大型公司樣品管理制度一、總則（一）目的為加強公司樣品管理，規范樣品的申請、使用、保管、處置等流程，確保樣品的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及樣品管理的部門和人員，包括但不限于研發、生產、銷售、市場等部門。（三）基本原則1.合法性原則：樣品管理應符合國家法律法規及相關行業標準的要求。2.規范性原則：建立規范的樣品管理流程，明確各環節的操作要求和責任。3.安全性原則：確保樣品在存儲、運輸、使用過程中的安全，防止樣品損壞、丟失、變質等情況發生。4.高效性原則：優化樣品管理流程，提高樣品的使用效率，減少不必要的浪費。二、樣品的分類與編號（一）樣品分類1.研發樣品：用于新產品研發、技術改進等過程中的樣品，包括原材料、半成品、成品等。2.生產樣品：為驗證生產工藝、質量控制等而制作的樣品，主要是成品。3.銷售樣品：提供給客戶用于展示產品性能、外觀等的樣品，一般為成品。4.市場推廣樣品：用于參加展會、廣告宣傳等市場推廣活動的樣品，多為成品。（二）樣品編號1.采用統一的編號規則，編號應具有唯一性，便于識別和管理。2.編號格式：[年份][部門代碼][樣品類型代碼][順序號]。年份：取樣品產生年份的后兩位數字。部門代碼：根據公司內部部門設置，設定相應的代碼，如研發部為RD，生產部為PR，銷售部為SL，市場部為MK等。樣品類型代碼：按照上述樣品分類，分別設定代碼，如研發樣品為R，生產樣品為P，銷售樣品為S，市場推廣樣品為M等。順序號：從001開始依次遞增。3.示例：23RDR001，表示2023年研發部產生的第一個研發樣品。三、樣品的申請與審批（一）申請流程1.需求部門填寫《樣品申請表》，詳細說明樣品名稱、規格型號、數量、用途、預計使用時間等信息。2.將《樣品申請表》提交至本部門負責人審核，部門負責人應根據實際需求進行審核，簽署意見后提交至樣品管理部門。（二）審批流程1.樣品管理部門收到《樣品申請表》后，對申請信息進行初步審核，包括樣品編號的分配、庫存情況查詢等。2.如申請的樣品庫存充足，樣品管理部門直接批準申請，并將申請表轉至倉庫進行發放；如庫存不足，需進一步評估是否需要安排生產或采購。3.對于需要安排生產或采購的樣品申請，樣品管理部門應將申請表提交至相關部門（生產部或采購部），由其制定詳細的生產或采購計劃，并提交至分管領導審批。4.分管領導根據生產或采購計劃進行審批，審批通過后，樣品管理部門通知倉庫或相關部門按照計劃執行。（三）特殊情況處理1.緊急情況下的樣品申請，可先口頭向樣品管理部門說明情況，經同意后先行領取樣品，但需在事后24小時內補齊《樣品申請表》及相關審批手續。2.對于涉及重要項目或客戶的樣品申請，可適當簡化審批流程，但仍需確保申請信息的準確性和必要性，并在事后及時完善相關手續。四、樣品的領取與發放（一）倉庫發放1.倉庫收到經批準的《樣品申請表》后，按照申請表上的信息進行樣品發放。2.發放時，倉庫管理人員應核對樣品的編號、名稱、規格型號、數量等信息，確保與申請表一致。3.發放完成后，倉庫管理人員在《樣品申請表》上簽字確認，并更新庫存臺賬。（二）其他方式發放1.對于因特殊原因無法通過倉庫發放的樣品，如樣品體積較大、需要現場組裝等，可由樣品管理部門協調相關部門安排專人送達需求部門。2.在送達過程中，應確保樣品的安全運輸，避免損壞。送達后，接收人應在《樣品申請表》上簽字確認。五、樣品的使用與歸還（一）使用規定1.需求部門應按照申請用途使用樣品，不得擅自改變樣品的用途或挪作他用。2.在使用樣品過程中，應嚴格遵守相關操作規程，確保樣品的安全和正常使用。3.如需對樣品進行測試、分析等操作，應在規定的場所進行，并做好記錄。記錄內容包括操作時間、操作人員、操作過程、測試結果等。（二）歸還要求1.樣品使用完畢后，需求部門應及時將樣品歸還至倉庫或指定地點。2.歸還時，需求部門應對樣品進行檢查，確保樣品完好無損、數量準確。如發現樣品有損壞或丟失情況，應及時向樣品管理部門報告，并說明原因。3.