固定資產管理系統初始設置

一、啟用固定資產賬套固定資產系統可由系統管理員ADMIN在建賬完成時啟用，或者由賬套主管在企業門戶中進入基本資訊模組通過“系統啟用”功能啟用。首次使用固定資產管理系統打開一個賬套時，系統會提示：“這是第一次打開此賬套，還未進行過初始化，是否進行初始化？”。賬套初始化共分6個步驟，實質性的步驟3個，即“折舊資訊”設置、“編碼方式”設置和“賬務介面”設置。示例6-1：對科達公司固定資產系統進行初始化設置。2006年1月啟用，業務控制參數如下：按平均年限法計提折舊，折舊分配週期為1個月，當(月初已計提月份=可使用月份-1)時，要求將剩餘折舊全部提足。類別編碼方式為2112，固定資產編碼方式：按“部門編碼+類別編碼+序號”自動編碼，卡片序號長度為5；要求與賬務系統進行對賬，固定資產對賬科目：1501固定資產，累計折舊對賬科目：1502累計折舊，在對賬不平情況下不允許月末結賬。操作步驟：1.以科達公司賬套主管身份登錄企業門戶，選擇“基礎資訊/基本資訊/系統啟用”，進入系統啟用介面，在固定資產系統所在行的方框中打“√”，並選擇啟用日期“2006-01-01”，系統提示：“確實要啟用當前系統嗎？”，點擊〖是〗完成固定資產系統啟用，如圖6-1所示。2.在企業門戶的財務會計中點擊進入固定資產系統，確認系統提示後進入約定及說明介面，如圖6-2所示。3.點擊〖下一步〗按鈕，進入啟用月份介面，確定啟用月份，因為已經在系統啟用功能中確定為2006年1月份啟用，可直接點擊〖下一步〗，進入折舊資訊介面，如圖6-3所示。4.進行相應選擇後點擊〖下一步〗，進入編碼方式介面，如圖6-4所示。5.在編碼方式介面，在“固定資產編碼方式”一欄點選“自動編號”，採用“部門編號+類別編號+序號”，序號長度調整為“5”。點擊〖下一步〗，進入“賬務介面”介面，如圖6-5所示。6.在賬務介面介面，在“對賬科目”欄，參照總賬系統的科目設置，分別選擇“1501固定資產”、“1502累計折舊”，並將“對賬不平情況下允許固定資產月末結賬”前複選框中的“√”去掉，點擊〖下一步〗，進入完成介面，如圖6-6所示。7.系統將初始化結果進行匯總，核對後點擊〖完成〗按鈕，系統提示“已經完成了新賬套的所有設置工作，是否確定所設置的資訊正確度保存對新賬套的所有設置？”，單擊〖是〗，系統提示：“已成功初始化本固定資產賬套！”，點擊〖確定〗按鈕後進入固定資產管理系統主介面。選項說明：1．“本賬套計提折舊”選項。如果選用的是行政、事業單位應用方案，按照制度規定，單位的所有資產均不計提折舊，因此該選項應置空，表示本賬套不提折舊，並且在該賬套內所有與折舊相關的功能將不能被使用；如果選用的是企業應用方案，該選項應打“√”以表示要使用計提折舊功能。2．“主要折舊方法”選項。這是一個下拉框，系統提供了6種折舊方法供選擇，系統默認的是“平均年限法(一)”，被選中的折舊方法將成為今後具體某項固定資產折舊方法定義時的默認值。3．“折舊匯總分配週期”選項。企業在計提折舊時，實際上不一定每月計提一次，如保險業就是每3個月才計提和匯總分配一次折舊。考慮到這種情況，固定資產管理系統在此提供了1、2、3、4、6、12共6種分配週期以供用戶根據實際情況選擇。對於1個月以上的週期，折舊計提仍按每期進行，只是折舊費用的匯總分配將按照設定的週期進行，把該週期內所計提的折舊費用進行匯總分配。