江西省辦公自動化環境中電子文件歸檔與電子檔案管理規

范

1范圍

本規范規定了在公務活動中經辦公自動化系統形成的、具有保存價值的文書、專業電子

文件歸檔與電子檔案管理的一般要求。

本規范適用于機關、團體、事業單位,企業和其他社會組織可參照執行。

2規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本

適用于本文件。凡是不注H期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件.

GB/T5271.27-2001信息技術詞匯第27部分：辦公自動化(ISO/IEC2382-27:1994,

EQV)

GB/T7156-2003文獻保密等級代碼與標識

GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規范

GB/T22239-2008信息安全技術信息系統安全等級保護基本要求

GB/T22240-2008信息安全技術信息系統安全等級保護定級指南

GB/T29194-2012電子文件管理系統通用功能要求

GB/Z32002-2015開展文件管理工作過程分析

CB/T33476.1-2016黨政機關電子公文格式規范第1部分：公文結構

GB/T33476.2-2016黨政機關電子公文格式規范笫2部分:顯現

GB/T33481-2016黨攻機關電子印章應用規范

DA/T13-1994檔號編制規則

DA/T31紙質檔案數字化技術規范

DA/T46-2009文書類電子文件元數據方案

DA/T47-2009版式電子文件長期保存格式需求

DA/T54-2014照片類電子檔案無數據方案

DA/T58-2014電子檔案管理基本術語

DB36/T380-2016歸檔文件整理規范

ISO16175.2-2011Informationanddocumentation-Principlesandfunctional

requirementsforrecordsinelectronicofficeenvironments—Part2Guidelinesand

functionalrequirementsfordigitalrecordsinmanagementsystems

ISO16175.3-2010Informationanddocumentation—Principlesandfunctional

requirementsforrecordsinelectronicofficeenvironments-Part3:Guidclincsand

functionalrequirementsforrecordsinbusinesssystems

3術語和定義

GB/T18894-2016.DA/T46-2009、DA/T58-2014界定的以及下列術語適用本標準。

3.1電子文件electronicdocument

國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設

備形成、辦理、傳輸的數字格式的各種信息記錄。電子文件由內容、結構、背景組成。

3.2電子檔案electronicrecords

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件.

[DA/T58-2014,定義2.2]

3.3結構structure

電子檔案的內容組織和存儲方式。包括邏輯結構和物理結構。

[DA/T58-2014,定義2.14]

3.4邏輯結構logicalstructure

電子檔案內容各信息單元之間關系的描述。

示例：電子檔案的字沐字號、文字的排列、章節的構成、各頁的先后順序、插圖的標號

位置等。

[DA/T58-2014,定義2.14.1]

3.5物理結構physicaIstructure

電子檔案在存儲設備或載體中的存儲位置和文件格式。

[DA/T58-2014,定義2.14.2]

3.6組合電子文件combinedelectronicdocument

同一業務活動中形成的若干件文件的集合。

改寫自ISO15489-1:2001

3.7件itern

歸檔電子文件的最小整理單位。

示例：一件發文，一件收文，一張圖表，一件證書，等等。

注：改寫DA/T22-2015,定義3.3

3.8組件component

獨立的比特流，操作系統下文件系統中管理信息的基本單元。組件是相互獨立的，它可

以單獨或與其他組件一起構成一件電子檔案。

示例：發文的正文、附件、文件處理單、定稿、修改稿；項目申報文件的公文、項目可

行性研究報告、項目環境評估報告、項目節能評估報告、項目安全評估報告等。

注:改寫GB/T29194-2012,定義3.4

3.9復合電子文件compoundelectronicdocument

一件包含多個組件的電子文件。

注：改寫GB/T29194-2012,定義3.6

3.10混合文件hybriddocument

一個由數字和非數字組件組成的復合文件。

注：改寫ISO16175-2:2011,3

3.11采集capture

指對電子文件、電子檔案及其無數據進行收集和存儲的方法與過程。

[GB/T18894-2016,定義3.11]

3.12元數據metadata

描述電子檔案的內容、結構、背景及其整個管理過程的數據。

[DA/T58-2014,定義2.16]

