發(fā)票采購流程管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司發(fā)票采購流程，加強發(fā)票管理，確保發(fā)票的合法取得、安全使用及有效保管，保障公司財務工作的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及發(fā)票采購、使用、保管等相關工作的人員。3.基本原則合法性原則：發(fā)票采購必須遵循國家法律法規(guī)及稅務部門的相關規(guī)定。真實性原則：確保所采購發(fā)票信息真實、準確、完整，與實際業(yè)務相符。安全性原則：加強發(fā)票的保管，防止發(fā)票丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。效率性原則：在保證合規(guī)的前提下，優(yōu)化發(fā)票采購流程，提高工作效率。二、發(fā)票采購職責分工1.財務部負責制定發(fā)票采購計劃，根據(jù)公司業(yè)務需求合理確定發(fā)票種類及數(shù)量。統(tǒng)一辦理發(fā)票的采購、驗舊購新等手續(xù)。對發(fā)票的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保發(fā)票的正確使用和規(guī)范管理。負責發(fā)票的保管及歸檔工作，建立發(fā)票臺賬，記錄發(fā)票的購入、使用、結存等情況。2.各業(yè)務部門配合財務部做好發(fā)票需求的統(tǒng)計工作，及時向財務部反饋業(yè)務變化導致的發(fā)票需求變動。負責本部門發(fā)票的領用、開具及使用過程中的保管工作，按照規(guī)定正確開具發(fā)票，確保發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務實際相符。定期將已開具發(fā)票的存根聯(lián)及相關資料交回財務部進行核對和歸檔。3.行政部門協(xié)助財務部做好發(fā)票采購過程中的后勤保障工作，如運輸、安全保衛(wèi)等。負責辦公場所內(nèi)發(fā)票存放設施的配備及維護，確保發(fā)票存放環(huán)境安全、適宜。三、發(fā)票采購流程1.采購計劃制定財務部每月末根據(jù)公司當月及下月預計業(yè)務量，結合各類發(fā)票的使用頻率，編制下月度發(fā)票采購計劃。采購計劃應明確發(fā)票種類、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容。如因業(yè)務臨時變動導致發(fā)票需求大幅增加或減少，相關業(yè)務部門應及時通知財務部，財務部根據(jù)實際情況調整采購計劃。2.采購申請財務部發(fā)票管理人員根據(jù)采購計劃填寫發(fā)票采購申請表，詳細注明所需發(fā)票的種類、數(shù)量、申請采購日期等信息，并提交財務部負責人審核。財務部負責人對采購申請表進行審核，確認采購需求合理、發(fā)票種類及數(shù)量準確后，簽字批準申請。3.采購實施經(jīng)批準的采購申請由財務部發(fā)票管理人員負責辦理具體采購事宜。發(fā)票管理人員優(yōu)先選擇與公司簽訂合作協(xié)議的正規(guī)發(fā)票供應商進行采購。采購時應與供應商簽訂采購合同，明確發(fā)票的種類、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、雙方權利義務等條款。在采購過程中，發(fā)票管理人員應嚴格按照稅務部門規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，確保所采購發(fā)票的票面信息清晰、完整、準確，無錯格、壓線、缺聯(lián)等情況。發(fā)票管理人員應及時跟進采購進度，確保發(fā)票按時、足額交付公司。如遇供應商交貨延遲或發(fā)票質量問題等情況，應及時與供應商溝通協(xié)調，采取相應措施解決。4.驗收入庫發(fā)票到貨后，財務部發(fā)票管理人員會同行政部門相關人員共同對發(fā)票進行驗收。驗收內(nèi)容包括發(fā)票的數(shù)量、種類、票面信息、聯(lián)次完整性等。驗收合格后，發(fā)票管理人員在發(fā)票驗收單上簽字確認，并將發(fā)票妥善保管于公司指定的發(fā)票存放地點。發(fā)票存放地點應具備安全防盜、防火、防潮等條件。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在數(shù)量短缺、票面信息錯誤、聯(lián)次不全等問題，發(fā)票管理人員應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或補足發(fā)票。如因供應商原因導致的損失，由供應商承擔相應責任。四、發(fā)票領用與開具1.領用管理各業(yè)務部門因業(yè)務需要領用發(fā)票時，應填寫發(fā)票領用申請表，注明領用發(fā)票的種類、數(shù)量、預計使用時間等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對領用申請進行審核，確認領用需求合理后，簽字批準申請。業(yè)務部門憑經(jīng)批準的發(fā)票領用申請表到財務部領取發(fā)票。財務部發(fā)票管理人員按照申請表上的信息發(fā)放發(fā)票，并在發(fā)票領用登記簿上登記領用部門、領用人、發(fā)票種類、數(shù)量、領用日期等內(nèi)容。領用人應在發(fā)票領用登記簿上簽字確認，確保所領發(fā)票數(shù)量、種類準確無誤。2.開具規(guī)定業(yè)務部門在開具發(fā)票時，必須嚴格按照國家稅收法律法規(guī)及稅務部門的相關規(guī)定進行操作。