公司外包業(yè)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外包業(yè)務(wù)管理，提高外包業(yè)務(wù)質(zhì)量和效率，降低運營成本，有效控制外包業(yè)務(wù)風(fēng)險，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外包業(yè)務(wù)活動，包括但不限于勞務(wù)外包、服務(wù)外包、項目外包等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包業(yè)務(wù)活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.風(fēng)險可控原則：對外包業(yè)務(wù)的風(fēng)險進行識別、評估和控制，確保公司利益不受損害。3.質(zhì)量保障原則：明確外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求，督促外包商提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.成本效益原則：在保證外包業(yè)務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制成本，實現(xiàn)效益最大化。二、外包業(yè)務(wù)的分類與定義（一）勞務(wù)外包指公司將部分非核心崗位的勞務(wù)工作委托給專業(yè)勞務(wù)外包機構(gòu)，由外包機構(gòu)負責(zé)人員招聘、培訓(xùn)、管理等工作，并按照公司要求提供勞務(wù)人員。（二）服務(wù)外包包括但不限于信息技術(shù)服務(wù)外包（ITO）、業(yè)務(wù)流程外包（BPO）、知識流程外包（KPO）等。公司將特定的業(yè)務(wù)流程或服務(wù)功能委托給專業(yè)服務(wù)提供商，以提高運營效率和服務(wù)質(zhì)量。（三）項目外包針對公司特定的項目，將項目的部分或全部工作委托給具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的外部供應(yīng)商進行實施。三、外包業(yè)務(wù)的流程管理（一）需求提出與審批1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《外包業(yè)務(wù)需求申請表》，詳細說明外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容、要求、預(yù)計工作量、時間節(jié)點等信息。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)規(guī)劃及資源狀況進行審批，審批通過后交至外包業(yè)務(wù)管理部門。（二）外包商選擇與評估1.外包業(yè)務(wù)管理部門根據(jù)需求，通過多種渠道收集潛在外包商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對外包商進行初步篩選，主要考察外包商的資質(zhì)、信譽、業(yè)績、服務(wù)能力等方面。篩選出符合基本條件的外包商名單，并向其發(fā)送《外包業(yè)務(wù)合作意向書》。3.要求外包商提交詳細的合作方案，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程、質(zhì)量保障措施、價格報價、項目實施計劃等。4.組織相關(guān)部門對合作方案進行評估，評估內(nèi)容包括技術(shù)能力、服務(wù)質(zhì)量、價格合理性、風(fēng)險應(yīng)對能力等。評估可采用打分制，根據(jù)評估結(jié)果確定入圍外包商。5.與入圍外包商進行商務(wù)談判，進一步明確合作細節(jié)，如服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、保密條款、違約責(zé)任等，最終確定合作外包商，并簽訂《外包業(yè)務(wù)合同》。（三）合同簽訂與執(zhí)行1.外包業(yè)務(wù)管理部門負責(zé)起草《外包業(yè)務(wù)合同》，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、價格條款、付款方式、保密條款、違約責(zé)任等。2.合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與外包商簽訂合同。3.合同簽訂后，外包業(yè)務(wù)管理部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，明確各部門在合同執(zhí)行過程中的職責(zé)。4.外包商按照合同約定組織實施外包業(yè)務(wù)，公司相關(guān)部門應(yīng)密切配合，及時提供必要的支持和協(xié)助。同時，建立定期溝通機制，及時解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（四）監(jiān)督與評估1.建立外包業(yè)務(wù)監(jiān)督機制，外包業(yè)務(wù)管理部門定期對外包業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、工作進度、人員管理等方面。2.要求外包商定期提交業(yè)務(wù)報告，詳細匯報業(yè)務(wù)進展情況、存在的問題及解決方案等。3.定期對外包商進行評估，評估周期可根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和合同期限確定，一般為每季度或每半年進行一次。評估內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、合同履行情況、客戶滿意度等。