3.13數字檔案資源digitalarchivalresources

電子檔案、傳統載體檔案數字副本、元數據、目錄數據和數字資料的總稱。

3.14辦公自動化系統officeautomationsystem

一種用于集成辦公活動的信息處理系統。

示例：電子公文系統、行政審批系統、財務管理系統、數據統計分析系統以及各類專門

業務管理系統等用于電子公文擬辦和促進機構專業事務處理的應用系統。

注：改寫GB/T5271.27-2001,定義27.01.02

3.15電子檔案管理系統electronicrecordsmanagementsystem

對電子文件、電子檔案進行捕獲、維護、利用和處置的計算機信息系統。

注：電子檔案管理系統通常用于電子檔案形成單位，更注重對電子檔案的管理。系統通

過維護元數據及電子檔案之間的聯系，支持電子檔案作為證據的價值。

注：改寫DA/T58-2014,定義2.5

3.16電子檔案移交接收系統electronicrecordstransferandaccessionsystem

支持檔案室、國家綜合檔案館基于網絡對電子檔案開展移交、接收業務活動的計算機信

息系統。

4總則

4.1應遵循納入信息化建設規劃、文檔一體化管理、技術與管理并重、便于利用和安全

可信的原則。

4.2應實施全程管理與集中管理，確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用。

4.3應建設、配備必要的檔案信息化基礎設施和應用系統，為辦公自動化系統電子文件歸檔

與電子檔案管理提供技術保障。

4.4應建立嚴格的管理制度，明確相關單位及其內設部門管理職責，規范工作程序，形成協

同工作機制。

4.4.1省級檔案行政管理單位負責確定應歸檔保存的專業電子文件門類，指導編制、審批文

書、專業電子文件歸檔范第與保管期限表。

4.4.2電子檔案形成單位檔案部門應負責；

a）將辦公自動化系統電子文件歸檔與電子檔案管理納入本單位檔案管理制度，編制電

子文件歸檔范圍、分類方案和保管期限表；

b）提出辦公自動化系統電子文件歸檔功能、歸檔接I」要求，如有需要，負責提出辦公

自動化系統電子檔案管理功能要求；

c）指導電子文件擬辦部門或業務辦理部門按要求形成、整理應歸檔電子文件；

d）負責辦公自動化系統電子文件歸檔和電子檔案管理等各項工作。

4.4.3電子文件形成單位信息化部門應負責：

a）負責依據檔案部門提出的功能要求建設辦公自動化系統電子文件歸檔功能、電子文

件歸檔接口或電子檔案管理功能：

b）為電子檔案管理系統建設，為電子檔案及其元數據的存儲、備份和安全管理等提供

信息化支持。

4.4.4電子檔案形成單位保密部門負責監督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理。

4.4.5區域性、跨單位或行業性辦公自動化系統電子文件歸檔與電子檔案管理功能的開發、

運維與升級由其建設、管理單位負責。

4.4.6用于支撐電子文件歸檔和電子檔案管理的電子政務基礎設施的運維、管理和安全保障

由其建設、管理單位負責，

4.5應基于安全網絡和離線存儲介質實施辦公自動化系統電子文件歸檔與電子檔案管理。涉

密電子文件歸檔與電子檔案的管理應嚴格按照國家有美保密規定執行。

5應用系統建設

5.1應用系統框架與配置

5.1.1支持開展電子文件歸檔、電子檔案管理活動的技術性途徑包括但不限于以下兩個：

a）基于辦公自動化系統完成電子文件歸檔、電子檔案管理活動，生成電子檔案移交數

據包，經電子檔案移交接收系統向國家綜合檔案館移交；

b）基于辦公自動化系統向電子檔案管理系統完成電子文件及其元數據的歸檔，由電子

檔案管理系統生成電子檔案移交數據包，經電子檔案移交接收系統向國家綜合檔案館移交。

5.1.2電子文件歸檔與電子檔案管理系統通常由六部分構成：辦公自動化系統電子文件歸檔

模塊、辦公自動化系統電子檔案管理模塊、電子檔案管理系統、電子文件歸檔接口、電子檔

案移交接口、

圖1電子文件歸檔與電子檔案管理應用系統框架示意圖

5.1.3應開發、配置辦公自動化系統電子文件歸檔功能，具體業務功能要求按照

GB/T18894-2016的51、附錄A執行。

5.1.4應建設電子檔案管理系統，按照68/力8894-2016的5.2給出的要求開發、配置電子檔

案管理基本功能和擴展功能。

5.1.5年度內形成大量應歸檔電子文件的辦公自動化系統，宜為其開發、配置電子檔案管理

模塊，支持開展到期電子檔案移交活動，該模塊應具備電子文件及其元數據歸檔、元數據采

集、生成固化信息、編目、保管、處置等功能。具體要求或參照GB/T29194-2012.ISO

16175-3:2010等標準給出的要求執行。

5.1.6采用5.LIa）所述業務流程時，可選擇下述任一種電子文件歸檔接□：

a）中間數據庫歸檔接口，適用于辦公自動化系統與電子檔案管理系統運行于相同網絡，

具體要求參照附錄C的C.1執行；

b）規范存儲結構歸檔接口，適用于任何網絡環境，具體要求參照附錄C的C.2執行。

5.1.7采用規范存儲結構作為電子檔案移交接口，具體要求按照附錄C的C.3執行。

5.1.8組織機構應收集電子文件歸檔、電子檔案管理應用軟件、歸檔接口等設計文檔，并在

應用軟件運維、升級過程中持續更新，以書面形式歸檔保存。應歸檔的設計文檔種類與編制

應符合GB/T8567-2006給出的要求。

5.2檔案信息化基礎設施建設

5.2.1應為檔案室鋪設辦公自動化系統、電子檔案管理系統、電子檔案移交接收系統運行網

絡的信息點，根據電子文件歸檔、電子檔案管理需要確定各網絡信息點數量。

5.2.2電子檔案管理系統運行的網絡應能滿足數字檔案資源安全管理要求：

a）部署、運行于組織機構內部局域網；

b）符合6.6要求的政務外網虛擬專用網絡；

c）與數字檔案資源密級相對■應的涉密網絡。

5.2.3應按以下任一種方式為甩子檔案管理系統配置必要的系統硬件，其數量和性能應能滿

足數字檔案資源安全管理要求：

a）直接使用機架式服務器，磁盤陣列等物理設備；

b）使用組織機構私有云或電子政務云的虛擬機、存儲池、備份容量等云計算資源。

5.2.4應為電子檔案管理系統配置必要的正版基礎軟件，包括但不限于：關系型數據庫管理

系統，網絡操作系統，中旬件，審計軟件等。

5.2.5應為電子檔案管理系統配置近線、異地備份系統，可采用但不限于以下技術架構備份

系統：

a）虛擬帶庫；

b）物理帶庫；

c）藍光光盤庫；

d）SAN磁盤陣列。

5.2.6應根據系統硬件與基礎軟件生命周期、技術升級、故障、性能等實際情況，適時進行

更新、升級。

5.2.7采用5.2.3a）所述方式配置專用系統硬件時，機架式服務器等物理設備應部署在單位

統?的電子信息系統機房內，機房建設標準應達到GB50174-2008給出的B級機房要求。

6電子檔案安全管理

6.1應通過應用系統安全等級保護或分級保護等措施為電子檔案安全提供重要保障。

6.2電子檔案管理系統存儲涉密數字檔案資源時,應開展電子檔案管理系統安全分級保護工

作。

6.2.1電子檔案管理系統安全分級保護工作按照國家有關涉密信息系統安全分級保護法規、

標準執行。

6.2.2電子檔案管理系統安全分級保護級別按照數字檔案資源最高密級定級，以下但不限于

以下為涉密數字檔案資源：

a）在檔案頁面明確標注了秘密、機密、絕密且未解密的數字檔案資源；

b）各級黨委（組）、政府、單位重要紙質會議記錄經數字化形成的數字檔案資源；

c）檔案頁面沒有標注，單位以書面形式明確為涉密的電子檔案及其元數據。

6.2.3通過分級保護測評的電子檔案管理系統可以存儲、管理分級保護定級密級及以下密級

的數字檔案資源。

6.2.4電了?檔案管理系統應用軟件、系統硬件、基礎軟件，以及其部署運行的電子信息系統

機房、網絡和強電的配置等應與分級保護定級要求相匹配。

6.2.5電子檔案管理系統存儲的數字檔案資源管理應嚴格按照分級保護要求執行。

6.3電子檔案管理系統存儲非涉密數字檔案資源時，應開展電子檔案管理系統安全等級保護

工作。

6.3.1電子檔案管理系統安全等級保護應按照GB/T22239-2008.GB/T22240-2008,參照《檔

案信息系統安全等級保護定級工作指南》、《檔案信息系統安全保護基本要求》等規定執行。

6.3.2根據GB/T22240-20D8對電子檔案管理系統安全保護等級定級時，宜考慮網絡安全因素:

