公司駐外報銷管理制度總則1.目的為加強公司駐外人員費用報銷管理，規(guī)范報銷流程，合理控制費用支出，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司因工作需要長期或短期駐外的所有員工。3.基本原則真實性原則：報銷費用必須真實發(fā)生，嚴禁虛報、假報。合理性原則：費用報銷應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)實際情況，具有合理性。合規(guī)性原則：報銷必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。費用報銷類別及標準1.差旅費交通費用飛機票：根據(jù)工作需要，經(jīng)上級領(lǐng)導批準后，可乘坐經(jīng)濟艙。特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前申請并獲得批準。火車票：優(yōu)先選擇高鐵二等座，如因特殊原因需乘坐一等座或軟臥的，需提前申請。長途汽車票：根據(jù)實際行程選擇合適的車次，按票面金額報銷。市內(nèi)交通：駐外期間，市內(nèi)交通費用實報實銷，但需提供有效票據(jù)。可選擇乘坐公共交通工具，如公交車、地鐵等，也可根據(jù)實際情況乘坐出租車，但需注明事由。住宿費用根據(jù)不同地區(qū)的消費水平，設(shè)定相應(yīng)的住宿標準。一般地區(qū)每日住宿標準為[X]元，一線城市及經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)每日住宿標準為[X]元。住宿需選擇公司指定的合作酒店或性價比高、安全衛(wèi)生的酒店，并取得正規(guī)發(fā)票。餐飲補貼駐外期間，給予每日[X]元的餐飲補貼，不再報銷其他餐飲費用。餐飲補貼用于補貼駐外人員的日常餐飲支出，如有特殊情況需額外報銷餐飲費用的，需提前申請并說明原因。2.通訊費根據(jù)工作需要，給予駐外人員每月[X]元的通訊補貼，用于補貼其工作期間的通訊費用。通訊補貼包含手機話費、網(wǎng)絡(luò)費用等。如因工作需要產(chǎn)生的額外通訊費用，可憑有效票據(jù)實報實銷。3.業(yè)務(wù)招待費因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待費用，需提前填寫《業(yè)務(wù)招待費申請表》，注明招待事由、招待對象、預(yù)計金額等，經(jīng)上級領(lǐng)導批準后方可進行招待。招待費用應(yīng)嚴格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，報銷時需提供正規(guī)發(fā)票、消費清單及相關(guān)審批表。業(yè)務(wù)招待費的報銷標準為：單次招待費用不超過[X]元，每月累計招待費用不超過[X]元。4.辦公用品及設(shè)備購置費用駐外人員因工作需要購置辦公用品及設(shè)備的，需提前填寫《辦公用品及設(shè)備購置申請表》，注明購置物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等，經(jīng)上級領(lǐng)導批準后，由公司統(tǒng)一采購或自行購買。自行購買的需取得正規(guī)發(fā)票，報銷時需提供發(fā)票及審批表。辦公用品及設(shè)備購置費用應(yīng)根據(jù)實際需求合理控制，嚴禁鋪張浪費。5.培訓學習費用駐外人員因工作需要參加外部培訓學習的，需提前填寫《培訓學習申請表》，注明培訓內(nèi)容、培訓時間、培訓地點、培訓費用等，經(jīng)上級領(lǐng)導批準后參加培訓。培訓學習費用需提供正規(guī)發(fā)票及培訓相關(guān)資料，報銷時按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如培訓學習費用較高，可分階段報銷。報銷流程1.費用發(fā)生駐外人員在費用發(fā)生時，應(yīng)按照公司規(guī)定的標準和要求進行消費，并妥善保存相關(guān)票據(jù)。票據(jù)應(yīng)真實、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、車票、機票等。2.填寫報銷單費用發(fā)生后，駐外人員應(yīng)及時填寫《費用報銷單》，詳細注明費用發(fā)生的日期、事由、金額、報銷類別等信息。報銷單應(yīng)填寫清晰、準確，不得涂改。3.部門負責人審核駐外人員所在部門負責人對報銷單進行審核，核實費用的真實性、合理性及合規(guī)性。審核通過后，在報銷單上簽字確認。4.財務(wù)審核財務(wù)部門對報銷單進行審核，重點審核票據(jù)的真實性、合法性、有效性，以及報銷金額是否符合公司規(guī)定的標準。如發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)部門有權(quán)要求駐外人員補充相關(guān)資料或說明情況，直至審核通過。5.審批根據(jù)公司審批權(quán)限規(guī)定，報銷單經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)審核后，提交至相應(yīng)的領(lǐng)導進行審批。審批通過后，報銷單方可進入報銷流程。6.報銷支付財務(wù)部門根據(jù)審批通過的報銷單，按照公司財務(wù)制度進行報銷支付。報銷款項一般通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式支付到駐外人員指定的銀行賬戶。報銷時間及要求1.