公司部門發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強公司部門發(fā)文管理，規(guī)范發(fā)文流程，提高文件傳遞效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間的文件往來，包括但不限于通知、報告、請示、批復、函等各類公文。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應準確無誤，符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：文件傳遞應及時、快捷，確保信息傳達的時效性，避免延誤工作。3.安全保密原則：嚴格遵守公司保密制度，確保文件在傳遞過程中的安全性和保密性，防止文件泄露。二、發(fā)文主體與職責（一）發(fā)文部門1.負責文件的起草、審核、簽發(fā)等工作，確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰。2.明確文件的主送、抄送部門，確保文件傳遞的準確性。3.按照規(guī)定的格式和要求進行文件排版，并提交發(fā)文申請。（二）辦公室1.負責對發(fā)文申請進行審核，檢查文件格式、內(nèi)容完整性等是否符合要求。2.對審核通過的文件進行編號、登記，并按照規(guī)定的渠道進行分發(fā)。3.負責文件的存檔管理，確保文件資料的完整性和可查閱性。三、發(fā)文流程（一）文件起草1.發(fā)文部門根據(jù)工作需要，確定文件主題和內(nèi)容，指定專人負責起草文件。2.起草人應深入調(diào)研，收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容具有針對性和可操作性。3.文件起草應語言規(guī)范、邏輯清晰、層次分明，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。（二）文件審核1.起草完成后，文件需經(jīng)部門負責人審核。部門負責人應認真審查文件內(nèi)容，確保文件符合公司政策和工作要求，對文件的準確性、完整性和可行性負責。2.對于涉及多個部門或重要事項的文件，需組織相關(guān)部門進行會審，充分征求各方意見，確保文件內(nèi)容得到廣泛認可。3.審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，起草人應及時修改完善，直至審核通過。（三）文件簽發(fā)1.審核通過的文件，由部門負責人簽署意見后，報公司領(lǐng)導簽發(fā)。2.公司領(lǐng)導根據(jù)文件內(nèi)容和職責分工，對文件進行最終審批。簽發(fā)人應對文件的真實性、準確性和合法性負責。3.重要文件或涉及公司重大決策的文件，需經(jīng)公司領(lǐng)導班子集體研究決定后簽發(fā)。（四）文件編號與登記1.辦公室對簽發(fā)后的文件進行編號，編號應遵循唯一性和系統(tǒng)性原則，便于文件的管理和查詢。2.編號規(guī)則為：[年份][部門代碼][文件序號]，例如：202301001，表示2023年公司01部門的第1號文件。3.同時，辦公室對文件進行詳細登記，登記內(nèi)容包括文件編號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、文件標題、主送部門、抄送部門、文件內(nèi)容摘要等。（五）文件排版與印制1.文件排版應符合公司規(guī)定的格式要求，包括字體、字號、行距、頁邊距等。2.辦公室根據(jù)文件登記信息，安排專人進行文件印制。印制過程中應確保文件質(zhì)量，避免出現(xiàn)字跡不清、頁面模糊等問題。3.文件印制完成后，由辦公室進行核對，確保文件內(nèi)容與原稿一致，無誤后加蓋公司印章。（六）文件分發(fā)1.辦公室根據(jù)文件的主送、抄送部門，按照規(guī)定的渠道進行文件分發(fā)。2.對于紙質(zhì)文件，可通過專人送達、郵寄等方式進行分發(fā)；對于電子文件，應通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)送至相關(guān)部門和人員。3.文件分發(fā)過程中，應做好簽收記錄，確保文件準確無誤地送達收件人手中。四、發(fā)文格式規(guī)范（一）文件頁面設置1.一般采用A4紙型，縱向排版。2.頁邊距：上、下各2.54cm，左、右各3.17cm。（二）字體與字號1.標題：一般用二號宋體加粗，居中排列。2.正文：一般用三號仿宋體，行距為固定值28磅。3.一級標題：用三號黑體，序號用“一、”。4.二級標題：用三號楷體，序號用“（一）”。5.三級標題：用三號仿宋體加粗，序號用“1.”。（三）段落格式1.每段首行縮進2個字符。2.正文內(nèi)容應層次分明，邏輯連貫，避免出現(xiàn)冗長、復雜的段落。（四）頁碼設置1.頁碼一般位于頁面底部居中位置，用阿拉伯數(shù)字標注。2.封面、目錄等不編頁碼。（五）印章使用1.文件需加蓋公司印章的，應在規(guī)定位置加蓋，確保印章清晰、端正。2.印章應與發(fā)文部門一致，嚴禁使用未經(jīng)授權(quán)的印章。五、發(fā)文類別及要求（一）通知1.