a）運行于檔案室或組織機構局域網的電子檔案管理系統，安全保護等級不宜低于第二

級，即指導保護級；

b）運行于電子政務外網電子政務云中的電子檔案管理系統，不宜低于第三級，即監督

保護級。

6.3.3電子檔案管理系統安全等級保護應遵循《關于信息安全等級保護工作的實施意見》提

出的保護原則、監管政策和職責分工等要求。

6.3.4電子檔案管理系統安全等級保護工作程序為：定級，備案，測評，整改，測評。

6.4組織機構形成的涉密檔案數量較少時，電子檔案管理系統宜以非涉密數字檔案資源為主

要存儲、管理對象，對涉密檔案宜采取以下管理措施：

a）將涉密電子檔案、紙質檔案的統一社會信用代碼、檔號、密級等非涉密著錄項錄入

電子檔案管理系統，以保證檔案目錄數據的完整性；

b）以單臺涉密計算機或涉密移動存儲介質，按照國家有關規定嚴格管理涉密紙質檔案

目錄數據、涉密電子檔案及其元數據。

6.5辦公自動化系統主要形成涉密電子文件時，宜通過辦公自動化系統完成電子文件歸檔和

電子檔案管理活動，將涉密電子檔案及其元數據納入辦公自動化系統安全分級保護對象。

6.6電子檔案管理系統部署于政務外網電子政務云時，宜通過虛擬專用網絡（VPN）連通終

端計算機，政務外網電子攻務云應通過信息系統安全等級保護第三級測評。

7應歸檔電子文件的形成、收集與整理

7.1電子文件及其元數據的形成與收集

7.1.1應將&1.1至8.1.3所列歸檔范圍的電子文件納入辦公自動化系統擬辦，以保證齊全完

整地形成電子文件：

a）電子文件門類應齊全完整，包括文書類電子文件、一類或多類專業電子文件?；

b）各門類下電子文乃及其元數據應齊全完整；

C）年度下電子文件及其元數據應齊全完整；

d）關于同一項業務的往來電子文件及其組件、元數據應齊全完整；

C）國家或單位規定的電子文件邏輯結構各要素應齊全完整。

7.1.2辦公自動化系統主要以三種方式形成電子文件：

a）在辦公自動化系統中以數字形式直接形成：

b）收集其他信息系統生成的電子文件導入辦公自動化系統而形成；

c）通過數字化收集紙質文件數字副本并導入辦公自動化系統而形成。

7.1.3組合電子文件的結構模型如圖2所示，應通過存儲文件夾、計算機文件名等實現組合

電子文件、一件電子文件及其組件之間的有機關聯，建立業務背景。

圖2電子文件構成結構模型

7.1.4應采用符合歸檔要求的計算機文件格式形成、存儲電子文件及其組件，應具備格式開

放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉換、易于利用等性能，能夠支持國家綜合檔案館向長

期保存格式轉換。包括但不限于以下要求：

a）文檔類電子文件及其組件的計算機文件格式應符合以下要求：

1）電子文件正本應采用符合DA/T47-2009要求的版式格式形成、存儲并歸檔，包括

PDF、PDF/A、PDF/E、OFD等計算機文件格式，以固化國家法律法規或組織機構規定的電子文

件原件形式和邏輯結構；

2）電子文件定稿、修改稿應以帶修訂標記的通用流式文檔形成、存儲并歸檔，包括

WPS、DOC等計算機文件格式；宜采用多個帶修訂標記的流式文檔存儲法律、法規擬制過程中

形成的多版本重要修改稿；

3）辦公自動化系統記錄的電子文件擬辦過程信息，應以數據庫文件形成、存儲，并

按照辦公自動化系統顯示的邏輯格式，如公文處理單，轉換一套PDF或OFD版式格式存儲、歸

檔；

4）辦公自動化系統記錄的業務辦理過程信息，可以關系型數據庫文件形成、存儲，

同時，應在電子文件形成時按照辦公自動化系統顯示的文面邏輯格式轉換一套PDF或OFD版式

格式存儲、歸檔，或按照原數據庫結構轉換為XML格式歸檔，XML文件應采用中文標簽。

b）按照7.2.3a）給出的要求，經數字化形成的電子文件應以雙層PDF格式或雙層0FD格

式形成、存儲并歸檔；

c）統計報表類電子文件，可以ET、XLS、PDF、OFD、WPS、DOC等計算機文件格式形成、

存儲并歸檔；

d）以數據庫文件形成、存儲的關系型數據庫類電子文件，應在歸檔前按照原數據庫結

構轉換為XUL格式歸檔，XUL文件應采用中文標簽，自帶文檔類型定義（DTD）；

e）二維矢量電子文伶應以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等通用計算機文件格式形成、

存儲、歸檔，或轉換為PDF/E格式歸檔。

7.1.5電子公文的原件形式、邏輯格式等應符合國家有關規定，包括但不限于以下要求，其

他電子文件可參照執行：

a）電子公文格式應符合GB/T33476.1-2016的要求，帶印章的電子公文，應在辦公自動

化系統內使用電子印章；

b）電子公文頁面尺寸及版面要求、公文版面格式各要素編排規則、公文特定版面格式、

式樣應分別符合GB/T33476.2-2016的要求。

7.1.6應將電子文件電子印章的用印責任人、用印時間信息記錄于公文處理單，或寫入版式

文檔頭文件中。

7.2電子文件的收集

7.2.1電子文件擬辦過程中，應同步完成與其相關聯、形成于辦公自動化系統外部的電子文

件及其組件的收集、導入工作，建立電子文件與業務活動的關聯關系，確保組合電子文件、

復合電子文件的齊全完整，

7.2.2業務受理所需的所有文件及其附件，應收集電子文件并導入辦公自動化系統，如：

一一行政審批活動所需的項目申報文件；

項目可行性研究報告；

——環境評估報告；

一一節能評估報告；

----安全評估報告。

7.2.3在辦公自動化系統外擬制形成或接收的紙質文件，應收集相應的電子文件并導入辦公

自動化系統。包括但不限于以下采集方式和要求：

具有紅頭及印章、親筆簽名、親筆簽署意見等原件形式要素的紙質文件，如收文、項目

審批意見、專家評審意見、辦公自動化系統外形成的文件處理單、公文抄告單或公文轉辦單

等紙質文件，應通過數字化方式收集相應的電子文件：

b）無紅頭及印章、親筆簽名、親筆簽署意見等原件形式要素的紙質文件，如會議指南、

座次表、領導講話、代表發言、會議交流材料、統計報表等，應收集與紙質文件邏輯格式和

內容信息完全一致的電子文件；