倉庫管理人員收到歸還的樣品后，應進行驗收，核對樣品的編號、名稱、規格型號、數量等信息，確認無誤后在《樣品申請表》上簽字確認，并更新庫存臺賬。六、樣品的保管（一）倉庫保管1.倉庫應設置專門的樣品存放區域，確保樣品存放環境符合要求，如溫度、濕度、通風等條件適宜。2.樣品應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。對于易損、易變質的樣品，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、冷藏、防潮等。3.倉庫管理人員應定期對樣品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點結果應形成書面報告，上報樣品管理部門。（二）其他保管方式1.對于因工作需要在部門內部保管的樣品，部門應指定專人負責保管，并建立相應的保管臺賬。2.保管人員應按照倉庫保管要求，對樣品進行妥善保管，確保樣品安全。3.部門應定期對內部保管的樣品進行自查，發現問題及時整改，并將自查情況上報樣品管理部門。七、樣品的處置（一）處置方式1.報廢：對于損壞嚴重、無法修復或已無使用價值的樣品，由使用部門填寫《樣品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、樣品編號、名稱、規格型號、數量等信息。2.報廢審批：《樣品報廢申請表》經使用部門負責人審核后，提交至樣品管理部門。樣品管理部門組織相關人員進行鑒定，如確認為報廢樣品，報分管領導審批。3.報廢處理：經批準報廢的樣品，由樣品管理部門指定專人負責處理，可采用銷毀、變賣等方式進行處置。處理過程應做好記錄，包括處理時間、處理方式、處理人員等信息。4.退回供應商：對于因質量問題或其他原因需要退回供應商的樣品，由采購部門負責與供應商溝通協調，辦理退回手續。退回樣品時，應確保樣品包裝完好、標識清晰，并附上相關說明文件。5.捐贈：對于具有一定價值且符合捐贈條件的樣品，經公司領導批準后，可進行捐贈。捐贈時，應按照公司相關規定辦理捐贈手續，并做好記錄。（二）處置記錄1.樣品管理部門應建立樣品處置臺賬，詳細記錄樣品的處置時間、處置方式、處置原因、處置數量等信息。2.處置記錄應保存至少[X]年，以備查閱。八、樣品的借用與外借（一）借用流程1.公司內部部門因工作需要借用樣品時，應填寫《樣品借用申請表》，注明借用樣品的編號、名稱、規格型號、數量、借用時間、借用用途等信息。2.《樣品借用申請表》經借用部門負責人審核后，提交至樣品管理部門審批。3.樣品管理部門根據庫存情況和借用需求進行審批，審批通過后通知倉庫辦理借用手續。4.倉庫管理人員按照審批后的《樣品借用申請表》發放樣品，并在臺賬上做好記錄。（二）外借流程1.因客戶、合作伙伴等外部單位需要借用公司樣品時，由相關業務部門填寫《樣品外借申請表》，詳細說明外借樣品的編號、名稱、規格型號、數量、外借時間、外借用途、歸還時間等信息。2.《樣品外借申請表》經業務部門負責人審核后，提交至分管領導審批。3.分管領導審批通過后，樣品管理部門與借用單位簽訂《樣品外借協議》，明確雙方的權利和義務，包括樣品的保管責任、歸還時間、損壞賠償等條款。4.樣品管理部門通知倉庫按照協議發放樣品，并做好相關記錄。5.借用單位應按照協議約定的時間和要求歸還樣品，如逾期未還或樣品有損壞、丟失等情況，借用單位應承擔相應的賠償責任。九、樣品管理的監督與檢查（一）內部監督1.樣品管理部門負責對公司樣品管理工作進行日常監督檢查，定期對倉庫、各部門樣品保管情況進行抽查。2.檢查內容包括樣品的數量、質量、存放環境、使用記錄、歸還情況等方面，發現問題及時督促整改。（二）審計監督1.公司審計部門定期對樣品管理情況進行審計，審查樣品管理制度的執行情況、樣品的申請、使用、保管、處置等環節的合規性。2.審計部門應根據審計結果提出審計意見和建議，促進樣品管理工作的規范和完善。（三）違規處理1.對于違反本制度規定的部門和個人，公司將視情節輕重給予相應的處