1?總??則

1.0.1?為科學(xué)、規(guī)范管理規(guī)劃和自然資源標(biāo)準(zhǔn)檔案，確保標(biāo)準(zhǔn)檔案真實、完整、系統(tǒng)及有效利用，提高

標(biāo)準(zhǔn)工作的科學(xué)化、規(guī)范化和精細(xì)化管理水平，制定本指南。

1.0.2?本指南適用于北京市規(guī)劃和自然資源委員會相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理工作。

本指南所稱標(biāo)準(zhǔn)檔案，是指北京市規(guī)劃和自然資源標(biāo)準(zhǔn)（包括標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、導(dǎo)則、指南、要

點）及標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計（包括指導(dǎo)性圖集、配套圖集、通用圖集）在項目申報、制修訂過程中直接形成的，具

有保存價值的，紙質(zhì)和電子形態(tài)的歷史記錄。

1.0.3?標(biāo)準(zhǔn)檔案管理是標(biāo)準(zhǔn)化工作的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)性工作，其基本任務(wù)是對北京市規(guī)劃和自然資源標(biāo)

準(zhǔn)檔案進行系統(tǒng)收集、科學(xué)加工、準(zhǔn)確鑒定、安全保管和有效利用，為北京市規(guī)劃和自然資源標(biāo)準(zhǔn)化工

作提供依據(jù)和服務(wù)。

1.0.4?北京市規(guī)劃和自然資源標(biāo)準(zhǔn)檔案管理除執(zhí)行本指南外，尚應(yīng)符合國家和北京市現(xiàn)行法律、法規(guī)、

標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)政策文件的有關(guān)規(guī)定。

1

2?檔案的收集

2.1?標(biāo)準(zhǔn)檔案歸檔材料范圍

2.1.1?立項階段

1?立項申報書。

2?立項批復(fù)文件。

3?委托合同。

2.1.2?編制階段

4?開題會議簽到表、會議紀(jì)要及標(biāo)準(zhǔn)的初稿。

5?征求意見會議簽到表及會議紀(jì)要。

6?標(biāo)準(zhǔn)的公示稿、征求意見函、各部門反饋意見。

注：導(dǎo)則、指南、要點沒有公示稿時，可提交征求意見稿。

7?送審材料。

注：導(dǎo)則、指南、要點不與市市場監(jiān)督管理局聯(lián)合簽發(fā)時，不提供送該局的送審材料。

8?審查會議簽到表、會議紀(jì)要、表決表。

2.1.3?批準(zhǔn)發(fā)布階段

9?備案函及上級主管部門復(fù)函。

注：導(dǎo)則、指南、要點為委內(nèi)部發(fā)文，不向上級部門備案時，不需提供此部分內(nèi)容。

10?標(biāo)準(zhǔn)的報批稿及報批材料。

注：導(dǎo)則、指南、要點的報批材料，為向主管委領(lǐng)導(dǎo)報請發(fā)布實施的材料。

11?發(fā)布實施文件。

2.1.4?發(fā)布本印制階段

12?主編人簽字、校核的印刷樣書。

13?印刷批準(zhǔn)單。

14?標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布本。

2.1.5?領(lǐng)導(dǎo)批示

2.1.6?調(diào)研報告

注：部分重要標(biāo)準(zhǔn)有此材料。

2.1.7?以上文件的電子版

2.1.8?其他

2.2?標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計（圖集）檔案歸檔材料范圍

2.2.1?立項階段

1?立項申報書。

2?立項批復(fù)文件。

3?委托編制合同。

2.2.2?編制階段

4?開題會議簽到表及會議紀(jì)要。

2

5?征求意見會議簽到表及會議紀(jì)要。

6?征求意見函、各部門反饋意見。

7?審查會簽到表及專家審查意見。

2.2.3?批準(zhǔn)發(fā)布階段

8?報批材料。

注：圖集報批材料為向主管委領(lǐng)導(dǎo)報請發(fā)布實施的材料。

9?發(fā)布實施文件。

2.2.4?發(fā)布本印制階段

10?主編人及專家組長簽字、校核的印刷樣書。

11?標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計（圖集）發(fā)布本。

12?印刷批準(zhǔn)單。

2.2.5?領(lǐng)導(dǎo)批示

2.2.6?以上文件的電子版及所有過程文稿電子版

2.2.7?其他

2.3?歸檔文件質(zhì)量要求

2.3.1?歸檔文件應(yīng)為原件，如為復(fù)印件，需加蓋檔案形成單位的公章，確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。

2.3.2?歸檔文件紙張其耐久性和耐用性應(yīng)符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻檔案紙耐久性和耐用性要求》

GB/T24422的規(guī)定。

2.3.3?歸檔文件字跡耐久性和耐用性應(yīng)符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻紙張上書寫、打印和復(fù)印字跡

的耐久性和耐用性要求與測試方法》GB/T32004的規(guī)定。

2.3.4?歸檔的電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、存儲等按照GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標(biāo)準(zhǔn)

