公司油卡行政管理制度總則目的本制度旨在規范公司油卡的使用與管理，確保油卡使用的合理性、安全性和透明度，有效控制公司車輛用油成本，提高車輛使用效率，保障公司業務的正常開展。適用范圍本制度適用于公司所有配備公務車輛并使用油卡加油的部門及員工?；驹瓌t1.合規性原則：嚴格遵守國家相關法律法規以及公司的各項規章制度，確保油卡使用合法合規。2.節約原則：鼓勵合理用油，倡導節約能源，降低車輛運行成本。3.透明原則：油卡使用情況應做到清晰透明，便于監督和管理。4.責任明確原則：明確各部門及相關人員在油卡使用管理中的職責，確保責任落實到人。油卡管理職責分工行政部門1.負責油卡的統一申請、辦理及充值工作。2.建立油卡管理臺賬，詳細記錄油卡的領用、使用、充值、掛失、解掛、注銷等情況。3.定期對油卡使用情況進行統計分析，向公司管理層匯報油卡使用動態及費用情況。4.協助財務部門核對油卡費用賬目，確保賬目清晰準確。5.負責對違規使用油卡的行為進行調查核實，并提出處理建議。財務部門1.負責審核油卡充值發票及相關費用報銷憑證，確保費用支出符合財務規定。2.按照公司財務制度，對油卡費用進行賬務處理，定期與行政部門核對賬目。3.對油卡使用情況進行財務監督，防止出現財務風險。車輛使用部門1.負責本部門車輛油卡的領用、保管和使用。2.嚴格按照規定用途使用油卡，不得將油卡轉借他人或用于非公務活動。3.定期向行政部門報送車輛行駛里程、油耗等信息，配合行政部門做好油卡使用情況的分析工作。4.發現油卡丟失、被盜等異常情況時，及時向行政部門報告，并協助采取相應措施。駕駛員1.妥善保管所領用的油卡，不得遺失或損壞。2.在加油時，應選擇正規加油站，并要求加油站工作人員提供加油明細小票。3.嚴格按照車輛實際耗用量加油，不得虛報加油量或套取油卡資金。4.配合行政部門和財務部門的工作，如實提供車輛用油相關信息。油卡申請與辦理油卡申請1.各車輛使用部門根據車輛使用情況及油耗水平，預估每月油卡使用量，填寫《油卡申請表》，詳細注明申請油卡的數量、預計使用時間等信息，報行政部門審核。2.行政部門對各部門提交的《油卡申請表》進行審核，結合公司車輛數量、行駛里程、油耗標準等因素，確定油卡申請數量及充值金額，并報公司領導審批。油卡辦理1.經公司領導審批同意后，行政部門負責統一辦理油卡。辦理油卡時，應選擇信譽良好、服務規范的加油站，并與加油站簽訂相關協議，明確雙方的權利和義務。2.油卡辦理完成后，行政部門應及時將油卡發放至各車輛使用部門，并做好發放記錄。發放記錄應包括油卡卡號、領取部門、領取人、領取時間等信息。油卡充值充值申請1.當油卡余額不足時，車輛使用部門應提前[X]個工作日填寫《油卡充值申請表》，報行政部門審核。2.《油卡充值申請表》應注明油卡卡號、當前余額、申請充值金額、預計充值時間等信息，并附上近期車輛行駛里程及油耗情況說明。充值審批1.行政部門對各部門提交的《油卡充值申請表》進行審核，核實油卡使用情況及余額信息，確保充值金額合理。審核通過后，報財務部門復核。2.財務部門對充值金額進行復核，確認無誤后，報公司領導審批。充值操作1.經公司領導審批同意后，財務部門按照審批金額進行油卡充值。充值完成后，財務部門應及時將充值憑證交行政部門備案。2.行政部門根據充值憑證更新油卡管理臺賬，并通知車輛使用部門油卡已充值成功。