商品采購流程管理制度一、總則（一）目的為規范公司商品采購流程，加強采購管理，確保采購工作高效、有序進行，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有商品采購活動，包括但不限于原材料、零部件、辦公用品、設備等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。2.效益原則：在保證商品質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保公正選擇。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責制定采購計劃和預算：根據公司業務需求，結合市場情況，制定年度、季度、月度采購計劃，并編制相應的采購預算。2.供應商開發與管理：尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系，定期對供應商進行考核。3.采購執行：按照采購計劃和審批后的采購申請，實施采購活動，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同等。4.采購訂單跟蹤與協調：跟蹤采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，確保按時、按質、按量完成采購任務。5.采購成本控制：通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購資金使用效率。（二）需求部門1.提出采購需求：根據業務發展需要，準確、及時地向采購部門提交采購申請，詳細說明采購商品的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間等。2.參與采購過程：協助采購部門進行供應商選擇、采購合同評審等工作，提供技術支持和質量標準要求。3.驗收采購商品：負責對采購商品進行驗收，確保商品符合質量要求和使用需求。（三）財務部門1.審核采購預算：對采購部門編制的采購預算進行審核，確保預算合理、合規。2.資金支付管理：根據采購合同和驗收報告，審核采購款項的支付申請，辦理資金支付手續。3.采購成本核算與分析：參與采購成本的核算和分析工作，提供財務數據支持，協助控制采購成本。（四）質量管理部門1.制定質量標準：明確采購商品的質量標準和驗收規范。2.參與供應商評估：對供應商的質量管理體系進行評估，確保供應商具備提供合格商品的能力。3.質量檢驗與監督：在采購商品到貨時，進行質量檢驗和監督，對不合格商品提出處理意見。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購商品的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計交貨日期、用途等信息。2.《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，包括需求的合理性、預算的合規性等。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司根據實際情況確定），由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購申請，需提交公司管理層審批。3.審批通過后的《采購申請表》返回采購部門作為采購執行的依據。（三）采購計劃制定1.采購部門根據審批后的采購申請，結合庫存情況、市場供應情況等，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購商品的名稱、規格、數量、采購時間、預計到貨時間等內容，并確保采購計劃與公司生產經營計劃相匹配。3.采購計劃經采購部門負責人審核后，報公司分管領導批準。（四）供應商選擇與評估1.采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、生產許可證、產品質量認證、業績情況等相關資料。3.組織相關部門（如需求部門、質量管理部門等）對篩選后的供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制能力、價格水平、交貨期、售后服務等。4.根據評估結果，建立供應商檔案，對合格供應商進行分類管理，并定期對供應商進行重新評估和更新。（五）詢價與比價1.采購部門向至少三家合格供應商發出詢價函，要求供應商提供商品的報價、規格、交貨期、付款方式等詳細信息。2.對供應商的報價進行整理和分析，比較不同供應商的價格、質量、服務等方面的優劣。3.必要時，采購部門可組織與供應商進行議價談判，爭取更有利的采購條件。（六）采購合同簽訂1.根據詢價與比價結果，選擇最優供應商，并與其簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括商品名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同經采購部門負責人審核后，報公司法律顧問審核，確保合同合法合規。審核通過后的合同由公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章生效。（七）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確訂單編號、商品名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點等具體要求。2.采購訂單應及時發送給供應商，并要求供應商簽字確認。（八）采購訂單跟蹤與協調1.采購部門定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，及時了解生產進度、質量狀況、交貨期等信息。2.如發現供應商可能無法按時、按質、按量交貨，采購部門應及時與供應商協商解決，必要時采取相應的補救措施，如調整交貨期、增加供應商、尋找替代產品等。3.對于采購過程中出現的質量問題、交貨延遲等糾紛，采購部門應積極協調相關部門進行處理，維護公司利益。（九）商品驗收1.采購商品到貨前，采購部門應通知需求部門和質量管理部門做好驗收準備工作。2.商品到貨后，由需求部門和質量管理部門按照質量標準和驗收規范進行驗收。驗收內容包括商品的數量、規格、型號、外觀、質量等方面。3.驗收合格的商品，由驗收人員在《驗收報告》上簽字確認；驗收不合格的商品，應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好記錄。（十）采購付款1.采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫《付款申請單》，注明采購商品的名稱、規格、數量、金額、付款方式、供應商名稱等信息。2.《付款申請單》經采購部門負責人、財務部門審核、公司分管領導審批后，提交至財務部門辦理付款手續。3.財務部門按照公司財務管理制度和采購合同約定，及時、準確地支付采購款項。四、采購風險管理（一）市場風險1.關注市場動態，及時了解商品價格波動、供應短缺等市場信息，提前制定應對措施，降低市場風險對采購成本和供應的影響。2.建立市場價格監測機制，定期收集、分析市場價格數據，為采購決策提供參考。（二）供應商風險1.加強對供應商的管理和評估，定期對供應商進行考核，及時淘汰不合格供應商，降低供應商違約風險。2.與重要供應商簽訂長期合作協議，明確雙方的權利和義務，保障供應的穩定性。3.建立供應商備份機制，在主要供應商出現問題時，能夠及時切換到備用供應商，確保采購活動不受影響。（三）質量風險1.嚴格把控采購商品的質量標準，加強對供應商質量管理體系的審核和監督，確保采購商品符合質量要求。2.在采購合同中明確質量條款和違約責任，對不合格商品及時進行處理，降低質量風險對公司生產經營的影響。3.加強對采購商品的檢驗和驗收工作，建立質量追溯機制，一旦發現質量問題，能夠及時追溯到供應商并采取相應措施。（四）法律風險1.采購活動必須遵守國家法律法規，確保采購合同合法合規。在簽訂采購合同前，應報公司法律顧問審核，避免法律糾紛。2.加強對采購人員的法律培訓，提高其法律意識和風險防范能力。五、監督與考核（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門發現問題后，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）采購部門自我監督1.采購部門應建立內部監督機制，定期對采購工作進行自查自糾，發現問題及時整改。2.加強對采購人員的職業道德教育，規范采購行為，防止違規操作。（三）考核1.建立采購人員考核制度，對采購人員的工作業績、