關(guān)于規(guī)范收文管理制度一、總則（一）目的為了加強公司收文管理，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)收到的各類文件、信函、資料等。（三）基本原則1.及時高效原則收文處理要做到及時、迅速，確保文件不積壓、不延誤，及時傳達給相關(guān)人員。2.準確規(guī)范原則對收文的登記、分類、傳閱、保管等環(huán)節(jié)要嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行操作，保證文件處理的準確性和規(guī)范性。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件在傳遞、處理過程中的安全，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生。二、收文渠道及方式（一）收文渠道1.公司收發(fā)室統(tǒng)一接收外部來文，包括郵政信函、快遞包裹等。2.公司內(nèi)部各部門之間通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)進行文件傳遞，同時也可采用紙質(zhì)文件傳遞方式。3.對于一些緊急、重要的文件，可通過專人送達或傳真等方式接收。（二）收文方式1.紙質(zhì)文件收發(fā)室收到紙質(zhì)文件后，應(yīng)及時進行清點、登記，并按照文件內(nèi)容和性質(zhì)進行分類。2.電子文件通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)接收的電子文件，系統(tǒng)應(yīng)自動記錄文件的收發(fā)時間、發(fā)送部門、文件主題等信息。接收人員應(yīng)及時登錄系統(tǒng)查看，并按照規(guī)定進行處理。3.傳真文件收到傳真文件后，應(yīng)立即打印出來，并在傳真件上注明接收時間、傳真號碼等信息，然后按照紙質(zhì)文件的處理流程進行處理。三、收文登記（一）登記內(nèi)容1.收文日期記錄文件的接收日期，精確到年、月、日、時、分。2.來文單位填寫文件的發(fā)送單位名稱。3.文號記錄文件的文號，如文件編號、函號等。4.標題填寫文件的具體標題。5.密級注明文件的秘密等級，如絕密、機密、秘密等。6.份數(shù)記錄文件的份數(shù)。7.附件如有附件，應(yīng)詳細登記附件的名稱、份數(shù)等信息。8.傳閱范圍明確文件的傳閱范圍，包括部門、人員等。9.處理情況記錄文件的處理進度，如已閱、已批示、已交辦等。（二）登記方式1.紙質(zhì)登記收發(fā)室設(shè)立專門的收文登記簿，對收到的文件進行逐一登記。登記時應(yīng)使用鋼筆或中性筆，字跡工整、清晰，不得隨意涂改。2.電子登記利用公司內(nèi)部的收文管理軟件進行電子登記，詳細錄入文件的各項信息。電子登記應(yīng)與紙質(zhì)登記相互核對，確保信息一致。四、收文分類（一）按文件性質(zhì)分類1.行政公文包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件涉及公司業(yè)務(wù)領(lǐng)域的合同、協(xié)議、項目文件、技術(shù)資料等。3.財務(wù)文件如財務(wù)報表、預(yù)算報告、審計報告等。4.人事文件有關(guān)員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等方面的文件。5.其他文件不屬于以上分類的其他文件，如會議紀要、工作簡報等。（二）按文件密級分類1.絕密文件涉及公司核心機密，一旦泄露會給公司造成重大損失的文件。2.機密文件包含重要商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等，泄露后可能對公司產(chǎn)生較大影響的文件。3.秘密文件涉及公司一般秘密事項的文件。4.普通文件不涉及公司秘密的文件。五、收文傳閱（一）傳閱范圍確定根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，由文件處理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確具體的部門和人員，避免文件傳閱的隨意性。（二）傳閱流程1.收發(fā)室將收文按照傳閱范圍進行分類整理，然后依次送傳閱人員。2.傳閱人員收到文件后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)閱讀，并在文件傳閱單上簽字確認。簽字內(nèi)容包括姓名、日期等。3.傳閱人員閱讀完畢后，應(yīng)及時將文件傳遞給下一位傳閱人員，不得積壓文件。4.如果傳閱過程中需要對文件進行批示或處理，傳閱人員應(yīng)在文件上注明自己的意見和處理建議，并及時將文件返回給文件處理部門。（三）傳閱跟蹤與催辦1.文件處理部門應(yīng)安排專人對文件傳閱情況進行跟蹤，及時了解文件的傳閱進度。