c）在實行安全等級俁護的辦公自動化系統環境中，除涉密紙質材料外，其他紙質材料

應通過數字化方式收集電子文件或電子文件組件并導入辦公自動化系統，確保混合文件數最

保持在最低限度。

7.3電子文件的整理

7.3.1應基于辦公自動化系統內置整理規則和整理功能，在電了?文件形成的同時，同步、自

動完成電子文件及其組件的整理活動，包括保管期限劃分、分類、排序、命名、存儲等一組

業務活動。

7.3.2應按照DB36/T380-2016給出的要求，以件為管理單位整理電子文件。

7.3.3電子文件保管期限分為永久、定期30年、定期10年。

7.3.4應基于辦公自動化系統內置保管期限表及相關功能，以半自動或全自動化方式劃分電

子文件保管期限：

a）文書類電子文件保管期限表按照國家檔案局令第8號執行；

b）國家或行業主管剖門對專業類電子文件保管期限表己有規定的，從其規定；沒有明

確規定的，應由省級行業主管部門編制歸檔范圍及保管期限表并報省級檔案行政管理部門審

批；

d）宜根據組織機構及內設機構的職能，以事由、項目為劃分單位統一確定電子文件保

管期限。

7.3.5應由辦公自動化系統按照內置分類方案自動完成電子文件分類活動，主要包括三種分

類方案：年度一機構一保管期限，年度一問題一保管期限，年度一保管期限。

7.3.6應基于辦公自動化系統內置分類方案自動完成電子文件及其組件的排序，包括但不限

于以下要求：

a）同一事由中形成的電子文件按照其形成時間排序；

b）電子文件組件的排序，應按照形成的先后次序排序，如電子公文組件的排序：

1）發文組件排列順序：正文，附件或被轉換件，公文處理單，定稿或修改稿；

2）收文組件排列順序：公文處理單，收文；

c）關系型數據庫形成的電子文件，按照辦公自動化系統內置業務規則自主排序。

7.3.7完成電子文件及其組件排序的同時，辦公自動化系統應按內置命名規則為電子文件及

其組件命名。命名規則應能關聯組合電子文件、一件電子文件及其組件，展示排序結果。以

關系型數據庫形成的電子文件，應在歸檔前完成格式轉換后予以命名。

7.3.8辦公臼動化系統宜以分類方案類目逐級建立文件夾，最低一級類目文件夾存儲已經命

名的電子文件及其組件。

7.4電子文件元數據的采集

7.4.1應參照DA/T46-2009等行業標準，在電子文件形成和整理過程中由辦公自動化系統自

動采集、存儲有關電子文件及其組件標識符、內容與形式特征、物理結構元數據，文書電子

文件元數據的采集按照附錄B的B.1執行，專業電子文件兀數據的采集可參照附錄B的B.1執行。

7.4.2應采集的標識符元數據包括：統一社會信用代碼，唯一標識符，年度，件號，子件號，

組件名稱，計算機文件名，

7.4.3應采集的內容與形式特征元數據包括：

a）題名，文件編號，責任者，成文時間，附件題名，機構或問題，保管期限，密級；

或者

b）國家、行業主管蓄門對專業類電子文件元數據有明確規定的，應從其規定。

7.4.4應采集的物理結構元數據包括：格式信息、計算機文件大小。

8電子文件的歸檔

8.1電子文件及其元數據歸檔范圍與歸檔格式

8.1.1用于支持組織機構履行主要職能的辦公自動化系統，包括區域性、跨組織機構或行業

性辦公自動化系統，其形成的具有保存價值且辦理完畢的電子文件及其元數據應歸檔保存。

8.1.2經辦公自動化系統形成并辦理完畢的文書電子文件應歸檔保存，歸檔范圍按照依據

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》執行。

8.1.3經辦公自動化系統形成并辦理完畢的，反映組織機構主要職能活動的專業電子文件應

歸檔保存，應按以下要求確定歸檔范圍與保管期限表：

a）應歸檔專業電子文件門類包括但不限于國家專業檔案基本11錄所列門類；

b）各門類卜.專業電子文件的歸檔范圍，國家或行業主管部門已有規定的，應從其規定；

C）沒有明確歸檔范圍的，宜參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，

使用GB/Z32002-2015提供的工具，分析、編制專業電子文件歸檔范圍、保管期限表。

8.1.3應以7.1.4給出的計算機文件格式歸檔電子文件及其組件。

8.1.4應歸檔的電子文件元數據按照7.4.2至7.4.4給出的要求執行。

8.1.5應按照&2.2給出的要求，以相應的計算機文件格式歸檔元數據。

8.2電子文件歸檔時間與歸檔方式

8.2.1應按批次定期歸檔電子文件及其元數據，歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的第

二年6月。

8.2.2應依據管理制度明確的歸檔時間，由辦公自動化系統自動觸發電子文件歸檔程序，采

用在線歸檔或離線歸檔方式，按照歸檔接口要求組織元數據，執行電子文件及其元數據寫入

或格式轉換操作，完成電子文件及其元數據的歸檔：

a）采用中間數據庫歸檔接口時，應參照《中間數據庫歸檔接口》（附錄C的C.1）將電

子文件及其元數據寫入中旬數據庫歸檔接口；

b）采用規范存儲結構歸檔接口時，應參照《規范存儲結構歸檔接口》（附錄C的C.2）

將元數據轉換為XML格式，按照存儲結構存儲電子文件及其元數據，生成歸檔數據包，存入

在線暫存池或專用離線存儲介質。

8.3電子文件歸檔程序與要求

8.3.1電子文件歸檔程序包括清點、鑒定、登記、填寫《電子文件歸檔登記表》（附錄E的E.1）

等主要程序，應以自動化方式完成，其中，鑒定程序由辦公自動化系統、電子檔案管理系統

協同完成。由辦公自動化系統負責電子檔案管理的，可參照以下要求執行。

8.3.2辦公自動化系統側清點程序主要內容包括：

a）由辦公自動化系統自動觸發電子文件歸檔流程，按照預設規則自動組織應歸檔電子

文件及其元數據；

b）統計、記錄應歸檔電子文件及其元數據數量等信息，對加密電子文件做解密處理，

生成批次電子文件歸檔信息（見附錄C的C.1之歸檔信息表（Filinginfo））。

8.3.3辦公自動化系統側鑒定程序包括三項內容，鑒定合格后應將電子文件及其元數據、批

