票據(jù)與憑證管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司票據(jù)與憑證管理，規(guī)范票據(jù)與憑證的使用、保管、傳遞及核銷流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類票據(jù)與憑證的管理。3.基本原則合法性原則：票據(jù)與憑證的取得、使用、保管等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。真實(shí)性原則：票據(jù)與憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。及時(shí)性原則：及時(shí)取得、填制、傳遞和保管票據(jù)與憑證，不得積壓、延誤。安全性原則：確保票據(jù)與憑證的安全，防止丟失、損毀、被盜用等情況發(fā)生。二、票據(jù)管理1.票據(jù)種類發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。收據(jù)：包括公司自制收據(jù)、財(cái)政監(jiān)制收據(jù)等。支票：包括現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票等。匯票：包括銀行匯票、商業(yè)匯票等。其他票據(jù)：如銀行本票、信用證等。2.票據(jù)的購(gòu)買財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)票據(jù)的購(gòu)買工作。購(gòu)買票據(jù)時(shí)，應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，填寫票據(jù)購(gòu)買申請(qǐng)表，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，到稅務(wù)機(jī)關(guān)或其他相關(guān)部門辦理購(gòu)買手續(xù)。購(gòu)買票據(jù)時(shí)，應(yīng)核對(duì)票據(jù)的種類、號(hào)碼、數(shù)量等信息，確保票據(jù)的真實(shí)性和完整性。3.票據(jù)的領(lǐng)用各部門需要使用票據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫票據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用票據(jù)的種類、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取。財(cái)務(wù)部應(yīng)建立票據(jù)領(lǐng)用登記簿，詳細(xì)記錄票據(jù)的領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、票據(jù)種類、數(shù)量、號(hào)碼等信息。領(lǐng)用人應(yīng)在票據(jù)領(lǐng)用登記簿上簽字確認(rèn)，確保票據(jù)的安全和完整。4.票據(jù)的使用票據(jù)使用人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容正確填寫票據(jù)，確保票據(jù)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。填寫票據(jù)時(shí)，應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水，不得使用圓珠筆、鉛筆等填寫。票據(jù)的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，不得遺漏、涂改。如填寫錯(cuò)誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行更正，并在更正處加蓋預(yù)留銀行印鑒。開(kāi)具發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定，如實(shí)開(kāi)具發(fā)票的各項(xiàng)內(nèi)容，不得虛開(kāi)發(fā)票。票據(jù)使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將存根聯(lián)、記賬聯(lián)等整理好，交回財(cái)務(wù)部核銷。5.票據(jù)的保管財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)立專門的票據(jù)保管柜，對(duì)票據(jù)進(jìn)行分類存放，確保票據(jù)的安全和完整。票據(jù)保管人員應(yīng)定期對(duì)票據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)票據(jù)的種類、數(shù)量、號(hào)碼等信息，確保賬實(shí)相符。票據(jù)保管人員應(yīng)妥善保管票據(jù)的存根聯(lián)、記賬聯(lián)等，按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存，不得擅自銷毀。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失、損毀、被盜用等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。6.票據(jù)的核銷票據(jù)使用人員應(yīng)在票據(jù)使用完畢后，及時(shí)將存根聯(lián)、記賬聯(lián)等整理好，交回財(cái)務(wù)部核銷。財(cái)務(wù)部應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)ζ睋?jù)進(jìn)行核銷，核對(duì)票據(jù)的種類、數(shù)量、號(hào)碼、金額等信息，確保票據(jù)的真實(shí)性和完整性。核銷后的票據(jù)應(yīng)加蓋“已核銷”章，并妥善保管。7.票據(jù)的作廢如因填寫錯(cuò)誤、業(yè)務(wù)取消等原因需要作廢票據(jù)時(shí)，應(yīng)在票據(jù)上加蓋“作廢”章，并將作廢票據(jù)的各聯(lián)次完整保存。作廢票據(jù)的存根聯(lián)、記賬聯(lián)等應(yīng)與其他已使用的票據(jù)一并交回財(cái)務(wù)部核銷。不得將作廢票據(jù)撕毀或丟棄，防止造成財(cái)務(wù)信息的丟失。三、憑證管理1.憑證種類原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、入庫(kù)單、出庫(kù)單、報(bào)銷單、借款單等。記賬憑證：包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.原始憑證的取得公司在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)按照規(guī)定取得合法、有效的原始憑證。取得的原始憑證應(yīng)具備以下內(nèi)容：憑證的名稱、填制日期、填制單位名稱或填制人姓名、經(jīng)辦人員的簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)和金額等。從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其指定的人員簽名或蓋章。對(duì)外開(kāi)出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。3.原始憑證的審核財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人對(duì)原始憑證進(jìn)行審核，確保原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性和準(zhǔn)確性。審核原始憑證時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：原始憑證的內(nèi)容是否完整，各項(xiàng)手續(xù)是否齊全。原始憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，是否符合公司的財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。原始憑證的金額計(jì)算是否正確，大小寫金額是否一致。原始憑證的填制日期是否合理，是否與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間相符。原始憑證的印章是否齊全，是否與填制單位名稱一致。