外包物流發貨管理制度一、總則（一）目的為了規范公司外包物流發貨流程，確保貨物準確、及時、安全地送達客戶手中，提高客戶滿意度，降低物流成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有通過外包物流方式發貨的業務活動，包括但不限于成品發貨、原材料發貨等。（三）基本原則1.準確性原則：確保發貨信息準確無誤，包括貨物數量、規格、型號、收貨地址等，避免因信息錯誤導致的貨物延誤、錯發等問題。2.及時性原則：按照客戶要求的時間節點安排發貨，確保貨物按時送達，提高客戶滿意度。3.安全性原則：在物流運輸過程中，采取必要的措施確保貨物安全，防止貨物損壞、丟失等情況發生。4.成本效益原則：在保證發貨質量和服務水平的前提下，合理控制物流成本，提高公司經濟效益。二、職責分工（一）銷售部門1.負責接收客戶訂單，審核訂單信息的完整性和準確性，并及時將訂單信息傳遞給物流部門。2.與客戶溝通發貨時間、發貨方式等相關事宜，確保客戶對發貨安排滿意。3.跟蹤訂單發貨情況，及時處理客戶關于發貨的疑問和投訴。（二）物流部門1.根據銷售部門傳遞的訂單信息，選擇合適的外包物流供應商，并簽訂物流服務合同。2.負責與外包物流供應商協調發貨事宜，包括貨物包裝、運輸安排、物流費用結算等。3.跟蹤貨物運輸狀態，及時掌握貨物運輸情況，如發現異常情況及時通知相關部門處理。4.負責物流費用的核算和報銷工作。（三）倉庫管理部門1.負責按照訂單要求準備貨物，確保貨物數量準確、質量合格，并做好貨物的標識和記錄。2.協助物流部門進行貨物的包裝、裝卸等工作，確保貨物在運輸過程中不受損壞。3.負責倉庫貨物的盤點和管理工作，確保賬實相符。（四）財務部門1.負責審核物流費用的報銷憑證，確保費用支出合理合規。2.與物流部門核對物流費用賬目，及時支付物流費用。3.對物流成本進行核算和分析，為公司決策提供數據支持。三、發貨流程（一）訂單接收與審核1.銷售部門收到客戶訂單后，對訂單信息進行審核，包括客戶名稱、收貨地址、聯系電話、貨物明細、數量、價格等。如發現訂單信息不完整或不準確，及時與客戶溝通確認。2.審核無誤后，銷售部門將訂單信息錄入公司銷售管理系統，并將訂單副本傳遞給物流部門。（二）物流供應商選擇1.物流部門根據訂單貨物的性質、數量、運輸距離、客戶要求等因素，選擇合適的外包物流供應商。選擇時應綜合考慮物流供應商的信譽、服務質量、運輸價格、運輸能力等因素。2.與選定的物流供應商簽訂物流服務合同，明確雙方的權利和義務，包括貨物運輸要求、運輸時間、運輸費用、貨物保險、違約責任等條款。（三）貨物準備1.倉庫管理部門根據訂單要求，準備貨物。在準備貨物過程中，應嚴格按照貨物的存儲要求進行操作，確保貨物質量不受影響。2.對準備好的貨物進行核對，確保貨物數量準確、質量合格，并做好貨物的標識和記錄。標識內容應包括貨物名稱、規格、型號、數量、收貨地址等信息。（四）貨物包裝1.根據貨物的性質和運輸要求，物流部門指導倉庫管理部門對貨物進行包裝。包裝應符合國家相關標準和物流供應商的要求，確保貨物在運輸過程中不受損壞。2.對于易碎、易損、易燃、易爆等特殊貨物，應采取特殊的包裝措施，并在包裝上標明警示標識。（五）發貨通知1.物流部門根據訂單發貨時間要求，提前向物流供應商發送發貨通知，明確貨物的名稱、規格、型號、數量、發貨時間、發貨地點、收貨地址等信息。2.發貨通知應采用書面形式或電子形式發送給物流供應商，并要求物流供應商確認收到通知。（六）貨物交接1.倉庫管理部門按照發貨通知的要求，將貨物交付給物流供應商。在貨物交接過程中，雙方應共同對貨物的數量、質量、包裝等進行核對，并填寫貨物交接清單。2.貨物交接清單應包括貨物名稱、規格、型號、數量、包裝情況、交接時間、交接地點、交接雙方簽字等內容。貨物交接清單一式兩份，雙方各執一份。