次電子文件歸檔信息分別寫入中間數據庫歸檔接口的數據表文件（附錄C的C.1）,或按規范

存儲結構生成歸檔數據包并推送至臨時存儲池：

a）檢測、確認電子文件及其元數據無病毒；

b）檢測、確認電子文件及其組件的計算機文件格式符合要求；

c）檢測、確認電子文件標識符、內容與形式特征、物理結構元數據齊全、完整，通過

計算機文件名能夠準確實現元數據與電子文件的一一對應。

8.3.4電子檔案管理系統側鑒定程序主要包括五項內容，經檢測合格的電子文件及其元數據,

應確認具有真實性、可靠性、完整性和可用性：

a）基于電子文件歸檔接口讀取批次電子文件歸檔信息；

b）依據歸檔信息檢測電子文件及其組件、元數據數量的準確性；

c）檢測、確認電子文件及其元數據無病毒；

d）檢測、確認電子文件及其組件的計算機文件格式符合要求；

e）檢測、確認電子文件標識符、內容與形式特征、物理結構元數據齊全、完整，通過

計算機文件名能夠準確實現元數據與電子文件的一一對應；

f）按照附錄C的C.2給出的歸檔信息.XUL文件要求完善或生成歸檔信息.XML文件，其命

名規則應包含統一社會信.用代碼、檔案門類、年度、批次等語義信息。

8.3.5電子檔案管理系統側登記程序基本要求如下：

a）將鑒定合格的電子文件及其元數據導入、存儲至預歸檔庫，將電子文件和元數據分

別寫入數據庫管理系統、文件系統，通過計算機文件名建立電子文件與元數據的關聯關系；

b）為電子文件唯一標識符元數據賦值，在管理過程元數據中記錄歸檔登記行為，登記

歸檔電子文件?；

c）應采用數字簽名或數字時間戳等技術生成電子文件固化信息，為數字簽名元數據賦

值。

8.3.6電子檔案管理系統側填寫登記表程序基本要求如下：

a）依據清點、鑒定給果，按批次將歸檔電子文件及其元數據數量、門類、歸檔年度、

保管期限、歸檔口期與時間、格式、字節總數、鑒定結果等信息寫入電子文件歸檔登記數據

庫；

b）按電子文件歸檔批次填寫、辦理《電子文件歸檔登記表》（附錄E的E.1）并歸檔保存，

納入電子檔案管理系統進行長期管理，完成電子文件的歸檔；

c）將批次歸檔信息.XYL文件導入電子檔案管理系統進行長期管理，建立與《電子文件

歸檔登記表》（附錄E的E.1）的關聯，開展編目、檢索、利用等管理活動。

8.4電子檔案與紙質檔案的編目

8.4.】應開展電子檔案整理結果審核、同步整理和著錄紙質檔案、編制檔號等業務活動，維

護同一歸檔年度下電子檔案、紙質檔案的有機聯系與齊全完整。

8.4.2應定期對存儲于預歸檔庫的電子檔案保管期限、分類結果進行審核、修正和確認。

8.4.3應對照同一歸檔年度的電子檔案整理情況，同步開展紙質檔案保管期限劃分、整理、

在線著錄等業務活動：

a）對于執行安全分級保護的電子檔案管理系統，應在分類方案最低一級類FI下，著錄

紙質檔案題名、責任者、文件編號、成文時間、密級等著錄信息；

b）對于執行安全等級保護的電子檔案管理系統，按照8.4.3a）的要求完整錄入非涉密

紙質檔案相關元數據，著錄涉密紙質檔案的密級信息：

c）電子檔案管理系統應自動為全宗號、檔案門類、檔案門類代碼、年度、機構或問題、

機構或問題代碼、保管期限、保管期限代碼、件號、子件號等元數據賦值。

8.4.4應基于整理、著錄成果，由電子檔案管理系統對電子檔案、紙質檔案重新排序，依據

排序結果自動編制文件級檔號并為檔號及其構成項賦值，宜同步采用文件級檔號作為要素為

電子檔案及其組件重命名，同時更新計算機文件名元數據值。

8.4.5完成編目活動后，應將電子檔案、電子檔案與紙質檔案元數據歸入電子檔案管理系統

正式庫。

8.4.6應將紙質檔案進行數字化轉換，將紙質檔案數字副本及其元數據導入電子檔案管理系

統或辦公自動化系統，為組織機構履行職能提供利用，形成年度內完整的數字檔案資源。紙

質檔案數字化按照DA/T31、《江西省紙質檔案數字化管理和技術規范》執行。

8.5檔號編制

8.5.1同一門類下的電子檔案與紙質檔案應采用統一的檔號編制規則。

8.5.2按照DA/T13-1994、《數字檔案室建設指南》給出的要求，采用但不限于以下檔號編

制規則：

a）以件為管理單位的，檔號編制規則為：全宗號-檔案門類代碼?年度-機構或問題代碼

-保管期限代碼-件號-子件號；

b）采用卷為專業電子檔案管理單位時，檔號編制規則為：全宗號-檔案門類代碼?年度-

保管期限代碼-案卷號-件號。

8.5.3檔號各構成項按以下要求編制：

a）全宗號：按照同級國家綜合檔案館給的全宗號編制；

b）檔案門類代碼：

1）檔案門類一級代碼：WS一文書檔案，ZY—專業檔案；

2）專業檔案門類二級、三級代碼：參照《江西省專業檔案門類代碼編碼方案》（附

錄D）編制；

c）年度：用4位阿拉伯數字標示歸檔年度：

d）機構或問題代碼：采用3位漢語拼音字母或2位阿拉伯數字標識；

e）保管期限代碼：以代碼“Y”、"1）30”、“D10”分別標識永久、定期30年、定期10

年；

f）件號?子件號：采用4位數的阿拉伯數字字符串標識件號，實際件號不足規定位數時，

前面用“0”補足，如“0C08”；采用3位數的阿拉伯數字字符串標識件號，實際子件號不足

規定位數時，前面用“0”補足，如“008”；當一項業務僅形成一件電子檔案時，文件級檔

號編到件號為止；當一項業務形成組合電子檔案時，文件級檔號應編至子件號，用件號標識

組合件，用子件號標識組合件內的若干件電子檔案。

9電子檔案的保管與利用

9.1電子檔案的存儲

9.1.1應為電子檔案管理系統或辦公自動化系統配備在線存儲設備，包括物理存儲設備或云

存儲資源池。

9.1.2宜依據檔號等標識符構成要素在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有

序地存儲電子檔案及其組件，在元數據中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。

9.1.3應對在線存儲系統實施容錯技術方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發現問題并報警時應

