公司快遞訂單管理制度總則目的為加強公司快遞訂單管理，規(guī)范快遞業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，降低快遞成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要產(chǎn)生的快遞訂單管理。基本原則1.準確性原則：確保快遞信息填寫準確無誤，包括收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件人信息等，避免因信息錯誤導致快遞延誤、丟失或退回。2.及時性原則：根據(jù)工作需求和緊急程度，合理安排快遞寄發(fā)時間，確保文件、物品能夠及時送達目的地，不影響工作進展。3.成本控制原則：在保證快遞服務(wù)質(zhì)量的前提下，綜合考慮快遞費用、快遞速度等因素，選擇合適的快遞公司，優(yōu)化快遞路線，降低快遞成本。4.責任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在快遞訂單管理中的職責，做到責任到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。快遞訂單管理流程寄件申請1.填寫寄件申請表：各部門員工因工作需要寄發(fā)快遞時，應(yīng)填寫《快遞寄件申請表》，詳細注明寄件日期、寄件人姓名、部門、聯(lián)系電話、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、快遞內(nèi)容、預計重量、快遞緊急程度（分為普通、加急、特急）等信息。2.部門負責人審批：申請表填寫完畢后，交部門負責人進行審批。部門負責人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對寄件內(nèi)容、緊急程度等進行審核，確認無誤后簽字批準。對于涉及重要文件、大額物品或特殊事項的快遞寄件申請，部門負責人應(yīng)報上級領(lǐng)導審批。3.提交申請表：經(jīng)審批后的《快遞寄件申請表》交至行政部門快遞管理專員處。快遞選擇與下單1.快遞管理專員審核：行政部門快遞管理專員收到寄件申請表后，對申請表內(nèi)容進行審核，檢查信息是否完整、準確，審批手續(xù)是否齊全。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與寄件人溝通并要求補充或更正。2.選擇快遞公司：根據(jù)快遞內(nèi)容、目的地、重量、緊急程度等因素，快遞管理專員在公司合作的快遞公司范圍內(nèi)選擇合適的快遞公司。優(yōu)先選擇服務(wù)質(zhì)量好、價格合理、速度快的快遞公司。如遇特殊情況需要選擇其他快遞公司，應(yīng)報行政部門負責人批準。3.下單操作：快遞管理專員根據(jù)選定的快遞公司及寄件申請表信息，在快遞公司系統(tǒng)或平臺上下單，生成快遞單號，并將快遞單號記錄在《快遞寄件申請表》上。同時，打印快遞面單，將寄件人信息、收件人信息、快遞單號等填寫完整。物品包裝與交接1.寄件人包裝：寄件人按照快遞要求對寄件物品進行包裝。對于易碎物品，應(yīng)采取必要的防護措施，如使用泡沫、氣泡墊等進行包裹；對于液體、粉末等特殊物品，應(yīng)按照快遞公司規(guī)定進行包裝，并確保密封良好，防止泄漏。2.物品交接：寄件人包裝好物品后，將物品及填寫完整的快遞面單交至行政部門快遞管理專員處。快遞管理專員對物品進行核對，確認物品與快遞面單信息一致后，在《快遞寄件物品交接清單》上簽字接收。3.異常情況處理：如發(fā)現(xiàn)物品存在破損、變形、重量不符等異常情況，快遞管理專員應(yīng)及時與寄件人溝通，查明原因并采取相應(yīng)措施。如因物品問題導致快遞無法正常寄發(fā)，寄件人應(yīng)負責重新包裝或更換物品。快遞跟蹤與查詢1.快遞跟蹤：快遞管理專員負責對已寄發(fā)的快遞進行跟蹤。通過快遞公司提供的查詢系統(tǒng)或平臺，及時了解快遞的運輸狀態(tài)，包括收件人是否簽收等信息。如發(fā)現(xiàn)快遞出現(xiàn)延誤、退回等異常情況，應(yīng)立即與快遞公司聯(lián)系，查明原因并協(xié)調(diào)解決。2.信息反饋：快遞管理專員定期將快遞跟蹤信息反饋給寄件人，告知寄件人快遞的當前狀態(tài)。對于緊急快遞或重要文件，應(yīng)隨時關(guān)注快遞動態(tài)，及時向寄件人通報最新情況。3.收件確認：快遞送達目的地后，快遞管理專員應(yīng)及時與收件人聯(lián)系，確認收件人是否收到快遞及快遞物品是否完好無損。如收件人反饋存在問題，快遞管理專員應(yīng)與快遞公司協(xié)商處理，并將處理結(jié)果及時告知寄件人。費用結(jié)算與報銷1.快遞費用結(jié)算：快遞公司定期與公司進行快遞費用結(jié)算。快遞管理專員負責核對快遞費用明細，確保費用金額準確無誤。如發(fā)現(xiàn)費用存在疑問，應(yīng)及時與快遞公司溝通核實。2.費用報銷：各部門員工根據(jù)實際發(fā)生的快遞費用，填寫《費用報銷單》，并附上經(jīng)審批的《快遞寄件申請表》、快遞面單復印件等相關(guān)憑證。按照公司費用報銷流程，提交至財務(wù)部門進行報銷。財務(wù)部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。各部門職責行政部門1.