學校文件保存管理制度一、總則（一）目的為加強學校文件保存管理，確保文件的完整性、準確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級組、各班級及全體教職員工所產生和接收的各類文件。（三）基本原則1.集中統一管理原則：學校設立專門的文件管理機構或指定專人負責文件的統一保存和管理，確保文件管理的規范性和一致性。2.分類分級原則：按照文件的來源、內容、性質等進行分類，并根據其重要程度和保密級別進行分級管理。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止文件的丟失、損壞、泄露和篡改，確保文件信息的安全。4.方便利用原則：建立科學合理的文件檢索和查閱機制，提高文件的利用效率，滿足學校各項工作的需要。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括學校發布的各類規章制度、工作計劃、工作總結、會議紀要、通知、通報等。2.教學文件：涵蓋教學大綱、教學計劃、教案、課件、試卷、成績冊、教學研究報告等。3.科研文件：包含科研項目申請書、研究報告、論文、著作、專利等。4.學生管理文件：如學生學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質評價、畢業鑒定等。5.財務文件：涉及預算報表、財務審計報告、收費文件、報銷憑證等。6.后勤管理文件：包括校園建設規劃、維修記錄、物資采購清單、水電管理資料等。7.其他文件：上述類別未涵蓋的其他文件，如外事活動文件、宣傳資料等。（二）文件編號1.為便于文件的識別和管理，對每一類文件進行統一編號。編號格式為：[年份][類別代碼][順序號]。2.年份：用四位數字表示文件產生的年份，如“2023”。3.類別代碼：根據文件分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政文件，“B”代表教學文件，“C”代表科研文件等。4.順序號：按照文件產生的先后順序，用三位數字表示，如“001”“002”等。5.示例：2023年第5號行政文件編號為“2023A005”。三、文件收集與整理（一）文件收集1.各部門、各年級組、各班級及教職員工應及時將本部門或個人產生的文件收集齊全，并按照規定的時間和要求移交至學校文件管理部門。2.文件收集過程中，應確保文件的完整性，對缺頁、破損、字跡不清等情況的文件，應及時進行修復或補充。3.對于外來文件，如上級部門下發的文件、合作單位提供的文件等，由文件接收部門負責收集，并及時移交至文件管理部門。（二）文件整理1.文件管理部門收到文件后，應按照文件分類標準對文件進行分類整理。2.對每份文件進行編號，并在文件首頁右上角加蓋編號章。3.按照文件的類別和時間順序，將文件依次排列，裝入相應的文件夾或檔案盒中，并在文件夾或檔案盒上標明文件類別、年份、起止編號等信息。4.對于電子文件，應按照相同的分類標準進行命名和存儲，建立清晰的文件夾結構，便于查找和管理。電子文件的命名規則為：[年份][類別代碼][順序號][文件名]。四、文件保存與存儲（一）保存方式1.紙質文件應采用紙質檔案盒或文件夾進行保存，檔案盒或文件夾應具備良好的密封性和防潮性。2.電子文件應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數據丟失。3.對于重要的紙質文件和電子文件，應進行副本制作，并分別保存于不同的地點，以確保文件的安全性和可追溯性。（二）存儲環境1.文件保存場所應保持干燥、通風、整潔，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內，防止文件受潮、發霉、蟲蛀等。2.應配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮、防塵等設施設備，確保文件存儲環境的安全。3.對存儲文件的服務器和存儲設備，應設置訪問權限和密碼保護，防止未經授權的訪問和數據泄露。五、文件查閱與借閱（一）查閱規定1.學校內部人員因工作需要查閱文件，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的類別、編號、查閱目的等信息，并提交所在部門負責人審批。2.文件管理部門根據審批意見，為查閱人員提供相應的文件，并在查閱現場進行監督，確保文件的安全和完整。查閱人員不得在文件上涂改、標記、抽取、損壞文件內容。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將文件歸還文件管理部門，并在《文件查閱登記表》上簽字確認。4.涉及重要機密或敏感信息的文件，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自復制、傳播或泄露文件內容。如需復制文件，應另行填寫《文件復制申請表》，經文件管理部門負責人批準后，由文件管理部門指定專人進行復制，并做好登記備案。（二）借閱規定1.學校內部人員因工作需要借閱文件，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的類別、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并提交所在部門負責人審批。2.文件管理部門根據審批意見，為借閱人員辦理借閱手續，填寫《文件借閱登記表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱日期、預計歸還日期、借閱人等信息，并要求借閱人簽字確認。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應提前向文件管理部門提出申請，經批準后方可延長。4.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或用于非借閱目的。如發現文件丟失、損壞或逾期未還等情況，借閱人應承擔相應的責任。5.借閱人員歸還文件時，文件管理部門應認真檢查文件的完整性和安全性，如發現問題，應及時與借閱人核實并處理。六、文件保密與銷毀（一）保密規定1.學校應加強文件保密管理，明確文件的保密級別和保密范圍，對涉及國家機密、學校商業秘密、個人隱私等敏感信息的文件，應采取嚴格的保密措施。2.接觸和處理保密文件的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務，嚴格遵守保密制度，不得泄露文件內容。3.保密文件的查閱、借閱應在專門的場所進行，并嚴格限制知悉范圍。未經批準，不得擅自復印、掃描、拍照或傳播保密文件。4.對保密文件的存儲設備，應進行加密處理，并設置訪問密碼。存儲設備應妥善保管，防止丟失或被盜。（二）銷毀規定1.文件保存期滿或已失去保存價值的文件，應按照規定進行銷毀。2.文件銷毀前，應由文件管理部門提出銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的類別、編號、數量、銷毀原因等信息，并提交學校領導審批。3.經批準后，文件管理部門應指定專人負責文件銷毀工作。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.文件銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無法恢復。對于電子文件，應采用專業的數據擦除軟件進行徹底刪除，并對存儲設備進行格式化處理。5.文件銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。七、文件管理的監督與檢查（一）監督機制1.學校設立文件管理監督小組，負責對學校文件保存管理制度的執行情況進行監督檢查。監督小組由學校辦公室、紀檢部門等相關人員組成。2.監督小組應定期對文件管理部門的工作進行檢查，包括文件收集、整理、保存、查閱、借閱、保密、銷毀等環節，確保文件管理工作規范、有序。3.對違反文件保存管理制度的行為，監督小組應及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。情節嚴重的，應追究相關人員的責任。（二）檢查內容1.文件的分類、編號是否準確、規范。2.文件的收集是否及時、完整，整理是否符合要求。3.文件的保存環境是否安全，存儲設備是否正常運行。4.文件的查閱、借閱手續是否齊全，登記是否準確。5.文件的保密措施是否落