?貿易企業合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司的合法權益，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在國內外貿易活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、運輸合同、保險合同、技術合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則。合同的簽訂必須遵守國家法律法規的規定，不得簽訂違法違規的合同。2.平等自愿原則。合同雙方在簽訂合同時應遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.協商一致原則。合同條款應經雙方充分協商達成一致意見，避免出現模糊不清或歧義的條款。4.全面履行原則。合同雙方應按照合同約定全面履行各自的義務，確保合同目的的實現。5.風險防范原則。在合同簽訂和履行過程中，應充分考慮各種風險因素，采取有效的防范措施，降低風險損失。二、合同管理機構及職責（一）合同管理委員會公司設立合同管理委員會，由公司總經理擔任主任，副總經理擔任副主任，各相關部門負責人為成員。合同管理委員會的主要職責是：1.審議合同管理制度、流程和重大合同。2.協調解決合同管理中的重大問題。3.對合同管理工作進行監督和指導。（二）合同管理部門公司合同管理部門為法務部，負責合同的統一歸口管理。其主要職責是：1.制定和完善合同管理制度和流程。2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理。3.對合同進行法律審查，防范法律風險。4.建立合同臺賬，對合同進行分類、編號、歸檔管理。5.組織合同糾紛的處理，維護公司合法權益。（三）業務部門各業務部門負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并配合法務部做好合同的審核和管理工作。其主要職責是：1.根據業務需要，起草合同文本，并提交法務部審核。2.與合同對方進行談判，爭取有利的合同條款。3.按照合同約定履行義務，及時處理合同履行過程中出現的問題。4.定期向法務部匯報合同履行情況。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.業務部門根據業務需要，起草合同文本。合同文本應包括合同雙方的基本信息、標的、數量、質量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。2.業務部門將起草好的合同文本提交法務部進行法律審查。法務部應從法律角度對合同條款進行審核，提出修改意見，并出具法律審查意見書。3.業務部門根據法務部的法律審查意見，對合同文本進行修改完善，并將修改后的合同文本提交分管領導審批。4.分管領導對合同文本進行審批，簽署審批意見。如合同涉及重大事項或金額較大，需提交合同管理委員會審議。5.合同文本經審批通過后，由業務部門與合同對方進行談判，達成一致意見后，簽訂正式合同。6.合同簽訂后，業務部門應將合同副本及時提交法務部備案，并由法務部進行編號、歸檔管理。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查。在簽訂合同前，應認真審查合同對方的主體資格、經營范圍、資信狀況等，確保合同對方具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。2.合同條款審查。合同條款應明確、具體、完整，避免出現模糊不清或歧義的條款。合同中應約定雙方的權利義務、違約責任、爭議解決方式等重要條款，確保合同的可操作性和可執行性。3.合同形式審查。合同應采用書面形式簽訂，并由雙方簽字（蓋章）確認。合同簽字（蓋章）應清晰、完整，符合法律規定的形式要求。4.合同簽訂程序審查。合同簽訂應按照公司規定的流程進行，經過業務部門起草、法務部審核、分管領導審批等環節，確保合同簽訂程序合法合規。四、合同的履行（一）合同履行原則1.全面履行原則。合同雙方應按照合同約定全面履行各自的義務，包括履行的主體、標的、數量、質量、價款、履行期限、地點和方式等。2.誠實信用原則。合同雙方在履行合同過程中應遵循誠實信用原則，相互協作、相互配合，及時履行通知、協助、保密等義務。3.情勢變更原則。在合同履行過程中，如發生不可抗力或其他不可預見、不可避免、不可克服的客觀情況，導致合同無法履行或部分無法履行的，合同雙方應根據情勢變更原則，協商變更或解除合同。（二）合同履行跟蹤與監督1.業務部門負責合同的具體履行工作，并應定期向法務部匯報合同履行情況。匯報內容應包括合同履行進度、存在的問題及解決方案等。2.法務部應建立合同履行跟蹤臺賬，對合同履行情況進行實時跟蹤和監督。如發現合同履行過程中存在問題，應及時向業務部門發出預警，并協助業務部門采取措施解決問題。3.合同履行過程中，如需要變更合同條款，業務部門應及時與合同對方協商，并按照合同簽訂流程辦理變更手續。變更后的合同文本應及時提交法務部備案。（三）合同款項支付管理1.合同款項支付應嚴格按照合同約定執行，業務部門應根據合同履行進度填寫付款申請單，并提交相關證明材料。2.付款申請單應經業務部門負責人、分管領導審批后，提交財務部審核。財務部應審核付款申請單的真實性、合法性、完整性，以及合同履行情況是否符合付款條件。