表》經部門負責人審核簽字后，報行政部門。（二）審核行政部門收到《油卡充值申請表》后，對申請信息進行審核，核實車輛使用情況和預計用油量的合理性。如發現申請信息不實或不合理，應及時與車輛使用部門溝通并要求其重新填寫申請表。（三）審批行政部門審核通過的《油卡充值申請表》，報公司分管領導審批。分管領導根據公司實際情況和預算安排，對油卡充值申請進行審批，批準后方可進行充值。（四）領取行政部門憑經審批的《油卡充值申請表》到指定加油站領取油卡，并將油卡發放給車輛使用部門或駕駛員。在發放油卡時，應做好登記工作，記錄油卡卡號、領取時間、領取人等信息。四、油卡充值（一）充值方式1.公司統一采用銀行轉賬方式進行油卡充值。財務部門根據審批通過的《油卡充值申請表》，將充值款項轉賬至指定加油站的賬戶。2.嚴禁使用現金進行油卡充值，如遇特殊情況需要現金充值，須經公司分管領導批準，并由財務部門指定專人陪同辦理。（二）充值流程1.財務部門收到《油卡充值申請表》后，核對申請信息與公司車輛用油計劃的一致性。2.確認無誤后，財務部門按照申請表上的充值金額，通過銀行轉賬方式將款項支付給加油站。3.財務部門在完成轉賬后，及時將轉賬憑證復印件交行政部門備案。行政部門根據轉賬憑證更新油卡使用臺賬。（三）充值記錄1.財務部門應建立油卡充值明細臺賬，詳細記錄每一次油卡充值的日期、金額、充值加油站、轉賬憑證號碼等信息。2.行政部門應在油卡使用臺賬中同步記錄油卡充值情況，確保賬賬相符。五、油卡使用與管理（一）使用范圍油卡僅限公司車輛及相關用油設備在規定的加油站加油使用，嚴禁用于其他非公司業務的消費。（二）使用規定1.駕駛員在加油時，應主動出示油卡，并告知加油站工作人員使用公司油卡加油。2.加油后，駕駛員應要求加油站工作人員提供正規發票，并在發票上注明加油車輛車牌號、加油日期、加油金額等信息。3.駕駛員應妥善保管油卡，不得隨意將油卡轉借他人或交予無關人員使用。如因特殊情況需要他人代加油，須經車輛使用部門負責人批準，并在加油后及時將油卡收回。4.嚴禁使用油卡為私人車輛加油或進行其他違規操作。如發現違規使用油卡情況，將按照公司相關規定嚴肅處理。（三）臺賬管理1.行政部門應建立詳細的油卡使用臺賬，對每一張油卡的充值、使用、結余情況進行實時記錄。臺賬內容應包括油卡卡號、充值日期、充值金額、使用日期、加油車輛車牌號、加油金額、結余金額等信息。2.車輛使用部門應指定專人負責本部門油卡使用臺賬的登記和管理工作，確保臺賬記錄的準確性和完整性。3.行政部門應定期對油卡使用臺賬進行核對和盤點，確保賬實相符。如發現賬實不符情況，應及時查明原因并進行處理。（四）異常情況處理1.如發現油卡丟失或被盜用，駕駛員應立即向行政部門報告。行政部門接到報告后，應及時與加油站聯系辦理掛失手續，并協助駕駛員補辦油卡。2.對于因加油設備故障、加油站操作失誤等原因導致的油卡異常消費情況，駕駛員應及時與加油站溝通協調，要求加油站核實情況并進行處理。如加油站無法解決，行政部門應介入調查，必要時可聯系相關部門協助處理。3.如發現油卡使用存在異常油耗或其他不合理情況，車輛使用部門應及時進行自查，并向行政部門提交書面報告。行政部門根據報告情況進行調查核實，如確屬違規行為，將按照公司規定進行處理。六、油卡盤點與核對（一）盤點周期1.行政部門應每月對公司油卡進行一次盤點，確保油卡賬實相符。2.在每年年末，行政部門應會同財務部門對公司油卡進行全面盤點，編制油卡盤點報告。（二）盤點方式1.行政部門負責組織油卡盤點工作，盤點人員應包括行政部門工作人員、車輛使用部門代表及財務部門人員。2.盤點時，應逐一核對油卡卡號、余額、使用記錄等信息，確保賬實相符。同時，應對油卡的保管情況進行檢查，確保油卡安全。3.盤點過程中，如發現賬實不符情況，應及時查明原因并記錄在盤點表中。對于因人為原因導致的賬實不符，應追究相關人員的責任。（三）核對工作1.行政部門應定期與財務部門核對油卡賬目，確保油卡充值、使用及結余情況的一致性。核對內容包括油卡充值金額、使用金額、余額等信息。2.財務部門應根據行政部門提供的油卡使用臺賬，對油卡費用進行核算和分析，如發現異常情況應及時與行政部門溝通核實。3.行政部門與財務部門應建立油卡賬目核對記錄，對每次核對的時間、內容、結果等進行詳細記錄，以備查閱。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司審計部門定期對油卡充值和使用情況進行審計監督，檢查油卡管理制度的執行情況，確保油卡使用的合規性和合理性。2.行政部門應加強對油卡使用情況的日常監督檢查，不定期抽查車輛加油記錄和油卡使用臺賬，發現問題及時督促整改。（二）考核機制1.將油卡充值和使用管理情況納入車輛使用部門和駕駛員的績效考核體系。對嚴格遵守油卡管理制度、油卡使用合理規范的部門和個人給予適當獎勵；對違反油卡管理制度的部門和個人進行相應處罰。2.考核指標包括油卡充值申請的準確性、油卡使用的合規性、油耗控制情況、油卡賬目管理等方面。具體考核標準由行政部門會同人力資源部門制定并公布。（三）違規處理1.對于發現的違規使用油卡行為，如為私人車輛加油、轉借油卡、虛報加油費用等，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、扣減績效獎金、解除勞動合同等。