公司電腦費用管理制度一、總則（一）目的為了規范公司電腦費用的管理，合理控制費用支出，提高電腦資源的使用效率，確保公司各項工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作中使用的電腦設備及相關費用的管理。（三）基本原則1.預算控制原則：公司對電腦費用實行預算管理，嚴格控制費用支出，確保費用不超出預算范圍。2.合理配置原則：根據員工工作崗位的實際需求，合理配置電腦設備，避免資源浪費。3.使用規范原則：員工應按照公司規定的使用規范操作電腦設備，確保設備安全、正常運行。4.成本效益原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低電腦設備采購、使用和維護的成本，提高經濟效益。二、電腦設備采購管理（一）采購需求申請1.各部門根據工作需要，填寫《電腦設備采購申請表》，詳細說明采購電腦的用途、配置要求、數量等信息。2.申請表需經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。（二）采購預算審核1.行政部門收到采購申請表后，對采購需求進行初步審核，并結合公司年度電腦費用預算，提出審核意見。2.對于超出預算的采購申請，行政部門應與申請部門溝通，說明情況，申請部門需重新評估采購需求，或調整預算后再提交申請。（三）采購流程1.經審核通過的采購申請，由行政部門負責統一采購。行政部門應選擇具有良好信譽和資質的供應商進行采購，確保采購設備的質量和售后服務。2.采購過程中，行政部門應與供應商簽訂采購合同，明確設備型號、配置、價格、交貨時間、售后服務等條款。3.采購完成后，行政部門應及時組織驗收。驗收內容包括設備的數量、規格、型號、外觀、性能等，確保設備符合采購合同要求。4.驗收合格后，行政部門應辦理設備入庫手續，并將設備分配至使用部門。三、電腦設備配置標準（一）通用配置標準1.辦公電腦：CPU：英特爾酷睿i5及以上內存：8GB及以上硬盤：256GB及以上固態硬盤+1TB及以上機械硬盤顯卡：集成顯卡或獨立顯卡（根據工作需求而定）顯示器：24英寸及以上液晶顯示器2.設計類電腦：CPU：英特爾酷睿i7及以上內存：16GB及以上硬盤：512GB及以上固態硬盤+2TB及以上機械硬盤顯卡：專業圖形顯卡顯示器：27英寸及以上高分辨率液晶顯示器（二）特殊崗位配置標準1.軟件開發崗位：根據項目需求，配置高性能電腦，確保能夠滿足軟件開發工具和環境的運行要求。建議配置多核CPU、大容量內存、高速固態硬盤和專業顯卡。2.數據分析崗位：配置具有較強數據處理能力的電腦，以應對大數據量的分析和處理工作。要求CPU性能強勁，內存容量大，硬盤讀寫速度快。（三）配置調整1.隨著公司業務發展和技術進步，行政部門可根據實際情況適時調整電腦設備配置標準。2.調整配置標準前，行政部門應廣泛征求各部門意見，確保新的配置標準能夠滿足公司工作需求。四、電腦設備使用管理（一）領用與歸還1.員工入職時，由行政部門根據其工作崗位配置標準發放電腦設備。員工需填寫《電腦設備領用登記表》，簽字確認領用設備的型號、配置等信息。2.員工離職時，應將所領用的電腦設備及相關配件完好無損地歸還至行政部門。行政部門負責對歸還設備進行檢查，如發現設備有損壞或丟失，員工需照價賠償。（二）使用規范1.員工應妥善保管電腦設備，不得擅自拆卸、改裝、轉借他人使用。2.保持電腦設備的清潔衛生，定期清理灰塵，防止因灰塵過多影響設備性能。3.按照正確的操作流程使用電腦設備，避免因誤操作導致設備損壞。4.下班時，應關閉電腦設備及相關外部設備電源，拔掉電源插頭，以節約能源和延長設備使用壽命。（三）密碼管理1.員工應設置強密碼，密碼長度不少于8位，包含字母、數字和特殊字符。2.定期更換密碼，防止密碼泄露。3.不得將密碼告知他人，如因工作需要共享電腦，應在使用完畢后及時退出系統，并刪除相關記錄。（四）數據安全1.員工應重視數據安全，定期備份重要數據，防止數據丟失。2.不得在公司電腦上存儲、處理和傳播涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的信息。3.安裝必要的殺毒軟件和防火墻，定期進行病毒查殺和系統更新，防范網絡安全風險。五、電腦設備維護管理（一）日常維護1.行政部門負責制定電腦設備日常維護計劃，定期對電腦設備進行檢查、保養和維護。2.維護內容包括硬件設備的清潔、軟件系統的更新、故障排查與修復等。3.員工在使用過程中發現電腦設備出現故障，應及時向行政部門報告，行政部門應及時安排維修人員進行維修。（二）維修與更換1.對于一般性故障，維修人員應在接到報修后[X]小時內進行維修。如遇復雜故障，應盡快制定維修方案，并及時向行政部門和使用部門反饋維修進度。2.經維修后仍無法正常使用的電腦設備，行政部門應根據設備使用年限、維修成本等因素，評估是否需要更換新設備。3.如需更換新設備，行政部門應按照采購流程進行采購，并及時將新設備分配至使用部門。（三）設備報廢1.電腦設備符合以下條件之一的，可申請報廢：已超過使用年限，且無法正常維修使用的；因技術進步或業務發展，現有設備已無法滿足工作需求的；因自然災害、意外事故等原因導致設備嚴重損壞，無法修復的。2.設備報廢申請由使用部門填寫《電腦設備報廢申請表》，詳細說明報廢原因、設備型號、購置時間等信息。申請表需經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。3.行政部門收到報廢申請后，應組織相關人員進行鑒定，確認設備是否符合報廢條件。經鑒定同意報廢的設備，行政部門應按照公司固定資產管理規定進行處理。六、電腦費用核算與報銷管理（一）費用核算1.公司電腦費用主要包括設備采購費用、軟件購買費用、維護維修費用、配件更換費用等。2.行政部門應建立電腦費用臺賬，詳細記錄每臺電腦的采購時間、采購金額、使用部門、維護維修情況等信息，以便對費用進行核算和管理。（二）報銷流程1.員工因工作需要發生的電腦費用，應按照公司財務報銷制度的規定進行報銷。2.報銷時，員工需填寫《費用報銷單》，并附上相關發票、采購合同、維修清單等憑證。3.部門負責人對報銷憑證進行審核簽字后，提交至財務部門。4.財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。（三）費用控制1.公司對電腦費用實行總額控制，年度電腦費用預算不得超過公司年度預算總額的[X]%。2.行政部門應定期對電腦費用支出情況進行統計分析，及時發現費用支出中的異常情況，并采取有效措施進行控制。3.對于超出預算的電腦費用支出，行政部門應及時向公司領導匯報，說明原因，并提出改進措施。七、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門負責對公司電腦設備的采購、使用、維護等情況進行定期監督檢查，確保各項管理制度的有效執行。2.監督檢查內容包括設備配置是否符合標準、使用是否規范、維護是否及時等。3.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求相關部門和人員限期整改。（二）考核評價1.公司將電腦費用管理情況納入部門和員工績效考核體系，作為考核部門工作業績和員工工作表現的重要依據。2.對于在電腦費用管理工作中表現優秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵；對于違反本制度規定的部門和個人，公司將視情節輕重給予批評教育、經濟處罰或紀律處分。八