4.“與賬務系統進行對賬”選項。選擇此項則表示需要將固定資產系統內所有資產的原值、累折折舊和賬務系統中的固定資產科目和累計折舊科目的餘額進行核對，因此，此項被選中後，還需指定具體的對賬科目。5.“對賬不平情況下允許固定資產月末結賬”選項。將此項打“√”意味著允許兩個系統之間存在時間差異，否則意味著將執行嚴格的平衡控制原則，兩個系統若有差異，固定資產月末結賬將無法進行。二、基礎設置(一)資產類別設置固定資產的種類繁多，規格不一，要強化固定資產的管理，及時準確進行固定資產核算，就必須科學地搞好固定資產分類，為核算和統計管理提供依據。各單位應該根據各自的實際情況，對固定資產作出合理的分類。如高校固定資產的分類就必須按照國家教育部高等教育司編寫的《高等學校固定資產分類及編碼》進行分類。對於自製的儀器設備或其他資產，按照資產的自然屬性歸類，確屬無法歸類的，可納入自製資產編碼中。不能自行增加新的分類號，若目錄中沒有，則在二級編碼以下填“00”。示例6-2：增設資產類別“運輸設備”，使用年限10年，淨殘值率5%，使用年限平均法(一)正常計提折舊。操作要點：在目錄區樹型列表中選擇“設置/資產類別”，進入資產類別設置介面。點擊工具欄的“增加”按鈕，類別編碼欄由系統自動編號，輸入類別名稱“運輸設備”，使用年限“10”，淨殘值率“5”，其他欄目按默認值，點擊〖保存〗按鈕完成資產類別增加操作，如圖6-7所示。(二)設置部門對應折舊科目分配折舊費用時，不同部門的折舊費用在不同的費用賬上列支，為了實現折舊費用分配憑證的自動化編制，我們需要事先確定每個部門折舊費用的列支管道。示例6-3：將管理部門的對應折舊科目設置為“管理費用－折舊費”，將生產車間的對應折舊科目設置為“製造費用－折舊費”。操作要點：在目錄區樹型列表中選擇“設置/部門對應折舊科目”，進入部門編碼表介面，在左邊部門編碼目錄中選擇要要設置對應折舊科目的部門；單擊工具欄〖修改〗按鈕，或在右鍵菜單中選擇“修改(E)…”，在數據編輯區輸入折舊科目編碼或點擊參照圖示參照選擇“管理費用-折舊費”或“製造費用-折舊費”；直接按回車鍵或單擊工具欄〖保存〗按鈕保存修改內容，如圖6-8所示。(三)增減方式設置增減方式包括增加方式和減少方式兩類。系統預設的增加方式主要有：直接購入、投資者投入、捐贈、盤盈、在建工程轉入、融資租入。預設的減少方式主要有：出售、盤虧、投資轉出、捐贈轉出、報廢、毀損、融資租出等。如果系統提供的增減方式不能滿足本企業的需要，可自定義增減方式。操作要點：在目錄區樹型列表中選擇“設置/增減方式”，進入增減方式設置窗口，在增減方式目錄表中選擇要新增增減少方式的目錄，點擊〖增加〗按鈕，顯示該類別“單張視圖”；在編輯區輸入增減方式名稱和對應入賬科目。設置的對應入賬科目是為了在生成憑證時使用，例如，以購入方式增加資產時該科目可設置為“銀行存款”，投資者投入時該科目可設置為“實收資本”，該科目將缺省在貸方；資產減少時，該科目可設置為“固定資產清理”，將缺省在借方。為原有增減方式設置對應入賬科目時，可從增減方式目錄中選中要修改的方式，單擊〖修改〗按鈕，修改該方式對應入賬科目，單擊〖保存〗保存修改內容，如圖6-9所示。(四)卡片專案定義卡片專案是固定資產卡片上用來記錄固定資產詳細資料的欄目，如原值、淨殘值、資產名稱等，它們是最基本的卡片專案。