外購軟件資產管理制度一、總則（一）目的為了加強公司外購軟件資產的管理，規范軟件資產的采購、使用、維護、處置等行為，確保軟件資產的安全、完整和有效利用，提高公司的信息化水平和經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有外購軟件資產的管理，包括但不限于操作系統、辦公軟件、財務軟件、業務軟件等。（三）管理原則1.合法性原則：軟件資產的采購、使用、處置等活動必須符合國家法律法規和公司相關規定。2.效益性原則：合理配置軟件資產，提高軟件資產的使用效率，為公司創造最大的價值。3.安全性原則：確保軟件資產的安全，防止軟件資產的泄露、損壞和丟失。4.規范性原則：規范軟件資產的管理流程，明確各部門和人員的職責，確保管理工作的有序進行。二、職責分工（一）軟件資產管理部門1.負責制定和完善公司外購軟件資產管理制度，并組織實施。2.負責軟件資產的采購、驗收、登記、入賬、調配、維護、處置等日常管理工作。3.定期對軟件資產進行清查盤點，確保軟件資產的賬實相符。4.負責建立軟件資產信息管理系統，記錄軟件資產的詳細信息，包括軟件名稱、版本、購買時間、使用部門、使用人等。5.協同相關部門制定軟件資產的使用規范和安全策略，指導和監督各部門正確使用軟件資產。（二）使用部門1.負責本部門軟件資產的日常使用和維護，確保軟件資產的正常運行。2.按照公司軟件資產管理制度的要求，及時向軟件資產管理部門反饋軟件資產的使用情況和問題。3.配合軟件資產管理部門進行軟件資產的清查盤點工作。4.負責本部門軟件資產使用人員的培訓和管理，提高軟件資產的使用效率。（三）財務部門1.負責軟件資產采購資金的預算安排和支付審核。2.按照財務會計準則的要求，對軟件資產進行賬務處理，確保軟件資產的價值準確反映在財務報表中。3.參與軟件資產的清查盤點工作，對軟件資產的價值進行評估和確認。（四）審計部門1.負責對軟件資產的采購、使用、維護、處置等活動進行審計監督，確保軟件資產管理制度的有效執行。2.定期對軟件資產的管理情況進行審計檢查，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、軟件資產采購管理（一）采購需求提出1.使用部門根據業務需求，填寫軟件資產采購申請表，詳細說明采購軟件的名稱、功能、版本、數量、預算等信息，并提交給軟件資產管理部門。2.軟件資產管理部門對采購申請表進行審核，審核內容包括采購需求的合理性、必要性、預算的準確性等。如審核通過，提交給財務部門進行預算審核；如審核不通過，反饋給使用部門并說明原因，要求其重新修改采購申請表。（二）采購預算審核財務部門根據公司的財務狀況和預算安排，對軟件資產采購申請表中的預算進行審核。如預算審核通過，提交給公司管理層審批；如預算審核不通過，反饋給軟件資產管理部門并說明原因，由軟件資產管理部門與使用部門協商調整采購預算。（三）采購審批公司管理層根據財務部門的預算審核意見，對軟件資產采購申請表進行審批。審批通過后，軟件資產管理部門負責組織采購工作。（四）采購實施1.軟件資產管理部門根據采購審批結果，選擇合適的采購方式，如招標采購、競爭性談判、單一來源采購等。2.在采購過程中，軟件資產管理部門應嚴格按照采購程序進行操作，確保采購過程的公平、公正、公開。3.與供應商簽訂采購合同，明確軟件的名稱、版本、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。（五）驗收1.軟件到貨后，軟件資產管理部門組織使用部門、技術部門等相關人員進行驗收。2.驗收內容包括軟件的功能、性能、兼容性、完整性等方面。驗收合格后，填寫軟件資產驗收報告，并辦理入庫手續；驗收不合格的，及時與供應商溝通協商解決，如無法解決，按照合同約定追究供應商的責任。四、軟件資產使用管理（一）使用授權1.軟件資產管理部門根據軟件的使用許可協議和公司的實際情況，為使用部門和使用人員分配軟件的使用權限。