學籍檔案查閱管理制度一、總則（一）目的為了規范公司對員工學籍檔案的查閱管理，確保學籍檔案的安全與完整，保護員工個人隱私，同時滿足公司人力資源管理工作的需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要查閱員工學籍檔案的相關部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：查閱學籍檔案必須遵守國家法律法規和公司的各項規章制度。2.保密性原則：嚴格保護員工學籍檔案信息的安全與隱私，未經授權不得泄露。3.必要性原則：查閱學籍檔案應基于工作需要，且僅限于與工作相關的內容。4.審批原則：所有學籍檔案查閱申請均需經過嚴格的審批流程。二、學籍檔案管理職責（一）人力資源部門1.負責員工學籍檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.制定和完善學籍檔案查閱管理制度，并監督執行。3.審核學籍檔案查閱申請，根據審批結果決定是否允許查閱。4.對查閱過程進行記錄和跟蹤，確保查閱行為符合規定。（二）檔案保管人員1.負責學籍檔案的日常保管，確保檔案存放安全、有序。2.按照規定的查閱流程，為查閱人員提供檔案查閱服務。3.對檔案查閱情況進行登記，包括查閱時間、查閱人、查閱內容等。（三）查閱申請部門及人員1.查閱申請部門應明確提出查閱學籍檔案的理由和目的，并確保查閱需求與工作相關。2.查閱人員應嚴格遵守查閱管理制度，不得擅自擴大查閱范圍或泄露檔案信息。三、學籍檔案查閱范圍（一）與招聘錄用相關1.驗證學歷證書的真實性，確認員工學歷背景是否符合崗位要求。2.了解員工在校學習成績、獎懲情況等，作為招聘決策的參考依據。（二）與培訓發展相關1.根據員工崗位晉升或職業發展規劃，查閱學籍檔案中的學習經歷，評估其知識結構和專業技能，為制定個性化培訓計劃提供參考。2.參考員工在校期間的表現，判斷其學習能力、自我管理能力等，以便更好地進行培訓指導和職業發展建議。（三）與績效考核相關1.當績效考核涉及員工綜合素質評價時，可查閱學籍檔案中反映其學習態度、團隊協作能力等方面的記錄，作為績效評估的補充信息。2.對于在工作中表現優秀或存在問題的員工，通過查閱學籍檔案了解其成長背景，為深入分析績效表現提供支持。（四）與合規調查相關1.在公司進行合規審計、調查或處理員工違紀事件時，如涉及員工學歷、資質等方面的核實，可查閱學籍檔案。2.確保公司各項業務活動符合法律法規和行業規范，避免因員工學歷或資質造假等問題給公司帶來風險。四、學籍檔案查閱流程（一）查閱申請1.查閱部門或人員需填寫《學籍檔案查閱申請表》，詳細說明查閱理由、查閱內容、查閱時間等信息。2.將申請表提交至本部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況，對申請的必要性和合理性進行把關，并簽署審核意見。（二）申請審批1.經部門負責人審核通過的申請表，提交至人力資源部門。2.人力資源部門根據查閱申請的性質和涉及的員工信息敏感程度，進行分級審批。一般查閱申請，由人力資源部門負責人審批。涉及重要崗位員工或敏感信息的查閱申請，需報公司分管領導審批。（三）查閱安排1.審批通過后，人力資源部門檔案保管人員根據申請表安排具體的查閱時間和地點，并通知查閱申請人。2.查閱應在指定的檔案查閱室進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。（四）查閱登記1.查閱人員進入查閱室前，檔案保管人員應要求其出示有效身份證件，并進行登記，包括姓名、部門、查閱時間、查閱內容等。2.查閱過程中，檔案保管人員應在場監督，確保查閱行為規范。（五）查閱歸還1.查閱結束后，查閱人員應將檔案資料整理好，交還給檔案保管人員，并在查閱登記表上簽字確認。2.檔案保管人員對歸還的檔案進行核對，確保檔案完整無缺后，將其歸還原位。