油卡使用與管理油卡領用1.車輛使用部門指定專人負責領取油卡，并在《油卡領用登記表》上簽字確認。2.領取油卡時，領用人應仔細核對油卡卡號、有效期等信息，確保油卡完好無損。如發現油卡存在問題，應及時向行政部門反饋。油卡保管1.領用人應妥善保管油卡，不得將油卡隨意放置或轉借他人。如因保管不善導致油卡丟失、被盜，領用人應承擔相應責任。2.油卡應存放在安全可靠的地方，避免與磁性物品接觸，防止油卡消磁。油卡加油1.駕駛員在加油前，應檢查車輛油箱油量，根據實際需要進行加油。加油時，應選擇正規加油站，并要求加油站工作人員提供加油明細小票。2.加油明細小票應包括加油日期、加油站名稱、加油金額、加油量、車輛牌號等信息。駕駛員應妥善保管加油明細小票，并在每次加油后及時交車輛使用部門負責人審核。3.車輛使用部門負責人應定期對加油明細小票進行審核，核實加油量與車輛實際行駛里程及油耗情況是否相符。如發現異常情況，應及時查明原因，并向行政部門報告。油卡使用范圍1.油卡僅限用于公司公務車輛加油，嚴禁將油卡用于私人車輛或其他非公務用途。2.如因特殊情況需要使用油卡為公司其他設備加油，須經公司領導批準，并在油卡使用記錄中詳細注明用途。油卡使用記錄1.駕駛員應在每次加油后，及時在車輛行駛記錄中記錄加油時間、加油站名稱、加油量、行駛里程等信息。2.車輛使用部門負責人應定期對車輛行駛記錄進行檢查，確保記錄真實、準確、完整。同時，應根據車輛行駛記錄，統計分析車輛油耗情況，及時發現油耗異常車輛，并采取相應措施進行處理。3.行政部門應定期收集各車輛使用部門的車輛行駛記錄和加油明細小票，進行匯總分析。如發現油卡使用存在異常情況，應及時進行調查核實，并按照本制度相關規定進行處理。油卡掛失、解掛與注銷油卡掛失1.如發現油卡丟失或被盜，領用人應立即向行政部門報告，并提供油卡卡號、丟失時間、丟失地點等相關信息。2.行政部門接到掛失報告后，應及時與加油站聯系，辦理油卡掛失手續，防止油卡被盜用。同時，應在油卡管理臺賬中注明油卡掛失情況。油卡解掛1.如油卡丟失后找回，領用人應及時向行政部門報告，并申請解掛。2.行政部門核實情況后，與加油站聯系辦理油卡解掛手續，并在油卡管理臺賬中更新油卡狀態。油卡注銷1.車輛報廢、轉讓或不再使用時，車輛使用部門應及時將油卡交回行政部門。2.行政部門收到交回的油卡后，應核對油卡信息，確認無誤后，辦理油卡注銷手續，并在油卡管理臺賬中予以注銷。3.注銷油卡時，行政部門應確保油卡內余額已全部使用或已妥善處理，避免出現余額浪費或資金流失情況。監督與檢查內部審計1.公司財務部門定期對油卡使用情況進行內部審計，檢查油卡費用支出是否合理、合規，是否存在虛報、冒領等違規行為。2.內部審計人員應查閱油卡管理臺賬、加油明細小票、車輛行駛記錄等相關資料，與行政部門和車輛使用部門進行溝通核實，確保審計結果真實可靠。行政檢查1.行政部門不定期對油卡使用情況進行檢查，重點檢查油卡是否按規定用途使用、是否存在轉借他人或用于非公務活動等情況。2.行政部門在檢查過程中，可通過實地查看車輛、詢問駕駛員、查閱相關記錄等方式進行核實。如發現違規行為，應及時制止并進行調查處理。違規處理1.對于違反本制度規定使用油卡的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、扣減績效獎金、解除勞動合同