3.財務部審核通過后，按照公司財務管理制度辦理付款手續。付款時應確保付款信息準確無誤，避免出現付款錯誤或延誤。五、合同的變更與解除（一）合同變更1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，合同雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同變更協議的簽訂應按照合同簽訂流程進行，經過業務部門起草、法務部審核、分管領導審批等環節。3.合同變更后，業務部門應及時通知相關部門和人員，并按照變更后的合同條款履行義務。（二）合同解除1.合同履行過程中，如出現下列情形之一，合同一方有權解除合同：因不可抗力致使合同目的不能實現的；在履行期限屆滿之前，當事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務的；當事人一方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行的；當事人一方遲延履行債務或者有其他違約行為致使合同目的不能實現的；法律規定的其他情形。2.合同解除應簽訂書面解除協議，并按照合同簽訂流程辦理相關手續。解除協議應明確解除合同的原因、時間、雙方的權利義務等內容。3.合同解除后，合同雙方應按照解除協議的約定辦理相關事宜，如返還財產、賠償損失等。六、合同糾紛的處理（一）糾紛處理原則1.及時處理原則。合同糾紛發生后，應及時采取措施進行處理，避免糾紛擴大化，給公司造成更大的損失。2.依法處理原則。合同糾紛的處理應依據國家法律法規的規定進行，確保處理結果合法合規。3.協商解決原則。合同糾紛發生后，應首先通過協商方式解決，盡量達成和解協議，避免進入訴訟或仲裁程序。（二）糾紛處理流程1.業務部門發現合同糾紛后，應及時向法務部報告，并提供相關證據材料。2.法務部對合同糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案，并組織業務部門與合同對方進行協商。3.如協商不成，法務部應根據糾紛情況，決定是否通過訴訟或仲裁方式解決。如需通過訴訟或仲裁方式解決，法務部應及時聘請律師，準備相關訴訟或仲裁材料，并按照法律程序進行處理。4.在合同糾紛處理過程中，業務部門應積極配合法務部工作，提供必要的協助和支持。5.合同糾紛處理結束后，法務部應及時總結經驗教訓，完善合同管理制度和流程，避免類似糾紛再次發生。七、合同的檔案管理（一）檔案管理職責法務部負責合同檔案的統一管理，其主要職責是：1.制定合同檔案管理制度和流程。2.對合同檔案進行分類、編號、歸檔管理。3.建立合同檔案目錄，便于查詢和檢索。4.負責合同檔案的保管、借閱、歸還等工作，確保合同檔案的安全和完整。（二）檔案歸檔范圍合同檔案應包括合同文本、合同審批表、法律審查意見書、變更協議、解除協議、往來函件、糾紛處理文件等與合同相關的所有資料。（三）檔案保管期限合同檔案的保管期限應根據國家法律法規和公司規定執行。一般情況下，合同檔案的保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[x]年。（四）檔案借閱管理1.因工作需要借閱合同檔案的，應填寫借閱申請表，并經部門負責人和分管領導審批。2.借閱申請表應注明借閱合同檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等內容。3.借閱人應按照借閱申請表上注明的借閱期限及時歸還合同檔案，如需延期借閱，應重新辦理審批手續。4.借閱人應妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、復印、轉借、遺失合同檔案。如因保管不善造成合同檔案損壞或遺失的，應承擔相應的賠償責任。八、合同管理的信息化建設（一）信息化管理目標建立合同管理信息系統，實現合同從起草、審核、簽訂、履行、變更、解除到檔案管理的全過程信息化管理，提高合同管理效率和水平，降低管理成本。（二）信息化管理功能1.合同起草功能。業務部門可通過合同管理信息系統在線起草合同文本，并按照合同簽訂流程提交審核。2.合同審核功能。法務部可通過合同管理信息系統對合同文本進行在線審核，提出修改意見，并出具法律審查意見書。3.合同審批功能。分管領導可通過合同管理信息系統對合同文本進行在線審批，簽署審批意見。4.合同簽訂功能。合同雙方可通過合同管理信息系統在線簽訂合同，并生成電子合同文本。5.合同履行跟蹤功能。業務部門可通過合同管理信息系統實時跟蹤合同履行情況，及時填寫合同履行進度，并向法務部匯報。6.合同變更與解除功能。合同雙方可通過合同管理信息系統在線辦理合同變更與解除手續，并生成相關協議文本。7.合同糾紛處理功能。法務部可通過合同管理信息系統對合同糾紛進行登記、分析、處理，并跟蹤處理結果。8.合同檔案管理功能。法務部可通過合同管理信息系統對合同檔案進行分類、編號、歸檔管理，并實現合同檔案的在線查詢和檢索。（三）信息化管理實施步驟1.需求調研。對公司合同管理現狀進行調研，了解業務部門和法務部的需求，確定合同管理信息系統的功能和模塊。2.系統選型。根據需求調研結果，選擇適合公司的合同管理信息系統，并與系統供應商進行洽談，簽訂采購合同。3.系統實施。由系統供應商負責合同管理信息系統的安裝、調試、培訓等工作，確保系統能夠正常運行。4.系統上線。在系統實施完成后，進行