五、學籍檔案查閱權限（一）人力資源部門工作人員1.人力資源部門負責員工學籍檔案管理的工作人員，在日常工作中可根據工作需要查閱員工學籍檔案，但僅限于與檔案管理、人力資源業務相關的內容。2.查閱時需遵循本制度規定的查閱流程，并進行詳細的查閱記錄。（二）招聘部門人員1.在招聘新員工過程中，招聘部門人員可查閱應聘人員的學籍檔案，用于核實學歷、背景等信息，以確保招聘質量。2.查閱權限僅限于招聘流程中與應聘人員相關的必要信息，不得隨意擴大查閱范圍。（三）培訓與發展部門人員1.培訓與發展部門人員為制定員工培訓計劃、提供職業發展建議等目的，可查閱員工學籍檔案中的學習經歷、在校表現等相關內容。2.查閱應圍繞培訓和職業發展工作的實際需求，不得泄露員工其他隱私信息。（四）績效考核部門人員1.績效考核部門人員在進行績效評估時，如需參考員工學籍檔案信息，可按照規定流程申請查閱相關內容。2.查閱應嚴格限定在與績效考核相關的范圍內，不得利用檔案信息進行其他不當操作。（五）其他部門人員1.其他部門因工作需要查閱員工學籍檔案時，需按照本制度規定的查閱流程提出申請，經審批通過后方可查閱。2.查閱權限應根據具體工作需求進行明確，不得超出與工作相關的合理范圍。六、學籍檔案信息保密與安全（一）保密要求1.所有接觸員工學籍檔案的人員，均負有保密義務，不得向任何無關人員泄露檔案內容。2.嚴禁在非工作場合談論或傳播員工學籍檔案信息。（二）安全措施1.學籍檔案應存放在專門的檔案柜中，確保存放環境安全，具備防火、防潮、防蟲等條件。2.定期對檔案進行檢查和維護，發現問題及時處理，確保檔案的完整性和可讀性。3.檔案查閱室應配備必要的安全設施，如監控設備等，以保障查閱過程的安全。（三）違規處理1.對于違反學籍檔案信息保密與安全規定的人員，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因泄露檔案信息給公司或員工造成損失的，違規人員應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。七、學籍檔案的復印與摘錄（一）復印規定1.因工作需要復印學籍檔案部分內容時，查閱人員應提前向人力資源部門提出申請，說明復印用途和內容范圍。2.經審批通過后，由檔案保管人員按照規定進行復印操作，復印份數應嚴格控制在工作所需的最低數量。3.復印的檔案資料應加蓋“復印僅供[具體用途]使用”字樣的印章，并由檔案保管人員與查閱人員共同簽字確認。（二）摘錄規定1.如需摘錄學籍檔案中的信息，查閱人員應在申請表中詳細注明摘錄內容和用途。2.摘錄應準確、完整，不得斷章取義或篡改原文信息。摘錄完成后，應由檔案保管人員進行核對，并在摘錄件上簽字確認。3.摘錄件應與原件一并妥善保管，以備后續查證。八、學籍檔案的更新與維護（一）信息更新1.員工個人信息發生變化，如學歷提升、學位獲得、獎懲變更等，應及時向人力資源部門提交相關證明材料。2.人力資源部門負責審核員工提交的信息變更材料，并對學籍檔案進行相應更新，確保檔案信息的準確性和時效性。（二）定期審核1.人力資源部門應定期對學籍檔案進行審核，檢查檔案內容是否完整、準確，有無信息缺失或錯誤。2.對于發現的問題，應及時與員工溝通核實，并進行相應的補充或修正。（三）檔案整理1.根據檔案管理的規范要求，定期對學籍檔案進行整理，確保檔案分類清晰、編號準確、裝訂整齊。2.對已過保管期限或失去保存價值的檔案材料，按照規定的程序進行銷毀處理，確保檔案管理工作的規范化和科學化。九、監督與檢查（一）內部監督1.人力資源部門應定期對學籍檔案查閱管理制度的執行情況進行內部檢查，包括查閱流程的合規性、檔案信息的保密情況等。2.對檢查中發現的問題，及時進行整改，并對相關責任人進行批評教育或紀律處分。（二）員工反饋鼓勵員工對學籍檔案查閱管理過程中的違規行為進行監督和舉報，公司將對員工反饋的問題進行及時調查和處理，并為舉報人保密。（三）外部審計