辦公物品行政管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公物品的管理，規范辦公物品的采購、使用、保管及報廢等流程，合理控制辦公費用，提高辦公效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.按需配置原則：根據工作實際需要，合理配置辦公物品，避免浪費。2.歸口管理原則：辦公物品的采購、發放、管理等工作由行政部門統一歸口負責。3.勤儉節約原則：倡導節約使用辦公物品，降低公司運營成本。4.責任到人原則：明確辦公物品使用人員的責任，確保辦公物品的正常使用和妥善保管。二、辦公物品的分類及標準（一）辦公家具包括辦公桌、辦公椅、文件柜、會議桌椅等。（二）辦公設備1.電腦及周邊設備：臺式電腦、筆記本電腦、打印機、復印機、掃描儀、傳真機、投影儀、音響設備等。2.網絡設備：路由器、交換機等。3.其他設備：碎紙機、裝訂機、考勤機等。（三）辦公用品1.文具類：筆、筆記本、文件夾、檔案袋、訂書機、膠水、計算器等。2.紙張類：打印紙、復印紙、便簽紙、傳真紙等。3.辦公耗材：墨盒、硒鼓、碳粉、色帶等。4.辦公生活用品：紙杯、茶葉、咖啡、抽紙、洗手液等。（四）通訊設備手機、固定電話等。（五）其他物品如綠植、清潔用品等。三、辦公物品的采購（一）采購計劃1.各部門應根據工作需要，提前制定辦公物品采購計劃，填寫《辦公物品采購申請表》，詳細注明所需物品的名稱、規格、數量、預計采購時間等信息。2.采購計劃應經部門負責人審核簽字后，報行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到各部門的采購申請后，進行匯總整理，并根據庫存情況進行初步審核。2.對于金額較小（[具體金額標準]以下）的采購申請，由行政部門負責人審批；對于金額較大（[具體金額標準]及以上）的采購申請，需報公司分管領導審批。（三）采購實施1.經審批后的采購申請，行政部門負責組織采購。采購人員應選擇信譽良好、質量可靠、價格合理的供應商進行采購。2.采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款，確保采購過程的合法性和規范性。3.對于批量采購的辦公物品，應采取招標、詢價、比價等方式，選擇最優供應商，降低采購成本。（四）采購驗收1.辦公物品到貨后，采購人員應及時通知行政部門及相關使用部門進行驗收。2.驗收人員應按照采購合同及相關標準，對采購物品的數量、規格、質量等進行仔細核對，確保采購物品符合要求。3.對于驗收合格的辦公物品，驗收人員應在《辦公物品驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的辦公物品，應及時與供應商聯系退換貨事宜，并做好記錄。四、辦公物品的發放（一）發放原則1.按需發放原則：根據員工的工作需要和崗位要求，合理發放辦公物品。2.定期發放原則：對于常用的辦公物品，如文具、紙張等，實行定期發放制度。3.以舊換新原則：對于部分辦公耗材，如墨盒、硒鼓等，實行以舊換新制度。（二）發放流程1.行政部門根據采購驗收情況，將辦公物品入庫登記，并建立庫存臺賬。2.各部門員工如需領取辦公物品，應填寫《辦公物品領用申請表》，注明所需物品的名稱、規格、數量等信息，經部門負責人簽字后，到行政部門領取。3.行政部門發放人員根據《辦公物品領用申請表》，按照庫存情況進行發放，并在《辦公物品領用登記表》上做好記錄，由領取人簽字確認。4.對于貴重辦公設備及價值較高的辦公用品，如電腦、打印機等，發放時應要求領取人在《辦公設備/辦公用品領用責任書》上簽字，明確使用責任。五、辦公物品的使用與保管（一）使用規范1.員工應按照辦公物品的使用說明和操作規程正確使用辦公物品，避免因使用不當造成損壞。2.嚴禁將辦公物品用于私人用途，如將公司電腦帶回家使用、將辦公用品私自帶出公司等。3.對于共享的辦公設備和辦公用品，如會議室桌椅、復印機等，使用后應及時清理歸位，保持整潔。（二）保管責任1.員工對所領用的辦公物品負有保管責任，應妥善保管，防止丟失、損壞或被盜。2.對于貴重辦公設備及價值較高的辦公用品，如電腦、打印機等，使用部門應指定專人負責保管，并做好日常維護和保養工作。3.行政部門應定期對辦公物品的保管情況進行檢查，發現問題及時督促相關人員進行整改。（三）損壞維修1.辦公物品如因正常使用出現損壞，使用人員應及時向行政部門報告。行政部門根據損壞情況，聯系專業維修人員進行維修，并做好維修記錄。2.如辦公物品因使用人員故意或重大過失造成損壞，使用人員應照價賠償。（四）丟失賠償辦公物品如因保管不善丟失，使用人員應照價賠償。如因不可抗力等特殊原因導致辦公物品丟失，經行政部門核實后，可酌情處理。六、辦公物品的盤點與清查（一）盤點周期1.行政部門應定期對辦公物品進行盤點，每月進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。2.遇有人員調動、部門調整等情況，應及時進行臨時盤點。（二）盤點內容1.核對辦公物品的實際數量與庫存臺賬是否一致。2.檢查辦公物品的使用狀況，是否存在損壞、丟失等情況。3.清理閑置、廢舊辦公物品，提出處理意見。（三）盤點報告1.每次盤點結束后，行政部門應編制《辦公物品盤點報告》，詳細記錄盤點情況，包括盤點時間、盤點范圍、盤點結果等。2.對于盤點中發現的問題，如賬實不符、物品損壞等，應分析原因，提出整改措施，并及時上報公司領導。七、辦公物品的報廢與處理（一）報廢條件1.辦公物品已超過使用年限，且無法正常使用或維修的。2.辦公物品因技術更新、設備升級等原因，已被淘汰不再適用的。3.辦公物品因自然災害、意外事故等原因導致損壞，無法修復的。（二）報廢申請1.使用部門或保管人員發現辦公物品符合報廢條件時，應填寫《辦公物品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物品名稱、規格、數量等信息，并附上相關證明材料，如照片、維修記錄等。2.《辦公物品報廢申請表》經部門負責人審核簽字后，報行政部門。（三）報廢審批1.行政部門收到報廢申請后，組織相關人員進行鑒定，核實情況屬實后，填寫鑒定意見。2.對于金額較小（[具體金額標準]以下）的辦公物品報廢申請，由行政部門負責人審批；對于金額較大（[具體金額標準]及以上）的辦公物品報廢申請，需報公司分管領導審批。（四）報廢處理1.經審批同意報廢的辦公物品，行政部門應及時進行處理。對于可回收利用的廢舊物品，應聯系專業回收公司進行回收處理；對于不可回收利用的廢舊物品，應按照環保要求進行妥善處理，如集中銷毀等。2.報廢處理過程中，應做好記錄，包括報廢物品名稱、數量、處理方式、處理時間等信息。八、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門負責對辦公物品的采購、發放、使用、保管、盤點、報廢等全過程進行監督檢查，確保制度的有效執行。2.公司審計部門定期對辦公物品管理情況進行審計，發現問題及時督促整改。（二）考核辦法1.將辦公物品管理納入員工績效考核體系，對辦公物品管理工作表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對違反本制度的部門和個人進行批評教育，并視情節輕重給予相應的處