公司票務訂購管理制度一、總則1.目的為了規范公司票務訂購行為，加強對票務訂購工作的管理，確保票務訂購的準確性、及時性和安全性，滿足公司業務發展和員工出行等需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務出差、培訓、會議等活動需要訂購的機票、火車票、汽車票、船票以及相關的票務代理服務等。3.基本原則合規性原則：嚴格遵守國家法律法規以及相關票務管理規定進行票務訂購。經濟性原則：在滿足出行需求的前提下，優先選擇性價比高的票務產品，降低公司票務成本。便捷性原則：確保票務訂購流程簡便快捷，不影響員工正常出行和工作安排。安全性原則：保障票務信息的安全，防止信息泄露和票務欺詐等情況發生。二、票務訂購職責分工1.行政部門負責制定和完善公司票務訂購管理制度，并監督制度的執行情況。匯總公司各部門的票務需求，統一與票務供應商進行溝通協調，爭取更優惠的價格和服務條款。對票務訂購過程中的異常情況進行協調處理，如航班延誤、車票丟失等問題。2.財務部門負責審核票務訂購費用的報銷憑證，確保費用支出符合公司財務規定。定期對票務訂購費用進行統計分析，為公司成本控制提供數據支持。3.使用部門根據工作需要，提前向行政部門提交票務訂購申請，明確出行時間、行程安排、票務類型等詳細信息。負責對所訂購票務的使用情況進行反饋，如行程變更等信息及時通知行政部門。4.員工個人按照公司規定的流程和要求，配合行政部門完成票務訂購申請的填寫和相關手續辦理。妥善保管所訂購的票務憑證，如有遺失應及時向行政部門報備并協助處理。三、票務訂購流程1.申請員工因公務需要訂購票務時，應提前填寫《票務訂購申請表》，詳細注明出行日期、出發地、目的地、行程安排、票務類型（如機票、火車票等）、預計返程日期等信息。申請表需經部門負責人審核簽字，確認出行的必要性和合理性后，提交至行政部門。2.審核行政部門收到員工的票務訂購申請后，對申請信息進行審核。重點審核出行目的是否符合公司業務需求、行程安排是否合理、票務類型選擇是否恰當等。如申請信息存在問題或不符合規定，行政部門應及時與員工溝通，要求其補充或修改相關信息，直至審核通過。3.預訂經審核通過的票務訂購申請，行政部門根據員工需求和票務市場情況，選擇合適的票務供應商進行預訂。在預訂過程中，應與供應商明確票務的價格、退改簽政策、出票時間等關鍵信息，并要求供應商提供相應的預訂確認憑證。對于機票預訂，優先選擇正規的航空公司官網或具有資質的票務代理平臺，確保票務來源可靠。4.確認與通知行政部門完成票務預訂后，應及時將預訂信息反饋給員工進行確認。確認內容包括票務的詳細信息（如航班號、車次、座位信息等）、價格、支付方式等。如員工對預訂信息有任何疑問或需要變更，應在規定時間內通知行政部門，行政部門及時與票務供應商協商處理。同時，行政部門應將票務預訂情況定期向財務部門報備，以便財務部門做好費用預算和核算準備。5.支付票務費用支付方式根據公司財務規定執行，一般可采用對公轉賬、公務卡支付等方式。員工應按照行政部門通知的支付方式和時間要求，及時完成票務費用的支付。支付完成后，將支付憑證提交給行政部門備案。財務部門在收到行政部門提交的票務費用支付申請和相關憑證后，進行審核支付。如發現支付信息有誤或不符合規定，應及時與行政部門和員工溝通處理。6.取票與報銷臨近出行日期，員工根據行政部門的通知及時取票。對于電子票，應妥善保存電子票信息；對于紙質票，應確保票面信息清晰、完整，無損壞或丟失。出行結束后，員工應在規定時間內按照公司財務報銷制度，將票務憑證及相關報銷單據整理齊全，提交至財務部門進行報銷。財務部門按照報銷流程對票務費用進行審核，審核通過后予以報銷。如發現報銷憑證存在問題或不符合報銷規定，有權拒絕報銷，并要求員工補充或更正相關信息。四、票務價格管理1.價格調研行政部門定期收集和分析票務市場價格信息，了解不同票務供應商的價格動態和優惠政策。關注各大節假日、旅游旺季等特殊時期的票務價格波動情況，為公司票務訂購提供參考依據。2.協議簽訂行政部門根據票務價格調研結果，選擇與優質的票務供應商簽訂合作協議。協議中應明確票務價格、服務標準、退改簽政策、結算方式等條款。通過與供應商建立長期穩定的合作關系，爭取更優惠的票務價格和更好的服務保障。3.價格審批對于超出公司規定價格范圍的票務訂購申請，行政部門應進行專項價格審批。價格審批需提交詳細的價格比較分析報告，說明選擇該票務的原因及價格合理性，經公司領導批準后方可執行。五、票務退改簽管理1.退改簽政策公司遵循票務供應商的退改簽政策執行，但員工應盡量提前規劃行程，減少因退改簽產生的額外費用。如因公司業務調整、不可抗力等特殊原因需要退改簽票務，員工應及時向行政部門提出申請，并提供相關證明材料。2.申請流程員工填寫《票務退改簽申請表》，詳細說明退改簽原因、原票務信息、擬退改簽的票務信息等內容。申請表經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門審核通過后，與票務供應商協商辦理退改簽手續，并及時將辦理結果反饋給員工。3.費用承擔因員工個人原因導致的票務退改簽，所產生的費用由員工自行承擔。因公司業務調整、不可抗力等原因導致的票務退改簽，按照以下原則處理：如退票費由公司承擔，行政部門應在辦理退票手續后，將退票費用支付給票務供應商，并做好相關費用的報銷和賬務處理。如需改簽產生的差價，根據實際情況由公司或員工承擔，具體由行政部門審核后確定。六、票務信息管理1.信息登記行政部門建立完善的票務信息登記臺賬，對每次票務訂購的詳細信息進行記錄，包括員工姓名、部門、出行日期、票務類型、票務信息（如航班號、車次等）、價格、支付方式、退改簽情況等。票務信息登記應及時、準確、完整，確保可追溯性。2.信息保密涉及票務訂購的員工個人信息和公司票務信息屬于保密范疇，相關工作人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露給無關人員。加強對票務信息存儲設備和系統的安全管理，采取必要的加密、備份等措施，防止信息丟失或被篡改。七、監督與檢查1.內部監督行政部門定期對公司票務訂購情況進行自查，檢查票務訂購流程是否合規、費用支出是否合理、信息登記是否準確等。財務部門對票務費用報銷進行定期審計，核實報銷憑證的真實性、合法性和完整性，發現問題及時督促整改。2.違規處理對于違反本制度規定的行為，如未經審批擅自訂購票務、虛報票務費用等，公司將視情節輕重給予