公司紅頭文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司紅頭文件的管理，確保文件的規范性、嚴肅性和有效性，提高公司管理效率和決策執行力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有以紅頭文件形式發布的各類文件，包括但不限于通知、決定、通報、報告、請示、批復等。（三）基本原則1.合法性原則：紅頭文件的制定必須符合國家法律法規和政策要求。2.規范性原則：文件格式、內容表述、編號等應規范統一。3.準確性原則：文件內容應準確無誤，邏輯清晰，避免歧義。4.時效性原則：文件應及時制定、修訂和廢止，確保其與公司實際情況和發展需求相適應。5.保密性原則：涉及公司機密的紅頭文件應嚴格按照保密規定進行管理。二、文件制定（一）制定主體1.公司各部門根據工作需要，負責起草本部門職責范圍內的紅頭文件。2.重要文件或涉及多個部門的文件，由相關部門聯合起草或由公司指定的牽頭部門負責起草。（二）起草要求1.起草文件應深入調查研究，廣泛征求意見，確保文件內容具有科學性、合理性和可操作性。2.文件內容應明確發文目的、依據、范圍、具體措施、執行要求等要素。3.語言表達應簡潔明了、準確規范，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。（三）審核與審批1.部門起草的文件初稿完成后，應提交部門負責人進行審核。審核內容包括文件的必要性、合法性、準確性、規范性等。2.經部門負責人審核通過的文件，應提交公司分管領導審批。分管領導應對文件的內容和格式進行全面審查，簽署審批意見。3.涉及公司重大決策、重要事項或全局性工作的文件，需經總經理辦公會或董事會審議通過后，由總經理簽署發布。三、文件編號（一）編號規則公司紅頭文件采用統一的編號規則，編號格式為：[公司簡稱][年份][文件類別][序號]。例如：[XX公司][20XX][通][001]（二）編號管理1.公司辦公室負責紅頭文件編號的統一管理，建立編號臺賬，記錄文件編號的分配、使用情況。2.編號應按照順序依次編排，不得重復或跳號。四、文件格式（一）頁面設置1.紅頭文件應采用A4紙型，頁邊距上、下各2.54cm，左、右各3.17cm。2.頁眉：一般為公司名稱，字體為宋體，字號為小五，居中顯示。3.頁腳：一般為頁碼，字體為宋體，字號為小五，居右顯示。（二）標題1.標題應準確概括文件的主要內容，一般由發文機關名稱、事由和文種組成。2.標題字體為二號宋體，加粗，居中顯示。（三）主送機關1.主送機關應頂格書寫，后加冒號。2.主送機關名稱應使用全稱或規范化簡稱。（四）正文1.正文一般用三號仿宋體字，段落間距為固定值28磅。2.正文層次結構應清晰，一般采用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序號依次排列。（五）附件1.附件應另起一頁編排，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。2.附件序號和名稱應與正文一致，附件格式應與正文保持協調。（六）發文機關署名、成文日期和印章1.發文機關署名應在正文或附件說明下空一行右空二字編排。2.成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。3.單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。五、文件印發（一）印發流程1.經審批通過的紅頭文件，由公司辦公室負責印發。2.辦公室應按照文件審批意見，對文件格式、內容進行最終審核，確保無誤后進行排版、印刷。3.文件印刷完成后，辦公室應及時將文件分發至各主送機關和抄送機關，并做好發放記錄。（二）印發份數1.文件印發份數應根據實際工作需要確定，避免過多或過少印發。2.重要文件或需長期保存的文件，可適當增加印發份數。（三）印發時間1.緊急文件應按照規定的時間要求及時印發，確保文件能夠及時傳達和執行。2.一般文件應在審批通過后的[X]個工作日內印發。六、文件傳閱（一）傳閱范圍1.紅頭文件的傳閱范圍應根據文件內容和工作需要確定，一般限于公司內部相關人員。2.涉及公司機密的文件，應嚴格控制傳閱范圍，確保文件安全。（二）傳閱方式1.文件傳閱一般采用紙質文件傳閱或電子文件傳閱的方式進行。2.紙質文件傳閱時，應由專人負責傳遞，確保文件及時、準確地送達傳閱人員手中，并做好傳閱記錄。3.電子文件傳閱時，應通過公司內部辦公系統或指定的電子文檔管理平臺進行，傳閱人員應及時查閱并反饋意見。（三）傳閱記錄1.傳閱記錄應包括文件名稱、編號、傳閱日期、傳閱人員姓名、傳閱意見等內容。2.傳閱記錄應由專人負責填寫和保管，以便查閱和追溯文件傳閱情況。七、文件存檔（一）存檔范圍公司紅頭文件應全部進行存檔，包括文件原件、電子文檔、審批文件、傳閱記錄等相關資料。（二）存檔方式1.紙質文件應按照年度、類別進行分類整理，裝訂成冊，存入公司檔案室。2.電子文件應按照統一的命名規則進行命名和存儲，存儲在公司指定的電子文檔管理系統或存儲介質中。（三）存檔期限1.公司紅頭文件的存檔期限應根據文件性質和重要程度確定，一般為[X]年。2.涉及公司重大決策、重要事項或具有長期保存價值的文件，應永久保存。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱公司紅頭文件檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人和公司辦公室負責人審批后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉借他人。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。八、文件修訂與廢止（一）修訂情形1.國家法律法規、政策發生變化，導致公司紅頭文件與新規定不符的。2.公司內部組織結構、業務范圍、工作流程等發生重大調整，需要對相關文件進行修訂的。3.文件執行過程中發現存在問題或漏洞，需要進行修訂完善的。4.其他需要修訂文件的情形。（二）修訂程序1.文件修訂由原起草部門或相關部門提出修訂建議，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內容和依據。2.修訂建議經部門負責人審核后，提交公司辦公室。辦公室對修訂建議進行匯總整理，報公司分管領導審批。3.經審批同意修訂的文件，由原起草部門或指定的部門負責修訂。修訂后的文件應按照本制度規定的審核、審批、印發等程序進行處理。（三）廢止情形1.文件所依據的法律法規、政策已廢止或失效的。2.公司相關業務已停止或調整，文件不再適用的。3.文件內容與現行法律法規、政策或公司規定相抵觸的。4.其他需要廢止文件的情形。（四）廢止程序1.文件廢止由原起草部門或相關部門提出廢止建議，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止的原因和依據。2.廢止建議經部門負責人審核后，提交公司辦公室。辦公室對廢止建議進行審核，報公司分管領導審批。3.經審批同意廢止的文件，由公司辦公室在公司內部辦公系統或相關媒體上發布廢止通知，并將廢止文件從公司檔案室和電子文檔管理系統中刪除。九、文件保密（一）保密范圍涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等敏感內容的紅頭文件，均屬于保密文件。（二）保密措施1.保密文件應在文件首頁左上角標注“機密”“秘密”等密級標識，并按照相應的保密規定進行管理。2.保密文件的起草、審核、審批、印發、傳閱、存檔等環節，應嚴格執行保密制度，確保文件不泄露。3.接觸保密文件的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。4.保密文件的存儲應采用加密存儲、專人保管等措施，防止文件被非法獲