及時處置。

9.1.4當辦公自動化系統繼續存儲、備份已經歸檔的電子文件及其元數據時，宜從電子檔案

管理系統在線存儲設備、備份設備中徹底刪除、銷毀已經向國家綜合檔案館移交和保存到期

的電子檔案。

9.2電子檔案的備份

9.2.1應在電子檔案移交或銷毀前，通過開展科學、有效的備份管理活動為電子檔案及其元

數據的真實、可靠、完整和可用提供保障。

9.22應結合電子檔案管理和電子政務建設實際，統籌判定電子檔案備份策略和方案,包括

但不限于以下要求：

以電子檔案及其元數據為主要備份對象，條件許可時宜開展電子檔案管理系統或辦公自

動化系統應用級備份。

a）應采用全量和增量相結合的備份策略；

b）應以近線備份和異地在線備份作為備份系統的主要架構。

9.2.3需要開展電子檔案離線備份時，宜按照GB/T18894-2016的9.2.3以及《江西省數字檔

案與數據離線備份管理規范》給出的規定執行。

9.3電子檔案的利用

9.3.1應結合電子政務實際，采用高效、合理的方式開展電子檔案利用活動，主要包括以下

三種方式：

a）基于辦公自動化系統中已歸檔電子文件開展查考性利用，以此替代日常電子檔案查考

性利用；

b）基于辦公自動化系統開展電子檔案查考性、出證性利用，當辦公自動化系統承載電子

檔案管理活動時；

c）基于電子檔案管理系統開展電子檔案查考性、出證性利用。

9.3.2應嚴格按照國家保密規定以及本組織機構檔案信息安全管理要求開展已歸檔電子文

件或電子檔案利用活動。

9.3.3應根據職務、職責等要求為利用者設置相應的利月權限，并在利用權限允許范圍內檢

索、瀏覽、復制、下載電子檔案及其元數據。

9.3.4電子檔案及其元數據離線存儲介質不得外借，其使用應在檔案部門的監控范圍內。

9.4電子檔案的統計

9.4.1應按照檔案統計年報及本組織機構實際要求對電子檔案利用和室藏情況進行統計。

9.4.2可按電子檔案門類、年度、保管期限、利用人次、利用卷數或件數、復制、下載等要

素對已歸檔電子文件、電子檔案利用情況進行統計。

9.4.3可按檔案門類、年度、保管期限、卷數、件數、大小、格式、銷毀、移交等要素對電

子檔案室藏量進行統計。

10電子檔案的處置

10.1電子檔案的移交

10.1.1應定期將保管期限為永久的文書、專業電子檔案及其元數據向國家綜合檔案館移交,

移交時間最遲不得超過其形成后的第5年。設區市、縣（區）立檔單位應定期將保管期限為

定期30年及以上的文書、專業電子檔案及其元數據向國家綜合檔案館移交，移交時間最遲不

得超過其形成后的第5年。

10.1.2應基于電子檔案移交接收系統開展電子檔案及其元數據的移交、接收工作。

10.1.3涉密電子檔案及其元數據的移交應按照國家保密法律法規的要求執行，并在移交前

進行解密審查；移交非涉密電子檔案及其元數據時，應同步移交涉密電子檔案元數據，包括：

統一社會信用代碼，唯一-標識符，檔號，全宗號，檔案門類代碼，年度，機構或問題代碼,

保管期限代碼，件號，子件號，機構或問題，保管期限，密級，組件名稱，格式信息，計算

機文件名，計算機文件大小。

10.1.4應移交有關電子檔案標識、內容與形式特征、物理結構、管理過程元數據，具體要

求見附錄R的B.2,至少包括：

a）標識符元數據：統一社會信用代碼，唯一標識符，檔號，全宗號，檔案門類代碼，

年度，機構或問題代碼，保管期限代碼，件號，子件號，組件名稱，計算機文件名；

b）內容與形式特征元數據：題名、責任者、文件編號、成文時間、附件題名、機構或

問題、保管期限、密級、數字簽名；

c）物理結構元數據：格式信息、計算機文件大小；

d）管理過程元數據：管理活動元數據，機構人員兀數據；描述的管理活動包括：歸檔

登記、真實性校驗、移交等。

10.1.5電子檔案移交程序包括組織清點、鑒定檢測、移交、接收等主要程序，其中，鑒定

檢測程序需移交、接收雙方分別執行。

10.1.5.1移交方組織清點程序基本要求如下：

a）基于電子檔案管理系統或辦公自動化系統篩選、組織應移交電子檔案及其元數據；

b）基于固化信息對電子檔案內容進行真實性校驗，通過管理過程元數據記錄校驗活動，

將校驗結果寫入管理活動描述元數據；

c）將按年度、檔案門類統計、記錄應移交電子檔案及其元數據的件數、組件數、總容

量等，生成移交信息.XML文件。

10.1.5.2移交方鑒定檢測程序基本要求如下：通過鑒定檢測的，可確認電子檔案具有真實

性、可靠性、完整性和可用性；未通過鑒定檢測的，真實性校驗失敗的，應對電子檔案及其

元數據做相應處理，重新執行組織清點、鑒定檢測程序，直到檢測合格。

a）檢測、確認電子檔案及其元數據無病毒；

b）檢測、確認電子檔案及其組件的計算機文件格式符合要求；

c）檢測、確認電子檔案標識符、內容與形式特征、物理結構、管理過程元數據齊全、

完整，通過計算機文件名能夠準確實現元數據與電子檔案及其組件的一一對應；

d）按照附錄C的C.3給出的移交信息.XML文件的Scheme要求，生成移交信息.XML文件，

其命名規則應包含統一社會信用代碼或全宗號、檔案門類、年度、批次等語義信息。

e）按照附錄C的C.3給出的移交接口要求，將鑒定檢測合格的電子檔案及其元數據、移

交信息.XML文件生成一個或多個移交數據包，推送臨時存儲池；移交數據包命名規則為：統

一社會信用代碼檔案門類代碼日期與時間數據包順序號。

10.1.5.3移交程序基本要求如下：

登錄電子檔案移交接收系統，啟動移交活動：將電子檔案移交數據包逐一導入電子檔案

移交接收系統，確認移交行為。

10.1.5.4接收方鑒定檢測程序可在電子檔案移交接收系統或數字檔案館應用系統實施。通

過鑒定檢測的，可確認電子檔案具有真實性、可靠性、完整性和可用性。未通過鑒定檢測的，

應通知移交方做相應處理并重新向電子檔案移交接收系統導入電子檔案移交數據包，直到檢

測合格。基本要求如下：

a）解析電子檔案移交數據包；

b）電子檔案及其元數據靜置15天后再次鑒定、確認電子檔案及其元數據無病毒；

c）依據移交信息.X迎文件檢測電子檔案及其組件、元數據數量的準確性；

d）檢測、確認電子檔案及其組件的計算機文件格式符合要求；

e）檢測、確認電子檔案標識符、內容與形式特征、物理結構、管理過程元數據齊全、

完整,檔號編制規范、連續，通過計算機文件名能夠準確實現元數據與電子文件的一一對應；

f）將檢測結果寫入移交信息.XML文件。

10.1.5.5接收程序基本要求如下：

將電子檔案及其元數據導入數字檔案館應用系統，完成格式轉換、封裝等后續管理活動,

在管理過程元數據中記錄接收、格式轉換等'業務行為；

a）將移交信息.XML文件以及移交、接收過程信息寫入數字檔案館應用系統相關數據庫，

生成、管理《電子檔案移交與接收登記表》（附錄E.4）；

b）移交、接收雙方填寫、辦理紙質《電子檔案移交接收表》（附錄E.5）并分別歸檔保

存，納入電子檔案管理系統進行長期管理，完成移交、接收程序。

10.2電子檔案的轉換與遷移

10.2.1應在確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用基礎上,按照68/718894-2016的10.2