實際工作中每個企事業單位都會有自己特定的卡片格式，因此各個單位固定資產卡片上記載的專案不盡相同。固定資產管理系統提供了允許用戶增加卡片專案的功能。固定資產系統提供了一些常用卡片必須的專案，稱為系統專案，如果這些專案不能滿足企業對資產特殊管理的需要，可以通過卡片專案定義來定義自定義專案，這兩部分構成卡片專案目錄，操作介面如圖6-10所示。(五)使用狀況設置從固定資產核算和管理的角度，需要明確資產的使用狀況，一方面可以正確地計算和計提折舊，另一方面便於統計固定資產的使用情況，提高資產的利用效率。系統預置了三類使用狀況：使用中、未使用、不需用，如圖6-11所示。如需新增使用狀況，可在使用狀況目錄表中選擇使用狀況，點擊〖增加〗按鈕，顯示該類別“單張視圖”；在編輯區輸入上級名稱、使用狀況名稱；根據使用狀況和本單位實際情況判斷該資產“是否計提折舊”；單擊〖保存〗即可。(六)折舊方法設置折舊方法設置是系統自動計算折舊的基礎。系統提供了常用的五種方法：不提折舊、平均年限法(一和二)、工作量法、年數總和法、雙倍餘額遞減法。這幾種方法是系統設置的折舊方法，只能選用，不能刪除和修改。另外如果這幾種方法不能滿足企業的使用需要，系統提供了折舊方法的自定義功能，用戶可以定義自己合適的折舊方法的名稱和計算公式。折舊方法說明1.不提折舊月折舊率R=月折舊額=02.平均年限法(一)月折舊率=(1－淨殘值率)/使用年限月折舊額=(月初原值-月初累計減值準備金額+月初累計轉回減值準備金額)*月折舊率3.平均年限法(二)月折舊率=(1－淨殘值率)/使用年限月折舊額=(月初原值-月初累計減值準備金額+月初累計轉回減值準備金額-月初累計折舊-月初淨殘值)/(使用年限-已計提月份)4.工作量法月折舊率=(月初原值-月初累計減值準備金額+月初累計轉回減值準備金額－月初累計折舊-月初淨殘值)/(工作總量-月初累計工作量)月折舊額=本月工作量*單位折舊5.年數總和法月折舊率=剩餘使用年限/(年數總和*12)月折舊額=(月初原值-月初累計減值準備金額+月初累計轉回減值準備金額-淨殘值)*月折舊率6.雙倍餘額遞減法月折舊率=2/使用年限月折舊額=(期初帳面餘額-期初累計減值準備金額+期初累計轉回減值準備金額)*月折舊率(七)錄入原始卡片原始卡片是指卡片記錄的資產開始使用日期的月份大於其錄入系統的月份，即已使用過並已計提折舊的固定資產卡片。企業在使用固定資產系統進行核算前，必須將原始卡片資料錄入系統，保持歷史資料的連續性。示例6-4：2006年1月1日錄入2001年12月1日購入的保險櫃20000元，預計使用年限為20年，由財務部使用，淨殘值率5%，已計提折舊3840元。操作步驟：1.在目錄區樹型列表中選擇“卡片/錄入原始卡片”，顯示資產類別參照介面，如圖6-12所示，從中選擇要錄入的卡片所屬的資產類別“辦公設備”。如果資產類別較多時可以使用系統提供的查詢方式查找。2.雙擊選中的資產類別或點擊〖確定〗按鈕，顯示固定資產卡片錄入介面，根據資料錄入或參照選擇各項目的內容，如圖6-13所示。單擊〖保存〗按鈕後，系統提示卡片已成功保存，並顯示空白卡片供繼續錄入。2.雙擊選中的資產類別或點擊〖確定〗按鈕，顯示固定資產卡片錄入介面，根據資料錄入或參照選擇各項目的內容，如圖6-13所示。單擊〖保存〗按鈕後，系統提示卡片已成功保存，並顯示空白卡片供繼續錄入。友情提示：