執(zhí)行。

3

3?檔案的整編

3.1?立卷基本原則

3.1.1?遵循標(biāo)準(zhǔn)文件的形成規(guī)律，最大限度地保持卷內(nèi)文件的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

3.1.2?應(yīng)以一個標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計（圖集）作為一個項目級歸檔單位。

3.1.3?按照標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計（圖集）形成過程進行立卷。原則上分為：立項階段；編制階段；批準(zhǔn)發(fā)布

階段；印制階段；調(diào)研階段等幾個階段。

一個過程的文件數(shù)量過多時可分為多卷立卷；文件數(shù)量過少不能獨立成卷的可幾個過程的文件合并

立卷。不同載體的文件宜分別立卷。

3.1.4?卷內(nèi)文件應(yīng)按封面、目錄、文字材料和圖樣材料、備考表的順序排列。

3.1.5?文字材料部分的排序應(yīng)按文件的客觀形成過程進行排列。

3.2?案卷封面

3.2.1?項目名稱

項目名稱指標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計（圖集）的名稱。應(yīng)填寫全稱。

3.2.2?案卷題名

案卷題名是指本案卷檔案的名稱，是直接表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱。按照歸檔文件的內(nèi)

容，其案卷題名填寫為：發(fā)布本；立項文件；編制過程文件；批準(zhǔn)發(fā)布文件；印制文件；調(diào)研報告；電

子版文件。

不在上述題名過程中的案卷，可以根據(jù)文件內(nèi)容擬寫案卷題名。

3.2.3?形成單位

負(fù)責(zé)組織編制標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計（圖集）的單位，是檔案形成部門。

3.2.4?項目編號

項目編號是標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計（圖集）組織編制單位編寫的順序號，包括標(biāo)準(zhǔn)號或文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)

文號。

3.2.5?編制日期

案卷的編制日期是指卷內(nèi)文件最早和最遲形成的時間。

3.2.6?保管期限

由檔案形成單位依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和利用價值期限確定檔案應(yīng)該保存的時限。標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限為

“永久”。

3.2.7?密級

密級是指文件保密程度的等級，案卷密級一般按卷內(nèi)文件形成時所定最高密級填寫。標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)設(shè)

計（圖集）發(fā)布本宜定為“公開級”，其余過程文件為“內(nèi)部級”?！皟?nèi)部級”一般不用著錄。

3.2.8?檔號

檔號是檔案管理部門在檔案整理過程中對檔案的編號。標(biāo)準(zhǔn)檔案的檔號由分類代號、年度、項目順

序號和案卷順序號組成，即分類代號-年度-項目順序號-案卷順序號。

4

示例：

3.3?卷內(nèi)目錄

3.3.1?順序號

順序號是卷內(nèi)文件排列的先后順序，以一份文件為單位編寫，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始依次標(biāo)注。

3.3.2?文件材料題名

文件材料題名一般指單份文件文首的題目，單份文件沒有標(biāo)題的，可依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名。

3.3.3?原編字號

原編字號是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關(guān)、團體賦予文件的順序號。

3.3.4?編制單位

編制單位是指案卷內(nèi)文件的形成單位。

3.3.5?編制日期

編制日期是指該份文件材料的形成時間。

3.3.6?頁次

頁次是每份文件在案卷中所排的頁碼或起止頁號。

3.3.7?備注

填寫需要說明的事項。

3.4?案卷審核備考表

3.4.1?城建檔案案卷審核備考表分為上下兩欄，上欄由檔案形成部門填寫，下欄由檔案管理部門填寫。

3.4.2?上欄部分標(biāo)明本案卷已編頁號的文件材料的總張數(shù)，以及文字、圖樣、照片、光盤等材料的

張數(shù)。

審核說明：填寫立卷時文件的完整和質(zhì)量情況，以及應(yīng)歸檔而缺少的文件材料的名稱和原因。

立卷人：由立卷責(zé)任人簽名。

審核人：由案卷審查人簽名。

年月日：按立卷、審核時間分別填寫?！澳辍庇盟奈粩?shù)字表示，“月”和“日”分別用兩位數(shù)字表示。

3.4.3?下欄部分由檔案管理部門根據(jù)案卷的完整及質(zhì)量情況標(biāo)明審核意見并簽字。

3.5?案卷頁號的編制

3.5.1?編寫頁號以卷為單位。卷內(nèi)文件均應(yīng)按有書寫內(nèi)容的頁面編號，頁號從“1”逐張標(biāo)注。

3.5.2?頁號編寫位置

1?單面書寫的文字材料頁號寫在右下角，雙面書寫的文字材料頁號正面寫在右下角，背面寫在左

下角。

2?圖紙折疊后無論何種形式，一律編寫在圖紙裝訂方向正面右下角。

3.5.3?案卷封面、卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表不用編寫頁號。

5

3.5.4?印刷成冊的文件自成一卷的，不必重新編寫頁碼。

3.5.5?文件上已編寫頁碼的，需用橡皮擦掉或用涂改液涂掉原有編號，以便按照現(xiàn)有檔案的順序重新編

寫頁號。

3.6?卷盒脊背的編制

將檔案按順序裝入檔案盒中，盒脊填寫檔案盒內(nèi)檔案的檔號。檔號統(tǒng)一由檔案管理部門打印在復(fù)印

紙上，按盒脊厚度、大小裁剪粘貼在檔案盒上。

3.7?案卷裝訂與裝具

3.7.1?規(guī)格

1?案卷文字材料和圖樣材料均采用A4幅尺寸。小于A4幅面影響裝訂的材料要用A4白紙襯托；

大于A4幅面成手風(fēng)琴風(fēng)箱式向內(nèi)折疊，折疊后幅面尺寸應(yīng)以A4幅面尺寸為標(biāo)準(zhǔn)，注意留出裝訂邊。采