給出的要求，實施電子檔案及其元數據的轉換或遷移。

10.2.2出現但不限于以下情況時，應實施電子檔案及其元數據的轉換或遷移：

a）電子檔案的計算機文件格式將被淘汰或失去技術支持時，應實施電子檔案或元數據

的格式轉換；

b）因技術更新、介質檢測不合格等原因需更換離線存儲介質時，應實施電子檔案或元

數據離線存儲介質的轉換；

c）支撐電子檔案管理系統或辦公自動化系統運行的操作系統、數據庫管理系統、磁盤

陣列等主要系統硬件、基礎軟件等設備升級、更新時，應實施電子檔案及其元數據的遷移;

d）電子檔案管理系統或辦公自動化系統應用軟件更新時，應實施電子檔案及其元數據

的遷移。

10.2.3參照ISO13008-2C12等標準要求，電子檔案及其元數據的轉換、遷移主:要包括8個程

序：

——確認轉換或遷移需求；

——評估轉換或遷移風險；

-制定轉換或遷移方案；

——審批轉換或遷移方案；

一轉換或遷移測試；

——實施轉換或遷移；

一一評估轉換或遷移結果；

報告轉換或遷移結果。

10.2.4應在確信轉換或遷移活動成功實施之后，對轉換或遷移前的電子檔案及其元數據進

行銷毀或繼續留存的處置，

10.2.5電子檔案及其元數據庫的轉換、遷移活動應記錄于電子檔案管理過程元數據中，填

寫、辦理書面《電子檔案格式轉換與遷移登記表》（附錄W的表E.2）并歸檔保存，納入電子檔

案管理系統進行長期管理，

10.2.6應對經過計算機文件格式轉換的電子檔案及其元數據重新備份。

10.3電子檔案的解密

10.3.1應按照《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》、GB/T7156-2003等法規、標