開具發(fā)票前，業(yè)務人員應仔細核對客戶信息、業(yè)務內(nèi)容、金額等，確保發(fā)票內(nèi)容真實、準確、完整。發(fā)票開具內(nèi)容應與實際業(yè)務相符，不得虛開發(fā)票。發(fā)票應按照規(guī)定的格式和順序開具，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋公司發(fā)票專用章。發(fā)票專用章應按照稅務部門規(guī)定的樣式和規(guī)格刻制、使用和保管。開具發(fā)票過程中如發(fā)生填開錯誤、銷貨退回等情況，應按照稅務部門規(guī)定的作廢或紅沖流程進行處理。作廢發(fā)票應全聯(lián)次留存，并注明“作廢”字樣；紅沖發(fā)票應按照規(guī)定填寫紅字發(fā)票信息表，經(jīng)稅務機關審核通過后開具紅字發(fā)票。業(yè)務部門應建立發(fā)票開具臺賬，詳細記錄發(fā)票開具日期、客戶名稱、發(fā)票號碼、金額、稅額等信息，確保發(fā)票開具情況可追溯。五、發(fā)票保管1.財務部保管財務部負責公司發(fā)票的統(tǒng)一保管工作。發(fā)票應存放在專門的保險柜或文件柜中，保險柜或文件柜應具備良好的防盜、防火、防潮性能。財務部應設置發(fā)票保管臺賬，詳細記錄發(fā)票的購入、領用、開具、作廢、紅沖、結存等情況。發(fā)票保管臺賬應定期與實際庫存發(fā)票進行核對，確保賬實相符。對于已開具發(fā)票的存根聯(lián)及相關資料，財務部應按照稅務部門規(guī)定的保管期限進行妥善保管。保管期限屆滿后，經(jīng)稅務機關批準，方可按照規(guī)定程序銷毀。2.業(yè)務部門保管各業(yè)務部門在領用發(fā)票后，應指定專人負責本部門發(fā)票的保管工作。發(fā)票應存放在安全、干燥、通風的地方，防止發(fā)票受潮、發(fā)霉、變質等情況發(fā)生。業(yè)務部門應建立本部門發(fā)票保管明細臺賬，記錄發(fā)票的領用、開具、結存等情況，并定期與財務部核對，確保賬賬相符。業(yè)務部門在發(fā)票保管過程中如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜、損毀等情況，應立即報告財務部，并協(xié)助財務部采取相應措施進行處理，如向稅務機關掛失、登報聲明作廢等。六、發(fā)票驗舊購新1.驗舊規(guī)定公司在辦理發(fā)票購新手續(xù)前，必須按照稅務部門規(guī)定進行發(fā)票驗舊。財務部發(fā)票管理人員負責收集各業(yè)務部門已開具發(fā)票的存根聯(lián)及相關資料，按照稅務機關要求進行整理、裝訂。驗舊資料應包括發(fā)票存根聯(lián)、發(fā)票開具清單、紅字發(fā)票信息表及紅字發(fā)票等。發(fā)票開具清單應詳細記錄每張發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、客戶名稱、金額、稅額等信息。財務部發(fā)票管理人員將整理好的驗舊資料報送稅務機關進行驗舊。驗舊通過后，稅務機關在發(fā)票領購簿上進行驗舊記錄。2.購新流程發(fā)票驗舊完成后，財務部發(fā)票管理人員根據(jù)公司業(yè)務需求及發(fā)票庫存情況，填寫發(fā)票購新申請表。發(fā)票購新申請表經(jīng)財務部負責人審核批準后，由發(fā)票管理人員攜帶發(fā)票領購簿、稅務登記證副本、經(jīng)辦人身份證明等資料到稅務機關辦理發(fā)票購新手續(xù)。稅務機關根據(jù)公司的驗舊情況及納稅信用等級等因素，核定可購發(fā)票的種類、數(shù)量。發(fā)票管理人員按照核定結果購買發(fā)票，并將新購發(fā)票帶回公司驗收入庫。七、發(fā)票檢查與監(jiān)督1.內(nèi)部檢查財務部定期對公司發(fā)票的采購、使用、保管等情況進行內(nèi)部檢查。檢查內(nèi)容包括發(fā)票采購計劃的執(zhí)行情況、發(fā)票領用及開具的合規(guī)性、發(fā)票保管的安全性、發(fā)票驗舊購新的及時性等。內(nèi)部檢查可采用實地盤點、查閱臺賬、抽查發(fā)票存根聯(lián)及相關資料等方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。各業(yè)務部門應配合財務部的內(nèi)部檢查工作，如實提供相關資料和信息。2.稅務機關監(jiān)督公司應積極配合稅務機關的監(jiān)督檢查工作，按照稅務機關要求及時提供發(fā)票相關資料。對于稅務機關在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應認真對待，及時整改，并按照稅務機關的要求進行處理。如因違反發(fā)票管理規(guī)定導致的稅務處罰等后果，由相關責任部門和責任人承擔。八、違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，在發(fā)票采購、使用、保管等過程中存在以下行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予相應處罰：未按規(guī)定制定發(fā)票采購計劃，導致發(fā)票供應不足或積壓的，對相關責任人給予警告處分。未按規(guī)定申請、采購發(fā)票，私自購買發(fā)票的，對責任人予以辭退，并追究其法律責任。未按規(guī)定開具發(fā)票，虛開發(fā)票或開具與實際業(yè)務不符發(fā)票的，對責任人予以辭退，并依法移送司法機關處理。未按規(guī)定保管發(fā)票，導致發(fā)票丟失、被盜、損毀的，對責任人給予記過處分，并責令其賠償相應損失