公司文員資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準確性、安全性和保密性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體文員及涉及資料管理工作的相關人員。（三）基本原則1.集中管理原則：公司各類資料實行集中統一管理，由專門的資料管理部門或人員負責。2.分類歸檔原則：按照資料的性質、類別、時間等因素進行分類整理，便于查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止資料泄露、丟失或損壞。4.規范操作原則：明確資料管理的流程和操作規范，確保各項工作有序進行。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發布的各類通知、決定、報告、請示、會議紀要等。2.人事檔案類：員工個人基本信息、入職離職手續、考勤記錄、績效考核、培訓檔案等。3.財務資料類：財務報表、賬目憑證、預算計劃、審計報告等。4.業務合同類：公司與客戶簽訂的各類合同、協議、訂單等。5.技術文檔類：產品研發資料、技術方案、圖紙、工藝文件等。6.市場資料類：市場調研報告、營銷策劃方案、宣傳資料等。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他各類資料。（二）編號規則1.行政文件類：以“XZ”開頭，后面依次為年份、月份、文件序號，如“XZ202305001”。2.人事檔案類：以“RS”開頭，后面依次為員工工號、檔案類別代碼、順序號，如“RS00101001”，其中檔案類別代碼可根據實際情況自行設定，如01表示基本信息，02表示考勤記錄等。3.財務資料類：以“CW”開頭，后面依次為年份、資料類別代碼、順序號，如“CW202302001”，資料類別代碼可根據財務科目等設定。4.業務合同類：以“HT”開頭，后面依次為年份、合同類別代碼、順序號，如“HT202303001”，合同類別代碼可按業務類型設定。5.技術文檔類：以“JS”開頭，后面依次為年份、項目代碼、文檔類別代碼、順序號，如“JS20230102001”，項目代碼和文檔類別代碼根據實際情況確定。6.市場資料類：以“SC”開頭，后面依次為年份、資料類別代碼、順序號，如“SC202304001”，資料類別代碼可按市場活動等分類。7.其他資料類：以“QT”開頭，后面依次為年份、資料類別代碼、順序號，如“QT202306001”，資料類別代碼自行定義。三、資料收集與整理（一）資料收集1.各部門應指定專人負責本部門資料的收集工作，確保資料的及時、完整。2.對于外來文件、信函、傳真等資料，文員應及時簽收，并按要求進行登記和分發。3.在業務活動中產生的各類資料，相關人員應在規定時間內提交給文員進行整理。（二）資料整理1.文員收到資料后，應按照分類標準進行初步整理，去除重復、無效的資料。2.對收集到的資料進行編號，確保編號的唯一性和系統性。3.按照分類順序將資料放入相應的文件夾或檔案盒中，并在文件夾或檔案盒上標明類別、編號、日期等信息。4.對于電子資料，應建立相應的文件夾結構，按照分類進行存儲，并命名規范，便于查找。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.紙質資料：應存放在專門的檔案室或文件柜中，保持通風、干燥，防止受潮、發霉、蟲蛀等。2.電子資料：應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。備份數據應存儲在不同的物理位置，如外部硬盤、磁帶等。（二）保管責任1.資料管理部門或人員負責資料的日常保管工作，確保資料的安全和完整。2.定期對資料進行檢查和盤點，發現問題及時處理，并做好記錄。3.對于重要資料，應采取加密、限制訪問等安全措施，防止資料泄露。（三）借閱與歸還1.借閱申請：因工作需要借閱資料的人員，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等信息，經所在部門負責人簽字批準后，到資料管理部門辦理借閱手續。2.借閱期限：一般資料的借閱期限不得超過[X]個工作日，重要資料的借閱期限根據實際情況另行確定，但最長不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.歸還要求：借閱人員應在規定的借閱期限內歸還資料，歸還時應確保資料的完整性和準確性。如發現資料有損壞、丟失等情況，應及時報告資料管理部門，并按照規定進行賠償。（四）查閱與復印1.查閱申請：因工作需要查閱資料的人員，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱時間、查閱用途等信息，經所在部門負責人簽字批準后，到資料管理部門查閱。2.查閱限制：查閱資料時，應在資料管理部門指定的地點進行，不得擅自將資料帶出。查閱人員不得在資料上涂改、標記、污損等。3.復印規定：如需復印資料，應填寫《資料復印申請表》，注明復印資料的名稱、編號、復印份數等信息，經所在部門負責人簽字批準后，到資料管理部門辦理復印手續。復印資料應按照公司規定的收費標準支付費用。五、資料使用與更新（一）資料使用1.公司員工在工作中應合理使用公司資料，不得擅自將資料用于與工作無關的目的。2.在引用公司資料時，應注明資料的來源和出處，確保資料的合法使用。（二）資料更新1.各部門應定期對本部門所負責的資料進行更新，確保資料的時效性和準確性。2.對于業務發生變化、政策調整等原因導致資料需要更新的，相關人員應及時將更新后的資料提交給文員進行整理和歸檔。3.資料管理部門應定期對公司所有資料進行全面審查，發現問題及時通知相關部門進行更新。六、資料保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等重要資料，應嚴格保密，限制知悉范圍。2.與資料管理相關的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.在資料存儲、傳輸、使用過程中，應采取加密、訪問控制等安全措施，防止資料泄露。（二）安全防范1.加強檔案室、資料存儲場所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設備。2.定期對資料存儲設備進行維護和檢查，確保設備的正常運行。3.對電子資料的訪問應進行權限管理，設置不同的用戶角色和權限，防止未經授權的訪問。（三）應急處理1.制定資料安全應急預案，明確在資料丟失、損壞、泄露等情況下的應急處理流程和責任人員。2.定期對應急預案進行演練，提高應對突發事件的能力。3.如發生資料安全事故，應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。七、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過保存期限，且無繼續保存價值的。2.資料因各種原因已失去真實性、完整性，無法使用的。3.公司決定不再需要的資料。（二）銷毀程序1.由資料管理部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.經公司相關領導審批同意后，由資料管理部門負責組織實施資料銷毀工作。3.資料銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復。4.在資料銷毀過程中，應安排專人進行監督，并做好記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、方式、監督人員等。5.銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對資料管理工作進行監督檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、存儲、保管、使用、更新、保密等方面。2.資料管理部門應定期對自身工作進行自查，發現問題及時整改，并向公司提交自查報告。（二）考核評價1.將資料管理工作納入員工績效考核體系，對資料管理相關人員的工作表現進行考核評價。2.考核指標包括資料的完整性、準確性、及時性、保密性等方面，具體考核標準由公