淮，定期對電子檔案進行解密審查，審查程序應符合國家有關規定。

10.3.2應基于辦公自動化系統或電子檔案管理系統實施電子檔案解密活動，包括但不限「

以下要求：

a）根據解密審查意見自動或手工更新密級元數據值，根據解密后電子檔案內容的敏感

程度，著錄為公開或限制；

b）保存、管理解密審查意見、解密電子檔案清單；

c）在管理過程元數據中記錄解密活動；

d）在解密日志中記錄解密依據、解密電子檔案數量及檔號、解密行為、原密級、解密

時間及解密操作責任人等，

10.4電子檔案的銷毀

10.4.1應基于電子檔案管理系統或辦公自動化系統對保存到期電子檔案進行銷毀鑒定和實

施銷毀等活動，涉密電子檔案的銷毀應按照國家保密規定執行。

10.4.2電子檔案銷毀鑒定主要包括兩項內容：

a）檢索、篩選到期電子檔案，對照電子檔案內容進行逐?鑒定，給出銷毀或續存意見，

輸出擬銷毀電子檔案清單；

b）形成書面到期電子檔案銷毀報告、擬銷毀電子檔案清單，報上級領導審批，通過審

批后可進入實施銷毀程序，

10.4.3實施銷毀活動包括以下要求：

a）啟動銷毀流程，對在線存儲的保存到期電子檔案進行徹底刪除，在管理過程元數據

中記錄銷毀活動，將被銷毀電子檔案的元數據完整移入電子檔案銷毀數據庫；

b）從近線備份、異地容災備份系統中徹底刪除應銷毀電子檔案；

c）從離線存儲介質中徹底刪除應銷毀電子檔案；友于一次性寫入光盤備份載體，將需

繼續保存的電子檔案及其元數據遷移或轉換至新的離線冬份載體后，對原備份光盤作破壞性

徹底銷毀。

d）填寫、辦理書面《電子檔案銷毀登記表》（附錄E的表E.3）。

e）將書面到期電子檔案銷毀報告、擬銷毀電子檔案清單及審批意見、《電子檔案銷毀

登記表》歸檔保存，同時以數據庫文件、PDF或0FD版式格式文檔納入電子檔案管理系統進行

長期管理。

附錄A

（資料性附錄）

辦公自動化系統文書電子文件歸檔業務功能基本要求

序號功能要求約束

1文書電子文件的形成和收集

支持形成、管理、歸檔組織機構應歸檔的全部文書電子文件，包括：發文、來

1.1必選

文、非公文類電子文件、業務電子文件等

支持形成、固化國家法律法規、組織機構規定的電子文件原件形式、邏輯格式必選

1.2

要素

1.2.1GB/T33476.1-2016要求的電子公文格式要素齊全完整必選

按照GB/T33476.1-2016要求，制作、生成符合頁面尺寸及版面、公文格式各必選

1.2.2要素編排規則、公文特定格式、式樣要求，以及紅頭等格式、顏色要求的電子

公文正本

在電子文件、公文處理單頁面實時或特定位置保存、固化手工親筆簽名、簽批必選

1.2.3

意見

在一件電子文件擬辦過程中，經辦公自動化系統輸出形成的電子文件組件紙質必選

打印件，如某稿本或公文處理單，在后續擬辦過程中形成組織機構相關負責人

1.2.4

親筆簽署意見、簽名時，應支持通過數字化轉換生成電子文件組件，將其導入

辦公自動化系統，按照文書處理程序或業務辦理程序插入正確位置

配置符合GB/T33481-2016要求的電子印章和電子印章管理系統，形成、固化必選

1.2.4

電子文件的原件形式

1.2.4.1基于規范的程序為電子公文用印必選

1.2.4.2如有需要，基于規范的程序為其他電子文件用印必選

將用印信息，包括用印行為、用印責任人、用印時間等記錄于公文處理單頁面，必選

1.2.4.3

或寫入PDF或0FD版式格式文檔的頭文件中

帶電子印章的電子文件或電子文件組件轉為版式格式文檔并歸檔后，其版面格必選

1.2.4.4

式、電子印章樣式、顏色等應與轉換前保持一致

以符合本標準7.1.4要求的通用計算機文件格式形成、存儲、歸檔電子文件及必選

1.3

其組件

以符合DA/T47-2009要求的計算機文件格式形成、存儲并歸檔文本類電子文必選

1.3.1

件

1.3.1.1以PDF、PDF/A、0FD等版式格式形成、存儲、歸檔電子文件正本必選

以帶修訂標記的“PS、DOC等通用計算機文件格式形成、存儲并歸檔電子文件必選

修改稿；法律、法規擬制過程中形成的多版本重要修改稿應分別形成、存儲、

1.3.1.2

歸檔，其他電子文件修改稿，宜采用1個帶修訂標記的流式文檔記錄全部修改

信息，并存儲、歸檔

電子文件擬辦過程信息，宜以數據庫文件形成、存儲，同時，按照辦公自動化必選

1.3.1.3系統顯示的邏輯格式，如公文處理單的版面邏輯格式，轉換一套PDF或OFD版

式格式存儲、歸檔

1.3.1.4業務辦理過程信息，可以關系型數據庫文件形成、存儲，同時，應按照辦公自必選

序號功能要求約束

動化系統顯示的頁面邏輯格式轉換一套PDF或OFD版式格式存儲、歸檔，或按

照原數據庫結構轉換為XML格式歸檔，XML文件應采用中文標簽

按照7.1.4a）、7.2.3a）要求經數字化形成、收集的PDF或0FD版式格式電子可選

1.3.2文件，宜自動鑒別并轉換為雙層PDF或雙層OFD版式格式后再導入、存儲并歸

檔

根據實際需要，以ET、XLS、PDF、OFD、WPS、DOC等任一種通用計算機文件格必選

1.3.3

式形成、存儲并歸檔統計報表類電子文件

以關系型數據庫文件形成、存儲的電子文件，歸檔前按照原數據庫結構轉換為條件選

1.3.4

XML格式歸檔，XML文件應采用中文標簽，自帶文檔類型定義（DTD）

應以SVG、SWF、MMF、EMF、EPS、DXF等通用計算機文件格式形成、存儲、歸條件選

1.3.5

檔二維矢量電子文件，或轉換為PDF/E格式歸檔

1.4支持導入外部形成的電子文件、電子文件組件必選

屬于組合電子文件的，或為電子文件組件的，通過準確插入、存儲、命名等功必選

1.4.1能措施，將電子文件或電子文件組件導入，建立組合電子文件、復合電子文件

之間的關聯關系

根據組織機構業務需求和文件形成規律，建立某些類別組合文件、電子文件組可選

1.4.2件構成模板，強制保障7.2所述組合電子文件、電子文件及其組件的齊全完整，

否則業務流程停止

基于歸檔范圍與保管期限表，至年度電子文件歸檔最后時限向有關角色自動提必選

1.5

示應歸檔范圍內電子文件及其元數據為空的類目

1.6不以打包、壓縮方式存儲電子文件及其組件，否則，應在歸檔前解壓縮必選

在電子文件擬辦或業務辦理過程中，采集、形成、存儲7.4要求的基本元數據，

包括：

1.標識符元數據：統一社會信用代碼，唯一標識符，年度，件號，子件號，計

算機文件名。按自定義規則編制電子文件唯一標識符、電子文件及其組件的計

1.7必選

算機文件名，保證辦公自動化系統內的唯一

2.內容與形式特征元數據：題名、文件編號、責任者、成文時間、附件題名、

機構或問題、保管期限、密級

3.物理結構元數據：格式信息、計算機文件大小

在電子文件擬辦或業務辦理過程中，采集、基于數據庫存儲可選元數據，如附

1.8可選

錄B的B.1所列可選元數據

1.9以計算機文件名元數據為鍵值，建立電子文件與相應元數據的關聯必選

1.10電子文件擬辦活動完畢后，應禁止對電子文件及其元數據的修改操作必選

2文書電子文件的整理

在電子文件擬制或辦理的起始業務節點，提供適當功能實現邏輯關聯同一業務

活動中形成的往來電子文件及其組件，按順序命名并集中存儲。

2.1建議實現方法：以年度為周期，設置業務活動名稱列表（如下拉菜單），供文必選

秘人員在開始擬稿或辦理時，先選擇電子文件得以擬制或辦理的業務活動，如

是新的業務，則新建業務活動條目，要求文秘人員錄入業務名稱

2.2內置電子文件歸檔范圍與保管期限表，支持自動劃分電子文件保管期限必選

2.2.1支持監控電子文件齊全完整地形成，參見本附錄1.5所述要求必選

2.2.2在電子文件擬制或辦理的起始節點，顯示歸檔范圍與保管期限表，供電子文件必選

序號功能要求約束

擬制或辦理人員選擇類目，據此自動為該電子文件劃分保管期限，為保管期限

元數據賦值

自動為組合電子文件的第1件劃分保管期限后，自動為以后形成的同一組合體可選

2.2.3

內的其他電子文件劃分相同保管期限，為保管期限元數據賦值

可編輯、管理電子文件歸檔范圍與保管期限表，包括增加、刪除、修改歸檔范必選

2.2.4圍類目及相應的保管期限等，在日志中記錄針對歸檔范圍與保管期限表的管理

責任信息

內置電子文件分類方案，支持在電子文件擬制或辦理過程中，自動完成電子文必選

2.3

件的分類

通過一組功能點自置文書電子文件分類方案，如以下三種：必選

年度一機構一保管期限

2.3.1

年度一問題一保管期限

年度一保管期限

根據應用系統日期、用戶注冊的內部機構或問題信息、保管期限劃分結果，為必選

2.3.2電子文件的年度、機構或問題、保管期限元數據賦值，實現電子文件的自動分

類

支持分類級次的擴展，可編輯、管理電子文件分類方案，在口志中記錄針對分必選

2.3.3

類方案的管理責任信息

2.4根據分類結果，為電子文件、電子文件組件命名、排序、存儲必選

在保管期限下，按電子文件形成順序，為電子文件編制件號和子件號，為件號、必選

2.4.1

子件號元數據賦值

按內置命名規則為電子文件及其組件命名，命名結果即體現排序結果；命名規必選

2.4.2

則宜包含分類方案語義信息、件號、子件號等

宜以分類方案類目逐級建立文件夾，如保管期限，建立文件夾，將屬同一類目必選

2.4.3

的電子文件及其組件集中存儲，完成電子文件的整理

3