2.使用人員必須在授權范圍內使用軟件，不得擅自擴大使用范圍或轉讓給其他人員使用。（二）使用規范1.使用部門應制定軟件資產的使用規范，明確軟件的安裝、卸載、使用、備份等操作流程，確保軟件的正常使用。2.使用人員應按照軟件的使用說明書和使用規范進行操作，不得隨意更改軟件的設置和參數。3.禁止在公司內部計算機上安裝未經授權的軟件，禁止使用盜版軟件。（三）安全管理1.軟件資產管理部門應協同相關部門制定軟件資產的安全策略，包括數據備份、病毒防護、訪問控制等措施，確保軟件資產的安全。2.使用人員應妥善保管軟件資產的賬號和密碼，不得泄露給他人。如發現賬號被盜用或密碼泄露，應及時通知軟件資產管理部門進行處理。3.定期對軟件資產進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現和解決安全問題。（四）培訓與支持1.軟件資產管理部門應定期組織軟件資產使用人員的培訓，提高其軟件操作技能和使用水平。2.提供軟件的技術支持和售后服務，及時解決使用人員在使用過程中遇到的問題。五、軟件資產維護管理（一）維護計劃制定1.軟件資產管理部門根據軟件的使用情況和供應商提供的維護建議，制定軟件資產的維護計劃，包括維護內容、維護時間、維護人員等。2.維護計劃應明確軟件的升級、更新、故障排除等工作安排，確保軟件資產的正常運行。（二）維護實施1.按照維護計劃組織實施軟件資產的維護工作，確保維護工作的質量和進度。2.在維護過程中，如發現軟件存在重大問題或安全隱患，應及時采取措施進行處理，并向公司管理層報告。（三）維護記錄對軟件資產的維護情況進行詳細記錄，包括維護時間、維護內容、維護人員、維護結果等信息。維護記錄應妥善保存，以便日后查詢和參考。六、軟件資產處置管理（一）處置申請1.當軟件資產因不再使用、報廢、損壞等原因需要處置時，使用部門應填寫軟件資產處置申請表，詳細說明處置軟件的名稱、版本、數量、處置原因等信息，并提交給軟件資產管理部門。2.軟件資產管理部門對處置申請表進行審核，審核內容包括處置原因的合理性、軟件資產的現狀等。如審核通過，提交給財務部門進行資產核銷審核；如審核不通過，反饋給使用部門并說明原因，要求其重新修改處置申請表。（二）資產核銷審核財務部門根據公司的財務制度和軟件資產的賬面價值，對軟件資產處置申請表進行資產核銷審核。如審核通過，提交給公司管理層審批；如審核不通過，反饋給軟件資產管理部門并說明原因，由軟件資產管理部門與使用部門協商解決。（三）處置審批公司管理層根據財務部門的資產核銷審核意見，對軟件資產處置申請表進行審批。審批通過后，軟件資產管理部門負責組織實施軟件資產的處置工作。（四）處置方式1.對于不再使用但仍有價值的軟件資產，可以進行內部調配或轉讓給其他有需求的部門使用。2.對于已報廢或無法使用的軟件資產，可以采取報廢銷毀、捐贈等方式進行處置。在處置過程中，應確保軟件資產中的敏感信息得到妥善處理，防止信息泄露。（五）處置記錄對軟件資產的處置情況進行詳細記錄，包括處置時間、處置方式、處置價格、處置結果等信息。處置記錄應妥善保存，以便日后查詢和審計。七、監督與檢查（一）定期檢查1.軟件資產管理部門定期對公司軟件資產的管理情況進行檢查，檢查內容包括軟件資產的采購、使用、維護、處置等方面。2.檢查方式可以采用實地檢查、查閱資料、問卷調查等方式進行。對檢查中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查審計部門不定期對公司軟件資產的管理情況進行抽查，重點檢查軟件資產管理制度的執行情況、軟件資產的安全狀況等。對抽查中發現的問題，及時下達審計整改通知書，要求相關部門限期整改。（三）考核與獎懲1.將軟件資產的管理情況納入公司各部門和人員的績效考核體系，對軟件資產管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對軟件資產管理不善的部門和個人進行批評教育，并視