（七）運輸跟蹤1.物流部門負責跟蹤貨物運輸狀態，及時掌握貨物運輸情況。可通過物流供應商提供的物流信息系統、電話查詢等方式進行跟蹤。2.如發現貨物運輸過程中出現異常情況，如延誤、損壞、丟失等，物流部門應及時通知相關部門處理，并與物流供應商協商解決方案。（八）貨物簽收1.貨物送達客戶指定地點后，物流供應商應要求客戶在貨物簽收單上簽字確認。貨物簽收單應包括貨物名稱、規格、型號、數量、收貨地址、簽收時間、簽收人等內容。2.物流供應商應及時將貨物簽收單反饋給物流部門，物流部門再將貨物簽收情況反饋給銷售部門。銷售部門負責與客戶核對貨物簽收情況，如發現問題及時處理。四、物流費用管理（一）費用核算1.物流部門根據與物流供應商簽訂的物流服務合同，按照實際發生的物流費用進行核算。物流費用包括運輸費用、包裝費用、裝卸費用、保險費用等。2.物流費用核算應準確、及時，確保費用數據的真實性和完整性。核算過程中應嚴格按照公司財務制度的規定進行操作。（二）費用報銷1.物流部門在完成貨物運輸后，應及時整理物流費用報銷憑證，包括物流服務合同、發貨通知、貨物交接清單、貨物簽收單、運輸發票等。2.將整理好的報銷憑證提交給財務部門審核。財務部門按照公司財務制度的規定對報銷憑證進行審核，審核無誤后予以報銷。（三）費用控制1.公司建立物流費用預算管理制度，對物流費用進行預算控制。物流部門應根據公司業務發展情況和歷史物流費用數據，編制年度物流費用預算，并報公司領導審批。2.在物流費用發生過程中，物流部門應嚴格按照預算控制物流費用支出，如發現費用超支情況，應及時分析原因并采取措施進行調整。3.定期對物流費用進行分析和評估，總結經驗教訓，不斷優化物流發貨流程，降低物流成本。五、貨物保險管理（一）保險購買1.根據貨物的價值、運輸風險等因素，物流部門決定是否為貨物購買保險。如需要購買保險，應選擇合適的保險公司，并按照保險公司的要求辦理保險手續。2.在購買貨物保險時，應明確保險金額、保險范圍、保險期限等條款，確保貨物在運輸過程中的風險得到有效保障。（二）保險理賠1.如貨物在運輸過程中發生保險事故，物流部門應及時通知保險公司，并按照保險公司的要求提供相關證明材料，如貨物損失清單、運輸記錄、事故報告等。2.協助保險公司進行理賠工作，跟蹤理賠進度，確保公司能夠及時獲得保險賠償。六、異常情況處理（一）貨物延誤1.如因物流供應商原因導致貨物延誤，物流部門應及時與物流供應商溝通，了解延誤原因，并要求物流供應商采取措施盡快安排貨物運輸。2.同時，物流部門應將貨物延誤情況通知銷售部門，由銷售部門與客戶溝通解釋，爭取客戶的理解和支持。如因貨物延誤給客戶造成損失，公司應按照合同約定承擔相應的賠償責任。（二）貨物損壞1.如貨物在運輸過程中發生損壞，物流部門應及時通知物流供應商，并要求物流供應商到現場查看貨物損壞情況。2.同時，物流部門應拍照記錄貨物損壞情況，并填寫貨物損壞報告。貨物損壞報告應包括貨物名稱、規格、型號、數量、損壞情況、運輸單號、運輸時間、運輸路線等信息。3.與物流供應商協商貨物損壞賠償事宜，如協商不成，可通過法律途徑解決。同時，物流部門應及時安排補貨或換貨，確保客戶能夠按時收到貨物。（三）貨物丟失1.如貨物在運輸過程中丟失，物流部門應立即報警，并通知物流供應商。同時，物流部門應配合警方和物流供應商進行調查，提供相關線索和證據。2.與物流供應商協商貨物丟失賠償事宜，如協商不成，可通過法律途徑解決。同時，物流部門應及時安排補貨或換貨，確保客戶能夠按時收到貨物。七、監督與考核（一）監督機制1.公司建立外包物流發貨監督機制，定期對物流發貨流程進行檢查和評估。檢查內容包括訂單接收與審核、物流供應商選擇、貨物準備、包裝、發貨通知、貨物交接、運輸跟蹤、貨物簽收、物流費用管理、貨物保險管理、異常情況處理等環節。2.對檢查中發現的問題及時進行整改，