宣傳資料糧倉管理制度總則目的本制度旨在規范公司宣傳資料糧倉的管理，確保宣傳資料的安全存儲、合理使用與有效流轉，為公司的市場推廣和品牌建設提供有力支持。適用范圍本制度適用于公司內所有涉及宣傳資料存儲、使用及管理的部門和人員。基本原則1.安全第一原則：確保宣傳資料在存儲和使用過程中的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發生。2.規范管理原則：建立標準化的管理流程，明確各環節的職責和操作規范，提高管理效率。3.合理使用原則：根據工作需要，合理調配宣傳資料，避免浪費和濫用。4.及時更新原則：隨著公司業務發展和市場變化，及時更新宣傳資料內容，確保其時效性和準確性。宣傳資料的分類與編號分類1.產品宣傳資料：包括產品手冊、產品說明書、產品宣傳單頁等，用于介紹公司各類產品的特點、功能、優勢等。2.企業形象宣傳資料：如公司簡介、宣傳畫冊、海報、視頻等，展示公司的整體形象、發展歷程、企業文化等。3.活動宣傳資料：針對公司舉辦的各類活動，制作的活動海報、邀請函、活動手冊等。4.行業資料：收集整理的與行業相關的報告、研究資料、動態資訊等，為公司決策提供參考。編號為便于宣傳資料的管理和查詢，對每類宣傳資料進行統一編號。編號規則如下：1.編號組成：由字母和數字組成，共[X]位。2.具體含義：前[X]位表示資料類別，如“CP”代表產品宣傳資料，“QY”代表企業形象宣傳資料，“HD”代表活動宣傳資料，“HY”代表行業資料。中間[X]位為順序號，按照資料入庫時間先后順序依次編排。最后[X]位為版本號，每次資料更新后依次遞增。例如：“CP00101”表示產品宣傳資料中的第1份，版本為01版。宣傳資料的采購與入庫采購申請各部門根據工作需要，填寫《宣傳資料采購申請表》，詳細注明所需資料的類別、名稱、規格、數量、用途等信息，并提交至市場部。采購審批市場部對采購申請進行審核，確認需求的合理性和必要性。審核通過后，提交至分管領導審批。分管領導審批同意后，交由采購部門負責采購。采購執行采購部門按照審批后的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，要嚴格把控質量，確保所采購的宣傳資料符合公司要求。入庫驗收宣傳資料到貨后，由倉庫管理人員進行驗收。驗收內容包括資料的數量、規格、質量、版本等是否與采購申請一致。驗收合格后，填寫《宣傳資料入庫單》，辦理入庫手續。入庫單應詳細記錄資料的編號、名稱、規格、數量、供應商等信息。宣傳資料的存儲存儲環境宣傳資料應存儲在干燥、通風、防潮、防蟲的倉庫內，溫度和濕度應保持在適宜的范圍內。倉庫內應配備必要的消防設備和安全設施，確保資料存儲安全。存儲方式1.分類存放：按照宣傳資料的類別進行分區存放，不同類別的資料應放置在不同的貨架或區域，便于查找和管理。2.標識清晰：在每個存放區域和貨架上，應設置明顯的標識牌，標明資料的類別、編號、名稱等信息。3.上架擺放：宣傳資料應整齊上架擺放，遵循從左到右、從上到下的順序，確保排列有序，便于查看和取用。庫存盤點1.定期盤點：倉庫管理人員應定期對宣傳資料進行盤點，每月至少進行一次全面盤點，確保賬實相符。2.盤點記錄：盤點過程中，要詳細記錄盤點結果，包括資料的編號、名稱、數量、實際存放位置等信息。如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫《宣傳資料盤盈盤虧報告表》，上報相關部門處理。宣傳資料的使用使用申請各部門因工作需要使用宣傳資料時，應填寫《宣傳資料使用申請表》，注明資料的編號、名稱、數量、使用用途、預計歸還時間等信息，并提交至倉庫管理人員。使用審批倉庫管理人員對使用申請進行審核，確認資料庫存情況和使用需求的合理性。