報銷時間駐外人員應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)填寫報銷單，并提交至所在部門負責人進行審核。部門負責人應(yīng)在收到報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)在收到報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成審核及審批工作。如遇特殊情況，報銷時間可適當延長，但需提前向財務(wù)部門說明原因。2.報銷要求票據(jù)要求報銷票據(jù)必須是正規(guī)發(fā)票或財政部門監(jiān)制的收據(jù)，發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應(yīng)加蓋財務(wù)專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，包括發(fā)票抬頭、日期、項目、金額等。票據(jù)應(yīng)保持整潔、完整，不得有涂改、損壞等情況。如有發(fā)票丟失等情況，需提供相關(guān)證明材料，并經(jīng)財務(wù)部門審核同意后方可報銷。報銷單填寫要求報銷單應(yīng)使用黑色或藍色中性筆填寫，不得使用鉛筆或圓珠筆。報銷單上的各項信息應(yīng)填寫完整、準確，不得有空缺或錯誤。報銷金額大小寫應(yīng)一致，不得涂改。附件要求報銷單應(yīng)附上相關(guān)的證明材料，如發(fā)票、車票、機票、審批表等。附件應(yīng)與報銷單內(nèi)容相符，且排列整齊、有序。特殊情況處理1.緊急借款因工作緊急需要借款的，駐外人員應(yīng)填寫《借款申請表》，注明借款事由、借款金額、還款時間等，經(jīng)上級領(lǐng)導批準后，到財務(wù)部門辦理借款手續(xù)。借款金額應(yīng)根據(jù)實際需求合理確定，借款期限一般不超過[X]個工作日。借款人員應(yīng)在規(guī)定的還款時間內(nèi)歸還借款，如有特殊情況需要延期還款的，需提前向財務(wù)部門申請并獲得批準。2.先斬后奏費用如因特殊情況無法提前申請費用報銷的，駐外人員應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)，通過電話或郵件等方式向所在部門負責人及財務(wù)部門說明情況，并在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)補齊相關(guān)審批手續(xù)及報銷資料。如未及時說明情況或補齊手續(xù)，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷該筆費用。3.跨年度費用報銷駐外人員因工作需要發(fā)生的跨年度費用，應(yīng)在次年的[X]個工作日內(nèi)填寫報銷單，并按照本制度規(guī)定的報銷流程進行報銷。如因特殊原因無法在規(guī)定時間內(nèi)報銷的，需提前向財務(wù)部門說明情況，并經(jīng)財務(wù)部門審核同意后方可報銷。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對駐外人員的費用報銷情況進行審計，檢查報銷是否符合公司規(guī)定的流程、標準及要求。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)報銷行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。2.財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部門負責對駐外人員的費用報銷進行日常監(jiān)督，審核報銷票據(jù)的真實性、合法性、有效性，以及報銷金額是否符合公司規(guī)定的標準。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與駐外人員溝通并要求其整改。3.舉報機制公司鼓勵全體員工對駐外人員的違規(guī)報銷行為進行舉報。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，舉報人可通過書面形式或電子郵件等方式向公司內(nèi)部審計部門或財務(wù)部門舉報。公司將對舉報人信息嚴格保密，并對舉報內(nèi)容進行認真調(diào)查核實。如舉報屬實，將對違規(guī)人員進行嚴肅處理，并給予舉報人一定的獎勵。違規(guī)處理1.虛報、假報費用如發(fā)現(xiàn)駐外人員虛報、假報費用，公司將追回已報銷的款項，并按照虛報、假報金額的[X]倍對違規(guī)人員進行罰款。同時，視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職、撤職等處分；如構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機關(guān)處理。2.違反報銷流程駐外人員未按照本制度規(guī)定的報銷流程進行報銷的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷該筆費用。如因違反報銷流程給公司造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。同時，視情節(jié)輕重給予警告、記過等處分。3.超標準報銷駐外人員超標準報銷費用的，公司將追回超標準報銷的款項，并按照超標準金額的[X]倍對違規(guī)人員進行罰款。同時，視情節(jié)輕重給予警告、記過等處分。4.其他違規(guī)行為駐外人員如有其他違反本制度