適用于傳達公司各項工作安排、會議通知、事項告知等。2.通知應明確主題、事項、時間、地點、要求等關(guān)鍵信息，確保接收人能夠準確理解和執(zhí)行。3.緊急通知應在標題中標明“緊急”字樣，并注明緊急程度和要求回復的時間。（二）報告1.用于向上級部門或領(lǐng)導匯報工作進展、情況、問題及建議等。2.報告應內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確、分析客觀，重點突出工作成果和存在的問題。3.定期報告應按照規(guī)定的時間和格式要求提交，臨時報告應及時報送。（三）請示1.適用于向上級部門或領(lǐng)導請求指示、批準事項。2.請示應一事一請，明確請示事項的背景、依據(jù)、目的、方案等內(nèi)容，不得在請示中夾帶其他事項。3.請示應逐級上報，不得越級請示。（四）批復1.用于對下級部門的請示進行答復。2.批復應針對請示事項明確表明態(tài)度，給予具體的指示和要求，確保下級部門能夠準確執(zhí)行。3.批復應及時下達，避免延誤工作。（五）函1.用于部門之間商洽工作、詢問事項、答復問題、請求批準等。2.函應語言簡潔、禮貌得體，明確函件的主題和目的，避免使用模糊或歧義的語言。3.公函應編號并加蓋公司印章，便函可根據(jù)實際情況決定是否編號和蓋章。六、發(fā)文存檔管理（一）存檔范圍公司各部門發(fā)出的各類文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件，均應進行存檔。（二）存檔方式1.紙質(zhì)文件應按照年度、部門、文件類別等進行分類整理，裝訂成冊，并建立相應的檔案目錄。2.電子文件應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行存儲，存儲路徑應清晰明確，便于查找和調(diào)用。同時，應定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件的，應填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到辦公室查閱。2.查閱文件時應在指定地點進行，不得擅自將文件帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復印文件，應經(jīng)辦公室同意，并按照規(guī)定進行登記。3.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和辦公室負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理借閱手續(xù)。4.借閱人應妥善保管文件，不得損壞、丟失或擅自涂改文件內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應及時向辦公室報告，并承擔相應的責任。七、發(fā)文保密規(guī)定（一）保密范圍公司發(fā)文涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務信息、人事信息等均屬于保密范圍。（二）保密措施1.發(fā)文部門應嚴格控制文件的知悉范圍，按照“最小化原則”確定文件的主送、抄送部門和人員，不得隨意擴大文件的傳播范圍。2.對于涉及保密內(nèi)容的文件，應在文件首頁標注“機密”、“秘密”等字樣，并按照公司保密制度的規(guī)定進行管理。3.文件傳遞過程中，應采取加密傳輸、專人送達等保密措施，確保文件在傳遞過程中的安全性。4.嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等非公司內(nèi)部指定的渠道傳遞涉及公司保密內(nèi)容的文件。（三）責任追究1.對于違反發(fā)文保密規(guī)定，導致公司機密文件泄露的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，直至追究法律責任。2.因文件泄密給公司造成經(jīng)濟損失的，泄密部門和人員應承擔相應的賠償責任。八、發(fā)文監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負責對各部門發(fā)文管理情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.發(fā)文流程是否符合規(guī)定，包括文件起草、審核、簽發(fā)、編號、登記、排版、印制、分發(fā)等環(huán)節(jié)。2.發(fā)文格式是否規(guī)范，是否符合公司規(guī)定的要求。3.發(fā)文類別是否準確，文件內(nèi)容是否符合相應類別的要求。4.發(fā)文存檔管理是否規(guī)范，文件查閱與借閱手續(xù)是否齊全。5.發(fā)文保密規(guī)定是否落實到位，有無文件泄密情況發(fā)生。（三）檢查方式1.定期檢查：辦公室定期對各部門發(fā)文管理情況進行全面檢查，檢查結(jié)果以書面形式通報各部門。2.不定期抽查：辦公室根據(jù)工作需要，不定期對各部門發(fā)文情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。