公安文件收發管理制度一、總則（一）目的為加強公安文件收發管理，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，結合本單位實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位內部各部門及全體工作人員在公安文件收發過程中的管理活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規及公安工作相關規定，確保文件收發工作合法合規。2.遵循及時、準確、安全的原則，保證文件傳遞不延誤、內容無差錯、信息不泄露。3.實行統一管理、分級負責，明確各部門及人員在文件收發中的職責。二、文件收發管理職責（一）收發室職責1.負責公安文件的接收、登記、編號、分發等工作。2.對收到的文件進行初步審核，檢查文件的完整性和準確性。3.按照規定的時間和方式將文件傳遞給相關部門或人員。（二）各部門職責1.明確本部門文件收發的責任人，負責本部門公安文件的領取、傳閱、保管等工作。2.及時將本部門處理完畢的文件交回收發室歸檔。3.配合收發室做好文件收發的相關工作，確保文件流轉順暢。（三）文件管理人員職責1.負責公安文件的分類、整理、歸檔和保管，建立健全文件檔案管理制度。2.定期對文件檔案進行清查和盤點，確保文件資料的安全和完整。3.按照規定提供文件查閱、借閱服務，并做好登記工作。三、文件接收管理（一）接收渠道1.通過機要通信、專人送達、電子傳輸等方式接收公安文件。2.對機要通信送達的文件，收發室應安排專人負責簽收，確保文件交接安全。（二）接收登記1.收到文件后，收發室工作人員應立即在《公安文件接收登記表》上詳細登記文件的名稱、文號、密級、來文單位、日期、份數等信息。2.對電子傳輸的文件，應記錄文件的傳輸方式、文件名、文件大小等相關信息，并及時進行下載和保存。（三）初步審核1.檢查文件的包裝是否完好，有無破損、缺頁等情況。2.核對文件的文號、密級、來文單位等信息是否準確無誤。3.對重要文件或緊急文件，應及時通知相關領導或部門。四、文件分發管理（一）分發原則1.根據文件內容和工作需要，按照職責分工將文件準確分發給相關部門或人員。2.對涉及多個部門的文件，應確定主辦部門，并由主辦部門負責協調相關部門共同辦理。（二）分發方式1.對于紙質文件，收發室應按照《公安文件分發清單》進行分發，并要求收件人在清單上簽字確認。2.對于電子文件，收發室應通過內部辦公系統或指定的電子郵箱將文件發送給相關部門或人員，并提醒收件人及時查收。（三）特殊文件處理1.對于密級文件，應嚴格按照保密規定進行分發，確保文件安全。2.對于緊急文件，應優先分發，并要求收件部門或人員立即處理。五、文件傳閱管理（一）傳閱范圍根據文件內容和工作需要，確定文件的傳閱范圍，確保相關人員及時了解文件精神。（二）傳閱流程1.收發室將文件送傳閱部門或人員后，傳閱人應在《公安文件傳閱登記表》上簽字，并注明傳閱時間。2.傳閱人應按照規定的順序依次傳閱文件，不得擅自擴大傳閱范圍或延誤傳閱時間。3.傳閱過程中，傳閱人應認真閱讀文件內容，如有意見或建議，可在文件上簽注，并及時反饋給相關部門或領導。（三）跟蹤催辦1.收發室應定期對傳閱文件進行跟蹤催辦，及時了解文件傳閱情況，確保文件傳閱不積壓。2.對超過規定傳閱時間仍未歸還的文件，收發室應及時向傳閱人催問，并記錄催辦情況。六、文件辦理管理（一）承辦部門職責1.負責文件的具體辦理工作，按照文件要求和領導批示，及時、準確地完成各項任務。2.對辦理過程中遇到的問題，應及時與相關部門或領導溝通協調，確保文件辦理順利進行。3.將辦理結果及時反饋給交辦部門或領導，并按照規定將文件歸檔保存。（二）辦理要求1.承辦部門應嚴格按照文件規定的時限和要求辦理文件，不得拖延推諉。2.對涉及多個部門的文件，承辦部門應主動牽頭協調，共同研究解決方案，確保文件辦理質量。3.文件辦理完畢后，承辦部門應認真整理相關資料，形成辦理結果報告，并按照規定的格式和程序報送。七、文件保管管理（一）保管方式1.設立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設備，如文件柜、防火防盜設施等。2.對紙質文件和電子文件分別進行分類保管，確保文件存放有序、便于查找。（二）保管期限1.根據公安工作相關規定和文件性質，確定文件的保管期限，分為永久、長期和短期。2.對保管期限已滿的文件，應按照規定進行鑒定和銷毀，確保文件檔案的安全和完整。（三）定期清查1.定期對文件檔案進行清查盤點，核對文件數量、種類、保管期限等信息，確保賬物相符。2.對清查中發現的問題，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。八、文件查閱管理（一）查閱范圍本單位工作人員因工作需要，可查閱公安文件檔案。（二）查閱流程1.查閱人應填寫《公安文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息，并經所在部門負責人簽字同意。2.收發室根據查閱申請表，在文件檔案室為查閱人提供文件查閱服務，并做好查閱登記工作。3.查閱人應在指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室或進行復制、拍照等操作。如需復制文件，應按照規定辦理審批手續。（三）查閱限制1.涉及國家秘密、警務工作秘密等文件，應嚴格按照保密規定進行查閱，未經批準不得查閱。2.對重要文件或不宜公開的文件，應限制查閱范圍，并做好查閱記錄。九、文件借閱管理（一）借閱范圍因工作需要，確需將公安文件借出檔案室的，應按照規定辦理借閱手續。（二）借閱流程1.借閱人應填寫《公安文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱用途等信息，并經所在部門負責人和分管領導簽字同意。2.收發室根據借閱申請表，將文件借給借閱人，并要求借閱人在《公安文件借閱登記表》上簽字確認。3.借閱人應在規定的借閱期限內歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。（三）借閱要求1.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或擅自擴大借閱范圍。2.借閱人應嚴格遵守保密規定，不得泄露文件內容和信息。3.借閱人歸還文件時，收發室應認真檢查文件的完整性和準確性，如發現文件有損壞或丟失，應及時查明原因，并要求借閱人承擔相應的責任。十、文件保密管理（一）保密制度1.嚴格遵守國家保密法律法規和公安工作保密規定，加強對公安文件的保密管理。2.對涉及國家秘密、警務工作秘密等文件，應按照保密等級進行標識和管理，采取相應的保密措施。（二）人員管理1.加強對文件收發、傳閱、辦理、保管等環節工作人員的保密教育，提高保密意識。2.與相關工作人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。（三）保密措施1.文件檔案室應設置必要的保密設施，如門禁系統、監控設備等，確保文件存放安全。2.對電子文件應采取加密存儲、訪問控制等技術措施，防止文件信息泄露。3.在文件傳遞過程中，應使用機要通信、專人送達等安全可靠的方式，確保文件傳輸安全。十一、文件銷毀管理（一）銷毀范圍對保管期限已滿、失去保存價值或因其他原因需要銷毀的公安文件，應按照規定進行銷毀。（二）銷毀流程1.由文件管理人員提出文件銷毀申請，填寫《公安文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、文號、數量、銷毀原因等信息，并經所在部門負責人和分管領導簽字同意。2.經批準后，文件管理人員應會同相關部門人員對擬銷毀的文件進行清點核對，確保文件數量準確無誤。3.對紙質文件，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對電子文件，應采用數據擦除、格式化等技術手段進行銷毀