審核通過后，提交至部門負責人審批。部門負責人審批同意后，倉庫管理人員方可發放宣傳資料。資料發放倉庫管理人員按照審批后的使用申請表，發放宣傳資料，并在《宣傳資料發放登記表》上記錄發放日期、領取部門、領取人、資料編號、名稱、數量等信息。領取人應在登記表上簽字確認。使用歸還使用完畢后，領取人應及時將宣傳資料歸還至倉庫。倉庫管理人員在驗收資料完好無損后，辦理歸還手續，并在發放登記表上注明歸還日期。如發現資料有損壞或丟失的情況，領取人應照價賠償。宣傳資料的借閱借閱申請因工作需要借閱宣傳資料的人員，應填寫《宣傳資料借閱申請表》，注明借閱資料的編號、名稱、數量、借閱用途、預計歸還時間等信息，并提交至倉庫管理人員。借閱審批倉庫管理人員對借閱申請進行審核，確認借閱需求的合理性和必要性。審核通過后，提交至部門負責人審批。部門負責人審批同意后，倉庫管理人員方可辦理借閱手續。借閱登記倉庫管理人員在辦理借閱手續時，應在《宣傳資料借閱登記表》上記錄借閱日期、借閱人、資料編號、名稱、數量、預計歸還時間等信息。借閱人應在登記表上簽字確認。借閱歸還借閱人應按照預計歸還時間及時歸還宣傳資料。倉庫管理人員在驗收資料完好無損后，辦理歸還手續，并在借閱登記表上注明歸還日期。如借閱人未能按時歸還資料，應提前向倉庫管理人員說明原因，并辦理續借手續。如逾期未還且未辦理續借手續，倉庫管理人員有權追回資料，并視情節輕重對借閱人進行相應處罰。宣傳資料的報廢與銷毀報廢鑒定宣傳資料因使用年限過長、內容過時、損壞嚴重等原因無法繼續使用時，由倉庫管理人員填寫《宣傳資料報廢鑒定表》，詳細說明報廢原因，并提交至市場部進行鑒定。報廢審批市場部對報廢鑒定表進行審核，確認資料確實需要報廢后，提交至分管領導審批。分管領導審批同意后，方可進行報廢處理。銷毀處理經審批同意報廢的宣傳資料，由倉庫管理人員負責組織銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保資料信息無法恢復。在銷毀過程中，應安排專人監督，并填寫《宣傳資料銷毀記錄》，記錄銷毀日期、資料編號、名稱、數量、銷毀方式等信息。宣傳資料的保密管理保密責任公司所有涉及宣傳資料管理的人員都應嚴格遵守公司的保密制度，對宣傳資料的內容和相關信息予以保密，不得泄露給任何無關人員。保密措施1.訪問控制：對宣傳資料存儲區域進行限制訪問，只有經過授權的人員才能進入。2.文件加密：對于涉及公司機密的宣傳資料，應進行加密存儲和傳輸，防止信息泄露。3.人員培訓：定期對涉及宣傳資料管理的人員進行保密培訓，提高保密意識和技能。違規處理如發現有違反宣傳資料保密制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。構成犯罪的，將依法追究刑事責任。宣傳資料的信息化管理建立電子檔案為提高宣傳資料的管理效率和查詢便利性，建立宣傳資料電子檔案。電子檔案應與紙質檔案內容一致，包括資料的編號、名稱、規格、內容、版本等信息。檔案錄入與更新倉庫管理人員負責將新入庫的宣傳資料信息及時錄入電子檔案系統，并在資料內容發生更新時，及時進行修改和維護，確保電子檔案的準確性和時效性。系統權限設置根據工作需要，為不同人員設置電子檔案系統的訪問權限。如市場部人員可查閱和使用全部宣傳資料信息，其他部門人員只能查閱與本部門工作相關的資料信息。監督與檢查內部審計公司內部審計部門定期對宣傳資料糧倉管理制度的執行情況進行審計，檢查資料的采購、存儲、使用、借閱、報廢等環節是否符合制度要求，發現問題及時提出整改意見。日常檢查倉庫管理人員應加強對宣傳資料存儲和使用情況的日常檢查，及時發現并處理存在的問題。如發現資料擺放混亂、庫存數量不符等情況，應及時進行整理和核對，并記錄相關情況。考核與獎懲將宣傳資料糧倉管理制度的執行情況納入部門和個人