用折角等方式將圖紙的標(biāo)題欄露在右下方。

(1)3#圖紙折疊如圖（圖中序號表示折疊次序，虛線表示折起的部分，以下同）

6

(2)2#圖紙折疊如圖。

7

(3)1#圖紙折疊如圖

8

(4)0#圖紙折疊如圖

2?印刷成冊的材料無論小于或大于A4幅面,保持原樣不宜再做任何處理。小于或等于A4幅面材

料放入標(biāo)準(zhǔn)檔案盒；大于A4幅面小于等于A3幅面材料可以放在特體盒里。

9

3.7.2?裝具

案卷裝具采用統(tǒng)一規(guī)格尺寸的卷盒。卷盒共有三種尺寸，常規(guī)盒外表尺寸為310mm×220mm,厚度

為50mm、30mm兩種，特體盒外表尺寸為470mm×320mm,厚度為75mm。

3.7.3?裝訂

1?案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。印刷成冊的文件不用裝訂；非印刷成冊的文件需裝訂成冊，

裝訂時剔除金屬物或塑料裝訂用品。

2?裝訂采取棉紗線三孔一線裝訂方式，裝訂結(jié)打在案卷的背面。原則上裝訂線距左側(cè)15mm，豎版

上孔距上側(cè)80mm，下孔距下側(cè)80mm；橫版上孔距上側(cè)55mm，下孔距下側(cè)55mm。裝訂時注意不破壞

文件內(nèi)容。

10

4?數(shù)據(jù)著錄

4.1?著錄項目

標(biāo)準(zhǔn)檔案著錄采取三級著錄法。分別為項目級著錄、案卷級著錄和文件級著錄。著錄信息來源于被

著錄的檔案。

4.2?著錄內(nèi)容

4.2.1?項目級著錄內(nèi)容

項目級著錄是對一個標(biāo)準(zhǔn)檔案的所有內(nèi)容和形式特征進行記錄。內(nèi)容包括：項目名稱、原始項目編

號、形成單位、檔號。

4.2.2?案卷級著錄內(nèi)容

案卷級著錄是對一個案卷的檔案內(nèi)容和形式特征進行記錄。內(nèi)容包括：案卷流水號、案卷題名、編

制日期、密級、保管期限。

4.2.3?文件級著錄內(nèi)容

文件級著錄是對一份文件的內(nèi)容和形式特征進行記錄。內(nèi)容包括：順序號、文件材料題名、原編字

號、編制單位、編制日期、開始頁號、結(jié)束頁號。

4.2.4?概況表著錄內(nèi)容

概況表內(nèi)容是對項目信息的簡單提煉。內(nèi)容包括：檔號、標(biāo)準(zhǔn)名稱、標(biāo)準(zhǔn)編號、主編單位、主要起

草人、項目管理人。

1?檔號：檔案管理部門在檔案整理過程中對檔案的編號。

2?標(biāo)準(zhǔn)名稱：發(fā)布本封面上標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計（圖集）的名稱。

3?標(biāo)準(zhǔn)編號：標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計（圖集）的編號。

4?主編單位：參與編寫標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計（圖集）的主要單位名稱。

5?主要起草人：參與編寫標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計（圖集）的主要人員。

6?項目管理人：負(fù)責(zé)組織編制標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計（圖集）的管理人員。

11

5?檔案移交

5.1?標(biāo)準(zhǔn)檔案由檔案形成單位按要求整編著錄后向城建檔案管理機構(gòu)移交。

5.2?標(biāo)準(zhǔn)檔案宜按年度移交。移交時提交移交目錄，辦理移交手續(xù)，雙方簽字、蓋章后方可移交。

12

附錄

附錄

附??錄

附表1附錄

附表1

檔案館代號：411405

檔案館代號：附表1411405

檔案館代號：411405

城市建設(shè)檔案

城市建設(shè)檔案

名稱：

名稱：

名稱：

案卷題名：

案卷題名：

案卷題名：

形成單位：

形成單位：

項目編號：

項形目成編單號位：

項目編號：

編制日期：自起至止

編制日期：自起至止

編制日期：自起至止

保管期限：密級：

保管期限：密級：

檔號：縮微號：

檔保管期限號：縮密微號級：

檔共號：冊縮微號第：冊

附表2城建檔案卷內(nèi)目錄(第冊)13

順原編編制

文件材料題名編制單位頁次備注

序字號日期

號

第頁，共頁

共冊第冊

附表2城