公司收發傳真管理制度一、總則1.目的為規范公司傳真收發管理，確保傳真信息的準確、及時傳遞，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.職責分工行政部門負責公司傳真機的日常維護、管理，確保傳真機正常運行。負責接收外來傳真，并及時通知相關部門或人員領取。負責發送公司內部及外部傳真，對傳真內容進行初步審核，確保傳真信息準確無誤。各部門明確本部門傳真接收人員，負責及時領取行政部門轉來的傳真，并對傳真內容進行處理。負責準備本部門需發送的傳真文件，確保文件內容清晰、準確，交行政部門統一發送。二、傳真機管理1.傳真機的配備與安裝根據公司業務需求，合理配備傳真機，并確保其性能穩定、功能滿足工作要求。傳真機應安裝在便于使用、易于管理的位置，周圍環境應保持整潔、干燥，避免陽光直射和強磁場干擾。2.傳真機的使用與維護行政部門指定專人負責傳真機的日常操作與維護，操作人員應熟悉傳真機的性能和操作方法，嚴格按照操作規程進行操作。定期對傳真機進行清潔、保養，檢查傳真機的紙張供應、墨盒或硒鼓狀態等，及時更換耗材，確保傳真機正常運行。如傳真機出現故障，操作人員應及時報告行政部門負責人，并聯系專業維修人員進行維修。維修期間，應采取臨時措施確保傳真業務不受影響，如使用備用傳真機或通過其他通訊方式傳遞傳真信息。3.傳真機的安全管理傳真機應設置專用的用戶名和密碼，并定期更換密碼，確保傳真機使用安全。操作人員在使用傳真機后，應及時關閉傳真機電源，防止未經授權的人員使用。對涉及公司機密信息的傳真文件，應采取加密傳輸或專人傳遞等安全措施，確保信息安全。三、傳真接收管理1.接收流程行政部門傳真機接收外來傳真后，應及時打印出來，并在傳真文件首頁加蓋“傳真收訖章”，注明接收日期、時間和傳真號碼。根據傳真文件的內容和收件部門，行政部門工作人員應在[X]個工作日內將傳真文件轉交給相關部門或人員，并填寫《傳真接收登記表》（見附件1），詳細記錄傳真的收發時間、傳真號碼、收件部門、收件人、傳真內容等信息。如遇緊急傳真文件，行政部門應立即電話通知相關部門或人員，并在第一時間將傳真文件送達。2.收件人領取各部門傳真接收人員應定期到行政部門領取本部門的傳真文件，領取時需在《傳真接收登記表》上簽字確認。如傳真接收人員未能及時領取傳真文件，行政部門應再次通知收件人，并提醒其盡快領取。對于重要傳真文件，行政部門可采取專人送達等方式，確保收件人及時收到傳真。3.傳真文件的處理收件部門或人員收到傳真文件后，應及時對傳真內容進行處理。對于需要回復的傳真，應在規定時間內給予答復，并按照公司文件管理規定進行存檔。如傳真文件涉及多個部門或需要相關部門協同處理的，收件部門應及時組織協調相關部門進行處理，并將處理結果反饋給行政部門。對于不需要回復的傳真文件，收件部門應按照公司文件管理規定進行分類整理、存檔或銷毀。四、傳真發送管理1.發送流程各部門如需發送傳真文件，應先填寫《傳真發送申請表》（見附件2），詳細注明傳真號碼、收件人姓名、傳真內容、緊急程度等信息，并經部門負責人審核簽字后，交行政部門。行政部門工作人員收到《傳真發送申請表》后，應對傳真內容進行初步審核，確保傳真信息準確無誤、符合公司規定。如發現問題，應及時與申請部門溝通，要求其進行修改或補充。審核通過后，行政部門工作人員將傳真文件放入傳真機進紙口，按照傳真機操作流程進行發送，并在《傳真發送登記表》（見附件3）上記錄傳真的發送時間、傳真號碼、收件人、傳真內容等信息。對于緊急傳真文件，行政部門應優先安排發送，并確保在規定時間內發送成功。2.傳真文件的準備申請部門應確保傳真文件內容清晰、準確、完整，文件格式符合傳真機要求。如需發送多頁傳真文件，應將文件按順序整理好，并在首頁注明總頁數。對于涉及公司機密信息的傳真文件，申請部門應按照公司保密規定進行加密處理，并在《傳真發送申請表》上注明“機密”字樣。行政部門在發送此類傳真時，應采取加密傳輸等安全措施，確保信息安全。3.傳真發送記錄與查詢行政部門應建立完善的傳真發送記錄檔案，對每次發送的傳真文件進行詳細記錄，包括傳真號碼、收件人、傳真內容、發送時間、發送人等信息。傳真發送記錄應保存[X]年，以便查詢和追溯。各部門如需查詢傳真發送記錄，可向行政部門提出申請，行政部門應根據查詢需求提供相應的傳真發送記錄信息。五、傳真費用管理1.費用核算公司傳真費用由行政部門統一核算，根據每月傳真機使用情況，統計傳真發送的頁數、時長等信息，并按照電信運營商提供的收費標準計算傳真費用。傳真費用包括傳真機月租費、傳真紙費、通訊費等各項費用，行政部門應確保費用核算準確無誤。2.費用報銷行政部門每月[X]日前將上月傳真費用明細統計報表報送財務部門，財務部門審核無誤后，按照公司費用報銷流程進行報銷。各部門因業務需要發生的傳真費用，應在費用發生后及時填寫費用報銷單，并附上傳真發送記錄等相關證明材料，經部門負責人審核簽字后，交財務部門報銷。3.費用控制公司應加強傳真費用控制，鼓勵員工合理使用傳真機，盡量減少不必要的傳真發送。對于可通過電子郵件、即時通訊工具等方式傳遞的信息，應優先采用電子方式傳遞。行政部門應定期對傳真費用進行分析，如發現費用異常增長，應及時查找原因，并采取相應措施進行控制。六、監督與考核1.監督檢查行政部門負責對公司傳真收發管理情況進行定期監督檢查，檢查內容包括傳真機的使用與維護、傳真接收與發送流程的執行情況、傳真文件的處理與存檔等。監督檢查可采取現場檢查、查閱記錄、問卷調查等方式進行，對于發現的問題，行政部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.考核機制公司將傳真收發管理工作納入員工績效考核體系，對各部門及員工在傳真收發管理方面的工作表現進行考核。考核指標包括傳真接收及時率、傳真發送準確率、傳真文件處理效率、傳真費用控制等。對于在傳真收發管理工作中表現優秀的部門和員工，公司將給予表彰和獎勵；對于違反本制度規定，導致傳真收發管理出現問題的部門和員工，公司將視情節輕重給予批評教育、績效扣分、經濟處罰等處理。七、附則1.本制度自發布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負責解釋和修訂。2.本制度如有與國家法律法規及公司其他相關制度相沖突的地方，以國家法律法規和公司其他相關制度為準。[公司名稱][發布日期]附件1：傳真接收登記表|序號|接收日期|接收時間|傳真號碼|收件部門|收件人|傳真內容|備注|||||||||||1|||||||||2|||||||||3|||||||||...|...|...|...|...|...|...|...|附件2：傳真發送申請表|申請部門|申請人|申請日期||||||||||傳真號碼|收件人姓名||緊急程度|||傳真內容：|