負責制定和完善公司快遞訂單管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.設(shè)立快遞管理專員崗位，負責公司快遞訂單的統(tǒng)一管理，包括寄件申請審核、快遞公司選擇、下單操作、物品包裝與交接、快遞跟蹤與查詢、費用結(jié)算等工作。3.定期收集、整理公司快遞費用數(shù)據(jù)，與快遞公司進行費用結(jié)算，并配合財務(wù)部門做好快遞費用的報銷工作。4.協(xié)調(diào)解決快遞訂單管理過程中出現(xiàn)的問題，如快遞延誤、丟失、退回等異常情況，及時與快遞公司溝通協(xié)商，保障公司利益。各業(yè)務(wù)部門1.負責本部門快遞寄件申請的發(fā)起，確保填寫的寄件申請表信息真實、準確、完整，并按照規(guī)定流程進行審批。2.按照快遞要求對寄件物品進行包裝，確保物品安全運輸。3.配合行政部門快遞管理專員做好快遞訂單管理相關(guān)工作，及時提供必要的信息和協(xié)助。財務(wù)部門1.負責審核快遞費用報銷憑證，確保報銷手續(xù)合規(guī)、費用合理。2.按照公司財務(wù)制度，及時支付快遞費用，并做好快遞費用的賬務(wù)處理。快遞費用管理費用標準1.根據(jù)不同快遞公司的收費標準及市場行情，制定公司快遞費用指導價。快遞費用指導價根據(jù)快遞重量、目的地、快遞類型（普通、加急、特急）等因素進行劃分。2.各部門在寄發(fā)快遞時，應(yīng)盡量按照費用指導價選擇快遞公司和快遞服務(wù)，嚴格控制快遞費用支出。如因特殊情況需要超出費用指導價，應(yīng)提前報行政部門負責人批準。費用控制措施1.定期對公司快遞費用進行統(tǒng)計分析，對比各部門快遞費用支出情況，發(fā)現(xiàn)費用異常波動時，及時與相關(guān)部門溝通，查找原因并采取措施進行控制。2.鼓勵員工合理安排快遞寄發(fā)時間，集中寄件，以降低快遞成本。對于可以合并寄發(fā)的快遞物品，應(yīng)盡量合并包裝，減少快遞數(shù)量。3.加強與快遞公司的合作與談判，爭取更優(yōu)惠的快遞價格和服務(wù)條款。定期評估快遞公司的服務(wù)質(zhì)量和費用水平，如有必要，及時調(diào)整合作快遞公司。快遞安全管理信息安全1.嚴格保密快遞寄件人和收件人的信息，禁止泄露客戶隱私。快遞管理專員及相關(guān)工作人員在處理快遞訂單過程中，應(yīng)妥善保管客戶信息，不得將客戶信息用于非工作目的。2.加強對快遞信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置合理的用戶權(quán)限，防止信息被非法獲取或篡改。定期對快遞信息系統(tǒng)進行安全檢查和維護，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。物品安全1.寄件人應(yīng)對寄件物品的安全性負責，確保物品符合法律法規(guī)及快遞公司的相關(guān)規(guī)定。對于易燃易爆、有毒有害、違禁物品等，嚴禁通過快遞渠道寄發(fā)。2.在物品包裝過程中，應(yīng)采取有效的防護措施，確保物品在運輸過程中不受損壞。對于貴重物品或重要文件，建議進行保價運輸，以降低運輸風險。3.快遞管理專員在接收寄件物品時，應(yīng)仔細檢查物品包裝及外觀，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時與寄件人溝通處理。在快遞運輸過程中，如發(fā)生物品丟失、損壞等情況，應(yīng)按照快遞公司的賠償規(guī)定進行處理，并及時向寄件人反饋處理結(jié)果。考核與獎懲考核指標1.快遞信息準確性：考核寄件申請表及快遞面單信息填寫的準確性，包括收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件人信息等。統(tǒng)計因信息錯誤導致快遞延誤、退回等情況的次數(shù)。2.快遞及時性：根據(jù)快遞寄件申請表上注明的緊急程度，考核快遞是否按時寄發(fā)和送達。統(tǒng)計快遞延誤的次數(shù)及延誤時長。3.快遞費用控制：考核各部門快遞費用支出是否控制在預算范圍內(nèi)，對比實際快遞費用與費用指導價的差異情況。4.快遞服務(wù)質(zhì)量：通過收件人反饋、快遞跟蹤記錄等方式，考核快遞公司的服務(wù)質(zhì)量，包括快遞員服務(wù)態(tài)度、包裹完整性等方面。統(tǒng)計因快遞服務(wù)質(zhì)量問題引起的客戶投訴次數(shù)。獎勵措施1.對于在快遞訂單管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，給予表彰和獎勵。如及時發(fā)現(xiàn)并糾正快遞信息錯誤，避免公司遭受損失的；通過合理安排快遞寄發(fā)，有效降低快遞費用的；積極協(xié)調(diào)解決快遞異常問題，保障公司業(yè)務(wù)順利進行的等。2.設(shè)立快遞管理創(chuàng)新獎，鼓勵員工提出關(guān)于快遞訂單管理的合理化建議和創(chuàng)新方法，對提高工作效率、降低成本有顯著成效的建議或方法給予獎勵。懲罰措施1.對于因工作失誤導致快遞信息錯誤，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款等。2.對于未按照規(guī)定流程進行快遞寄件申請審批，擅自寄發(fā)快遞的，責令改正，并對相關(guān)責任人進行批評教育。3.對于因快遞費用控制不力，超出預算范圍較多的部門，對部門負責人進行