協會檔案使用管理制度總則目的為加強協會檔案的管理，規范檔案使用行為，確保檔案的安全與完整，充分發揮檔案在協會各項工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于協會全體成員以及因工作需要使用協會檔案的外部人員。檔案定義本制度所稱檔案，是指協會在各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理原則1.統一管理原則：協會檔案由專門的檔案管理部門或人員進行集中統一管理。2.真實完整原則：確保檔案內容真實、準確、完整，如實反映協會工作的歷史全貌。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，為檔案使用人員提供便利，提高檔案利用效率。檔案管理部門及職責檔案管理部門設置協會設立檔案管理室，負責協會檔案的日常管理工作。檔案管理部門職責1.制定和完善協會檔案管理制度，并組織實施。2.負責協會各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.對檔案的利用情況進行登記和統計，定期分析檔案利用效果。5.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的防護設備，確保檔案安全。6.組織開展檔案鑒定工作，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，按規定程序進行銷毀。7.對涉及協會商業秘密、工作秘密等重要檔案，采取嚴格的保密措施。8.負責對協會各部門檔案管理工作進行指導和監督，組織檔案管理業務培訓。檔案的收集與整理檔案收集范圍1.協會章程、會員大會（會員代表大會）決議、理事會決議、監事會決議等文件。2.協會年度工作計劃、總結、報告等。3.協會組織建設、會員管理、活動策劃與實施等方面的文件材料。4.協會財務預算、決算、審計報告等財務文件。5.協會對外交流合作、業務往來的文件材料，包括合同、協議、信函等。6.協會舉辦各類會議、培訓、講座等活動的文件材料，如會議通知、議程、簽到表、會議紀要等。7.協會獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的照片、證書復印件等相關材料。8.協會工作人員的人事檔案材料（按照國家有關人事檔案管理規定執行）。9.其他具有保存價值的文件材料。檔案收集要求1.各部門應明確專人負責本部門檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案形成部門應在文件材料產生后的[X]個工作日內，將整理好的檔案材料移交檔案管理部門。3.對于重要活動、項目等形成的檔案材料，應在活動結束或項目完成后的[X]個工作日內完成收集和移交。4.檔案收集過程中，應注意檢查檔案材料的完整性、準確性和規范性，對不符合要求的材料及時進行補充或修正。檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理。檔案整理方法1.分類：將收集到的檔案材料按照類別分為行政管理類、業務活動類、財務類、人事類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統性和邏輯性，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。檔案的保管檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映協會主要職能活動和基本歷史面貌的，對協會有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年三種。檔案庫房建設與管理1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，配備必要的防護設備，如空調、除濕機、滅火器、防蟲藥等。2.檔案庫房應保持清潔衛生，定期進行清掃和消毒。3.檔案架（柜）應排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應按照編號順序依次存放，不得隨意堆放。4.建立檔案庫房管理制度，嚴格限制無關人員進入庫房。檔案管理人員進入庫房時，應做好登記。檔案保管措施1.對紙質檔案，應采取防潮、防蟲、防火、防盜等措施，定期進行檢查和維護，發現問題及時處理。2.對電子檔案，應進行定期備份，存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。同時，要做好電子檔案的安全防護工作，防止病毒感染、數據丟失等情況發生。3.對實物檔案，應進行妥善保管，建立實物檔案臺賬，記錄實物的名稱、來源、保管地點等信息。檔案的利用利用范圍1.協會內部成員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要，經協會批準后查閱、借閱檔案。3.司法機關、行政機關等因辦案需要，依法查閱、借閱協會檔案。利用申請1.協會內部成員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、查閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.外部單位查閱、借閱檔案，應提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的申請函，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、查閱期限等信息，經協會秘書長批準后，提交檔案管理部門。3.司法機關、行政機關等查閱、借閱檔案，應出具相關法律文書，經協會秘書長批準后，提交檔案管理部門。利用審批1.檔案管理部門收到利用申請后，應進行審核。審核內容包括申請的真實性、必要性、查閱或借閱的檔案范圍是否合理等。2.對于符合規定的利用申請，檔案管理部門應在[X]個工作日內予以批準，并出具《檔案查閱通知書》或《檔案借閱通知書》。3.對于不符合規定的利用申請，檔案管理部門應及時告知申請人，并說明理由。利用方式1.查閱：檔案使用人員可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案。查閱時，檔案管理人員應在場監督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱：檔案使用人員如需借閱檔案，應按照《檔案借閱通知書》規定的期限歸還檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門申請，經批準后方可延長。借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。利用登記1.檔案管理部門應對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用檔案名稱、用途、查閱期限、歸還時間等信息。2.檔案利用登記應使用統一的登記簿，登記內容應真實、準確、完整。檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對已保管到期的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員、檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。銷毀審批1.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息，經協會秘書長批準后，方可進行銷毀。2.涉及協會商業秘密、工作秘密等重要檔案的銷毀，應報協會理事會批準。銷毀實施1.檔案銷毀應指定專人負責，在指定的地點進行。銷毀過程應進行現場監督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。2.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀時間、地點、方式等信息，并由銷毀人員和監督人員簽字確認。3.檔案管理部門應將《檔案銷毀申請表》及相關證明材料歸檔保存，作為檔案銷毀的依據。檔案的統計與移交檔案統計1.檔案管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。2.檔案統計報表應準確、及時、完整，統計數據應真實可靠。檔案管理部門應定期將檔案統計報表報送協會秘書長，并抄送相關部門。檔案移交1.協會因機構變動、撤銷、合并等原因，需要進行檔案移交的，應