評估結(jié)果作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。4.對于評估結(jié)果不理想的外包商，及時發(fā)出書面通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可根據(jù)合同約定終止合作。（五）驗收與結(jié)算1.外包業(yè)務(wù)完成后，外包商應(yīng)提交《外包業(yè)務(wù)驗收申請》，并提供相關(guān)證明材料。2.公司組織相關(guān)部門進行驗收，驗收標(biāo)準(zhǔn)以合同約定為準(zhǔn)。驗收合格后，出具《外包業(yè)務(wù)驗收報告》。3.財務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗收報告進行結(jié)算，支付外包費用。結(jié)算過程中應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)憑證，確保費用支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。四、外包商管理（一）資質(zhì)審查1.建立外包商資質(zhì)檔案，記錄外包商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等。2.定期對外包商的資質(zhì)進行審查，確保其始終具備從事外包業(yè)務(wù)的合法資質(zhì)和能力。如發(fā)現(xiàn)外包商資質(zhì)不符合要求，應(yīng)及時終止合作。（二）培訓(xùn)與指導(dǎo)1.根據(jù)外包業(yè)務(wù)的特點和要求，為外包商提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其熟悉公司的業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和管理要求。2.定期組織外包商進行業(yè)務(wù)交流和培訓(xùn)活動，分享經(jīng)驗和最佳實踐，提高外包商的服務(wù)水平和能力。（三）考核與獎懲1.建立外包商考核機制，根據(jù)外包業(yè)務(wù)監(jiān)督與評估結(jié)果，對外包商進行考核評分。考核指標(biāo)包括服務(wù)質(zhì)量、工作效率、合同履行情況、客戶滿意度等。2.根據(jù)考核結(jié)果實施獎懲措施。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的外包商，給予表彰、獎勵或優(yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)不佳的外包商，進行警告、罰款或終止合作等處理。五、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.對外包業(yè)務(wù)可能面臨的風(fēng)險進行全面識別，包括但不限于質(zhì)量風(fēng)險、安全風(fēng)險、法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、信息安全風(fēng)險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同類型的風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。例如，對于質(zhì)量風(fēng)險，加強監(jiān)督檢查和驗收環(huán)節(jié)；對于安全風(fēng)險，要求外包商制定安全管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行；對于法律風(fēng)險，加強合同管理和法務(wù)審核等。2.建立風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，并采取相應(yīng)的措施進行調(diào)整和應(yīng)對。六、信息安全管理（一）保密協(xié)議簽訂1.在與外包商簽訂合同的同時，簽訂《保密協(xié)議》，明確外包商在業(yè)務(wù)過程中接觸到的公司機密信息的范圍、保密責(zé)任和違約責(zé)任。2.要求外包商對其員工進行保密培訓(xùn)，確保員工了解并遵守保密規(guī)定。（二）信息訪問控制1.根據(jù)外包業(yè)務(wù)的需要，對外包商的信息訪問權(quán)限進行嚴(yán)格控制，明確其可訪問的公司信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)范圍。2.定期對外包商的信息訪問情況進行審計，防止信息泄露。（三）數(shù)據(jù)保護與備份1.要求外包商采取必要的數(shù)據(jù)保護措施，如數(shù)據(jù)加密、存儲安全等，確保公司數(shù)據(jù)的安全性。2.督促外包商定期對重要數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。七、溝通與協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通機制1.建立公司內(nèi)部外包業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)小組，由外包業(yè)務(wù)管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等人員組成。2.定期召開溝通協(xié)調(diào)會議，及時解決外包業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)各部門之間的工作。3.明確各部門在溝通協(xié)調(diào)中的職責(zé)和工作流程，確保信息傳遞的及時、準(zhǔn)確和順暢。（二）與外包商溝通機制1.建立與外包商的定期溝通機制，如每周工作例會、每月業(yè)務(wù)匯報會等，及時了解外包業(yè)務(wù)進展情況，反饋公司意見