公司駐外報銷管理制度總則1.目的為加強公司駐外人員費用報銷管理，規范報銷流程，合理控制費用支出，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司因工作需要長期或短期駐外的所有員工。3.基本原則真實性原則：報銷費用必須真實發生，嚴禁虛報、假報。合理性原則：費用報銷應符合公司業務實際情況，具有合理性。合規性原則：報銷必須符合國家法律法規及公司相關規定。費用報銷類別及標準1.差旅費交通費用飛機票：根據工作需要，經上級領導批準后，可乘坐經濟艙。特殊情況需乘坐商務艙或頭等艙的，需提前申請并獲得批準。火車票：優先選擇高鐵二等座，如因特殊原因需乘坐一等座或軟臥的，需提前申請。長途汽車票：根據實際行程選擇合適的車次，按票面金額報銷。市內交通：駐外期間，市內交通費用實報實銷，但需提供有效票據。可選擇乘坐公共交通工具，如公交車、地鐵等，也可根據實際情況乘坐出租車，但需注明事由。住宿費用根據不同地區的消費水平，設定相應的住宿標準。一般地區每日住宿標準為[X]元，一線城市及經濟發達地區每日住宿標準為[X]元。住宿需選擇公司指定的合作酒店或性價比高、安全衛生的酒店，并取得正規發票。餐飲補貼駐外期間，給予每日[X]元的餐飲補貼，不再報銷其他餐飲費用。餐飲補貼用于補貼駐外人員的日常餐飲支出，如有特殊情況需額外報銷餐飲費用的，需提前申請并說明原因。2.通訊費根據工作需要，給予駐外人員每月[X]元的通訊補貼，用于補貼其工作期間的通訊費用。通訊補貼包含手機話費、網絡費用等。如因工作需要產生的額外通訊費用，可憑有效票據實報實銷。3.業務招待費因業務需要發生的招待費用，需提前填寫《業務招待費申請表》，注明招待事由、招待對象、預計金額等，經上級領導批準后方可進行招待。招待費用應嚴格控制在預算范圍內，報銷時需提供正規發票、消費清單及相關審批表。業務招待費的報銷標準為：單次招待費用不超過[X]元，每月累計招待費用不超過[X]元。4.辦公用品及設備購置費用駐外人員因工作需要購置辦公用品及設備的，需提前填寫《辦公用品及設備購置申請表》，注明購置物品名稱、規格、數量、用途等，經上級領導批準后，由公司統一采購或自行購買。自行購買的需取得正規發票，報銷時需提供發票及審批表。辦公用品及設備購置費用應根據實際需求合理控制，嚴禁鋪張浪費。5.培訓學習費用駐外人員因工作需要參加外部培訓學習的，需提前填寫《培訓學習申請表》，注明培訓內容、培訓時間、培訓地點、培訓費用等，經上級領導批準后參加培訓。培訓學習費用需提供正規發票及培訓相關資料，報銷時按照公司相關規定執行。如培訓學習費用較高，可分階段報銷。報銷流程1.費用發生駐外人員在費用發生時，應按照公司規定的標準和要求進行消費，并妥善保存相關票據。票據應真實、合法、有效，包括發票、收據、車票、機票等。2.填寫報銷單費用發生后，駐外人員應及時填寫《費用報銷單》，詳細注明費用發生的日期、事由、金額、報銷類別等信息。報銷單應填寫清晰、準確，不得涂改。3.部門負責人審核駐外人員所在部門負責人對報銷單進行審核，核實費用的真實性、合理性及合規性。審核通過后，在報銷單上簽字確認。4.財務審核財務部門對報銷單進行審核，重點審核票據的真實性、合法性、有效性，以及報銷金額是否符合公司規定的標準。如發現問題，財務部門有權要求駐外人員補充相關資料或說明情況，直至審核通過。5.審批根據公司審批權限規定，報銷單經部門負責人審核、財務審核后，提交至相應的領導進行審批。審批通過后，報銷單方可進入報銷流程。6.報銷支付財務部門根據審批通過的報銷單，按照公司財務制度進行報銷支付。