如發(fā)現(xiàn)原始憑證存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員聯(lián)系，要求其更正或補(bǔ)充。如原始憑證不符合規(guī)定，不得作為記賬憑證的依據(jù)。4.記賬憑證的填制財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證填制記賬憑證。記賬憑證應(yīng)具備以下內(nèi)容：憑證編號(hào)、填制日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、所附原始憑證張數(shù)、填制人員、稽核人員、記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。收款和付款記賬憑證還應(yīng)當(dāng)由出納人員簽名或蓋章。填制記賬憑證時(shí)，應(yīng)按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，正確使用會(huì)計(jì)科目，確保會(huì)計(jì)分錄的準(zhǔn)確性。記賬憑證的摘要應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，能夠準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號(hào)，不得跳號(hào)、重號(hào)。記賬憑證應(yīng)根據(jù)原始憑證的內(nèi)容進(jìn)行填制，不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。5.記賬憑證的審核財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人對(duì)記賬憑證進(jìn)行審核，確保記賬憑證的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。審核記賬憑證時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：記賬憑證的內(nèi)容是否完整，各項(xiàng)手續(xù)是否齊全。記賬憑證的會(huì)計(jì)分錄是否正確，是否符合會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。記賬憑證的金額計(jì)算是否正確，與所附原始憑證的金額是否一致。記賬憑證的摘要是否簡(jiǎn)明扼要，能夠準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。記賬憑證的編號(hào)是否連續(xù)，有無(wú)重號(hào)、漏號(hào)現(xiàn)象。記賬憑證所附原始憑證的張數(shù)是否與記賬憑證上注明的張數(shù)一致，原始憑證是否齊全、合法、有效。如發(fā)現(xiàn)記賬憑證存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與填制人員聯(lián)系，要求其更正或補(bǔ)充。如記賬憑證不符合規(guī)定，不得登記入賬。6.憑證的裝訂每月終了，財(cái)務(wù)部應(yīng)將審核無(wú)誤的記賬憑證及所附原始憑證進(jìn)行裝訂。裝訂憑證時(shí)，應(yīng)按照憑證的編號(hào)順序排列，確保憑證的連續(xù)性和完整性。憑證裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有缺頁(yè)、掉頁(yè)現(xiàn)象。憑證裝訂后，應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員在封面上簽名或蓋章。7.憑證的保管財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)立專門的憑證保管柜，對(duì)裝訂成冊(cè)的憑證進(jìn)行分類存放，確保憑證的安全和完整。憑證保管人員應(yīng)定期對(duì)憑證進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)憑證的種類、數(shù)量、起止日期等信息，確保賬實(shí)相符。憑證保管人員應(yīng)妥善保管憑證，按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存，不得擅自銷毀。如因工作需要查閱憑證時(shí)，應(yīng)辦理查閱手續(xù)，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還憑證保管人員。8.憑證的銷毀憑證保管期滿后，需要銷毀時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。由財(cái)務(wù)部提出銷毀申請(qǐng)，填寫憑證銷毀申請(qǐng)表，注明憑證的種類、數(shù)量、起止日期等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)銷毀憑證。銷毀憑證時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保憑證的內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。銷毀憑證時(shí)，應(yīng)指定專人進(jìn)行監(jiān)督，并在憑證銷毀清單上簽字確認(rèn)。憑證銷毀清單應(yīng)妥善保存，以備查考。四、票據(jù)與憑證的傳遞1.傳遞原則票據(jù)與憑證的傳遞應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的原則，確保財(cái)務(wù)信息的順暢流通。各部門應(yīng)按照規(guī)定的流程和時(shí)間要求，及時(shí)將票據(jù)與憑證傳遞給相關(guān)部門或人員。2.傳遞流程業(yè)務(wù)部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)取得相關(guān)票據(jù)與憑證，并按照規(guī)定進(jìn)行整理、粘貼。業(yè)務(wù)部門將整理好的票據(jù)與憑證交至本部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，傳遞給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部收到業(yè)務(wù)部門傳遞的票據(jù)與憑證后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核。如審核無(wú)誤，在票據(jù)與憑證上加蓋“已審核”章，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理；如審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，要求其更正或補(bǔ)充。財(cái)務(wù)部在完成賬務(wù)處理后，將記賬憑證及所附原始憑證進(jìn)行裝訂，并按照規(guī)定進(jìn)行保管。如因工作需要，票據(jù)與憑證需要在公司內(nèi)部其他部門之間傳遞時(shí)，應(yīng)填寫票據(jù)與憑證傳遞單，注明傳遞的部門、時(shí)間、內(nèi)容等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，進(jìn)行傳遞。3.傳遞時(shí)間要求業(yè)務(wù)部門應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將票據(jù)與憑證傳遞給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部應(yīng)在收到業(yè)務(wù)部門傳遞的票據(jù)與憑證后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成審核及賬務(wù)處理工作。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)傳遞時(shí)間的，應(yīng)提前向相關(guān)部門說(shuō)明原因，并取得同意。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)公司票據(jù)與憑證的管理情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，確保制度的執(zhí)行情況符合要求。內(nèi)部檢查的內(nèi)容包括票據(jù)與憑證的購(gòu)買、領(lǐng)用、使用、保管、核銷等環(huán)節(jié)的管理情況，以及記賬憑證的填制、審核、裝訂、保管等情況。