2.對于超過規(guī)定傳閱時間仍未返回的文件，應(yīng)及時進行催辦，確保文件傳閱的及時性和有效性。六、收文審批（一）審批權(quán)限根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度和涉及范圍，明確不同文件的審批權(quán)限。一般文件由部門負責人審批，重要文件由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大文件由公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.文件傳閱至審批人后，審批人應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，根據(jù)實際情況進行批示。批示內(nèi)容應(yīng)明確、具體，包括同意、不同意、補充意見等。2.審批人批示完畢后，應(yīng)將文件返回給文件處理部門，文件處理部門按照批示意見進行相應(yīng)的處理。七、收文辦理（一）承辦部門確定根據(jù)文件內(nèi)容和公司內(nèi)部職責分工，明確文件的承辦部門。承辦部門應(yīng)負責文件的具體辦理工作，確保文件要求得到落實。（二）辦理要求1.承辦部門收到文件后，應(yīng)立即組織相關(guān)人員進行研究，制定具體的辦理方案。辦理方案應(yīng)明確辦理的步驟、時間節(jié)點、責任人等。2.承辦部門在辦理文件過程中，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行操作，確保辦理結(jié)果符合要求。3.對于需要多個部門協(xié)同辦理的文件，主辦部門應(yīng)負責協(xié)調(diào)各協(xié)辦部門的工作，明確各部門的職責和任務(wù)，共同推進文件辦理工作。（三）辦理結(jié)果反饋1.承辦部門完成文件辦理工作后，應(yīng)及時將辦理結(jié)果反饋給文件處理部門。反饋內(nèi)容包括辦理情況、處理結(jié)果、相關(guān)證明材料等。2.文件處理部門對承辦部門的辦理結(jié)果進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時要求承辦部門進行整改，直至辦理結(jié)果符合要求。八、收文歸檔（一）歸檔范圍1.具有保存價值的收文，包括各類文件、信函、資料等。2.經(jīng)過辦理的文件，其辦理過程中形成的相關(guān)材料，如批示、會議紀要、處理結(jié)果等。（二）歸檔時間1.定期歸檔每月末或每季度末，對本月或本季度收到的文件進行集中歸檔。2.即時歸檔對于一些緊急、重要的文件，在辦理完畢后應(yīng)及時歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.按照文件的分類、編號順序進行整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行歸檔，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進行妥善存儲和管理。九、收文保密（一）保密措施1.對涉及公司秘密的文件，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制知悉范圍。2.在文件傳遞過程中，應(yīng)采取加密、密封等措施，防止文件泄露。3.傳閱秘密文件時，應(yīng)在專門的保密場所進行，不得在公共場所隨意傳閱。4.對接觸秘密文件的人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。（二）泄密處理1.一旦發(fā)現(xiàn)文件泄密情況，應(yīng)立即采取措施進行制止，并及時向上級報告。2.對泄密事件進行調(diào)查，查明原因，追究相關(guān)人員的責任。3.根據(jù)泄密事件的嚴重程度，采取相應(yīng)的補救措施，降低公司損失。十、收文監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司辦公室負責對收文管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.收文登記是否準確、完整。2.文件傳閱是否及時、規(guī)范，傳閱范圍是否符合規(guī)定。3.文件審批是否嚴格按照權(quán)限進行，批示意見是否明確、合理。4.文件辦理是否及時、有效，辦理結(jié)果是否符合要求。5.文件歸檔是否齊全、完整，歸檔時間是否符合規(guī)定。（三）檢查方式1.定期檢查每月或每季度對收文管理情況進行一次全面檢查。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對部分部門的收文管理情況進行不定期抽查。（四）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.將檢查結(jié)