報銷款項一般通過銀行轉賬的方式支付到駐外人員指定的銀行賬戶。報銷時間及要求1.報銷時間駐外人員應在費用發生后的[X]個工作日內填寫報銷單，并提交至所在部門負責人進行審核。部門負責人應在收到報銷單后的[X]個工作日內完成審核，并提交至財務部門。財務部門應在收到報銷單后的[X]個工作日內完成審核及審批工作。如遇特殊情況，報銷時間可適當延長，但需提前向財務部門說明原因。2.報銷要求票據要求報銷票據必須是正規發票或財政部門監制的收據，發票應加蓋發票專用章，收據應加蓋財務專用章。發票內容應與實際業務相符，包括發票抬頭、日期、項目、金額等。票據應保持整潔、完整，不得有涂改、損壞等情況。如有發票丟失等情況，需提供相關證明材料，并經財務部門審核同意后方可報銷。報銷單填寫要求報銷單應使用黑色或藍色中性筆填寫，不得使用鉛筆或圓珠筆。報銷單上的各項信息應填寫完整、準確，不得有空缺或錯誤。報銷金額大小寫應一致，不得涂改。附件要求報銷單應附上相關的證明材料，如發票、車票、機票、審批表等。附件應與報銷單內容相符，且排列整齊、有序。特殊情況處理1.緊急借款因工作緊急需要借款的，駐外人員應填寫《借款申請表》，注明借款事由、借款金額、還款時間等，經上級領導批準后，到財務部門辦理借款手續。借款金額應根據實際需求合理確定，借款期限一般不超過[X]個工作日。借款人員應在規定的還款時間內歸還借款，如有特殊情況需要延期還款的，需提前向財務部門申請并獲得批準。2.先斬后奏費用如因特殊情況無法提前申請費用報銷的，駐外人員應在費用發生后的[X]個工作日內，通過電話或郵件等方式向所在部門負責人及財務部門說明情況，并在費用發生后的[X]個工作日內補齊相關審批手續及報銷資料。如未及時說明情況或補齊手續，財務部門有權拒絕報銷該筆費用。3.跨年度費用報銷駐外人員因工作需要發生的跨年度費用，應在次年的[X]個工作日內填寫報銷單，并按照本制度規定的報銷流程進行報銷。如因特殊原因無法在規定時間內報銷的，需提前向財務部門說明情況，并經財務部門審核同意后方可報銷。監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對駐外人員的費用報銷情況進行審計，檢查報銷是否符合公司規定的流程、標準及要求。如發現違規報銷行為，將按照公司相關規定進行處理。2.財務監督財務部門負責對駐外人員的費用報銷進行日常監督，審核報銷票據的真實性、合法性、有效性，以及報銷金額是否符合公司規定的標準。如發現問題，及時與駐外人員溝通并要求其整改。3.舉報機制公司鼓勵全體員工對駐外人員的違規報銷行為進行舉報。如發現違規行為，舉報人可通過書面形式或電子郵件等方式向公司內部審計部門或財務部門舉報。公司將對舉報人信息嚴格保密，并對舉報內容進行認真調查核實。如舉報屬實，將對違規人員進行嚴肅處理，并給予舉報人一定的獎勵。違規處理1.虛報、假報費用如發現駐外人員虛報、假報費用，公司將追回已報銷的款項，并按照虛報、假報金額的[X]倍對違規人員進行罰款。同時，視情節輕重給予警告、記過、降職、撤職等處分；如構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。2.違反報銷流程駐外人員未按照本制度規定的報銷流程進行報銷的，財務部門有權拒絕報銷該筆費用。如因違反報銷流程給公司造成損失的，違規人員應承擔相應的賠償責任。同時，視情節輕重給予警告、記過等處分。3.超標準報銷駐外人員超標準報銷費用的，公司將追回超標準報銷的款項，并按照超標準金額的[X]倍對違規人員進行罰款。同時，視情節輕重給予警告、記過等處分。4.其他違規行為駐外人員如有其他違反本制度