公司外修物資管理制度?一、總則（一）目的為加強公司外修物資管理，規范外修物資的采購、運輸、維修、驗收、保管及報廢等流程，確保外修物資的合理使用，降低維修成本，提高資產使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有用于外部維修的物資管理，包括但不限于生產設備、辦公設備、運輸車輛等各類固定資產及低值易耗品的外修物資管理。（三）管理原則1.歸口管理原則：外修物資管理工作由公司指定的部門歸口負責，統一協調和管理外修物資的各項事務。2.預算控制原則：外修物資的采購、維修費用等應納入公司預算管理，嚴格控制費用支出，確保在預算范圍內進行外修物資管理活動。3.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保外修物資的質量符合公司要求，能夠滿足設備正常運行和使用的需要。4.成本效益原則：在保證外修物資質量的前提下，充分考慮成本因素，優化采購、維修等環節，降低外修物資管理成本，提高經濟效益。二、職責分工（一）歸口管理部門職責1.負責制定和完善外修物資管理制度，并監督制度的執行情況。2.負責外修物資的需求匯總、審核及采購計劃的編制。3.負責供應商的開發、評估、選擇和管理，建立供應商檔案。4.負責外修物資采購合同的簽訂、執行及跟蹤，協調解決采購過程中的問題。5.負責外修物資的運輸、到貨驗收、入庫保管等工作的組織和協調。6.負責外修物資維修過程的監督和管理，參與維修質量驗收。7.負責外修物資的報廢鑒定、處置等工作的審核和管理。8.定期對外修物資管理工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。（二）使用部門職責1.負責提出外修物資的維修需求，詳細填寫外修物資維修申請單，說明故障情況、維修要求等。2.配合歸口管理部門進行外修物資的選型、技術交流等工作，提供技術支持和相關信息。3.負責外修物資維修后的試用和驗收工作，及時反饋維修質量問題。4.負責本部門外修物資的日常保管和維護，確保物資的安全和完整。（三）財務部門職責1.負責審核外修物資采購計劃和費用預算，確保費用支出的合理性和合規性。2.負責外修物資采購、維修等費用的核算和報銷工作，嚴格按照財務制度進行賬務處理。3.定期對外修物資管理費用進行統計和分析，為公司成本控制提供數據支持。（四）審計部門職責1.負責對外修物資管理工作進行審計監督，檢查制度執行情況、采購流程的合規性等。2.對發現的問題提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改，確保外修物資管理工作規范、有序進行。三、外修物資采購管理（一）采購計劃編制1.使用部門根據設備運行狀況、維修需求等，提前填寫外修物資維修申請單，詳細說明外修物資的名稱、規格型號、數量、故障情況、預計維修時間等信息，并提交歸口管理部門。2.歸口管理部門收到維修申請單后，組織相關技術人員進行審核，評估維修的必要性和可行性。對于復雜設備或重大維修項目，應組織技術論證，確保維修方案合理。3.歸口管理部門根據審核結果，結合庫存情況，編制外修物資采購計劃。采購計劃應明確物資名稱、規格型號、數量、預計采購時間、預算金額等內容，并報相關領導審批。（二）供應商選擇與管理1.歸口管理部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、產品質量、價格水平、售后服務等內容。2.根據外修物資的需求特點和采購要求，從供應商信息庫中篩選出若干潛在供應商。對潛在供應商進行實地考察或資質審查，了解其生產能力、技術水平、質量管理體系等情況。3.組織相關部門對潛在供應商進行綜合評估，評估內容包括產品質量、價格、交貨期、售后服務、信譽等方面。根據評估結果，選擇優質供應商，并與其簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。4.歸口管理部門定期對供應商進行考核評價，考核指標包括產品質量、交貨期、價格變動、售后服務等。根據考核結果，對供應商進行分級管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵和優先合作機會，對于不合格供應商及時進行淘汰或整改。（三）采購合同簽訂1.歸口管理部門與選定的供應商就采購物資的規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行協商，達成一致意見后簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規、合理。2.采購合同簽訂前，應提交財務部門審核合同條款及預算金額，確保合同費用在預算范圍內且符合財務制度要求。審核通過后，按照公司合同審批流程進行審批。3.采購合同簽訂后，歸口管理部門應及時將合同副本分發給相關部門，以便各部門了解合同執行情況，做好相應的配合工作。（四）采購執行與跟蹤1.歸口管理部門按照采購合同要求，及時向供應商下達采購訂單，明確物資的規格型號、數量、交貨地點、交貨時間等要求。2.跟蹤采購訂單的執行情況，定期與供應商溝通，了解物資生產進度、運輸情況等。對于可能影響交貨期的問題，及時與供應商協商解決，確保物資按時、按質、按量到貨。3.在物資到貨前，通知使用部門和相關人員做好驗收準備工作。物資到貨時，歸口管理部門組織使用部門、質量檢驗部門等相關人員按照合同要求進行驗收，確保物資的數量、規格型號、質量等符合要求。四、外修物資運輸管理（一）運輸方式選擇1.根據外修物資的性質、數量、運輸距離、交貨期等因素，選擇合適的運輸方式。運輸方式包括公路運輸、鐵路運輸、航空運輸、水路運輸等。2.對于貴重、精密、易損的外修物資，應優先選擇安全可靠的運輸方式，并采取必要的防護措施，確保物資在運輸過程中的安全。（二）運輸過程監控1.在物資運輸過程中，歸口管理部門應與運輸單位保持密切聯系，了解運輸進度和物資狀態。對于長途運輸或重要物資運輸，可要求運輸單位提供運輸過程中的照片或視頻資料，以便及時掌握物資運輸情況。2.如發現運輸過程中出現異常情況，如延誤、損壞等，歸口管理部門應及時與運輸單位協商解決，并采取相應的補救措施，確保物資按時、安全到達目的地。（三）運輸費用結算1.外修物資的運輸費用由采購方承擔。運輸費用應按照采購合同約定或實際發生金額進行結算。2.歸口管理部門負責運輸費用的審核和報銷工作，確保運輸費用的合理性和合規性。運輸費用報銷時，應提供運輸發票、運輸合同、運輸清單等相關憑證。五、外修物資維修管理（一）維修委托1.歸口管理部門根據采購合同和驗收情況，將外修物資委托給選定的維修供應商進行維修。維修委托應明確維修內容、維修要求、維修期限、維修費用等事項，并簽訂維修合同或協議。2.在維修過程中，歸口管理部門應與維修供應商保持密切溝通，及時了解維修進度和維修質量情況，協調解決維修過程中出現的問題。（二）維修過程監督1.使用部門應安排專人對維修過程進行監督，確保維修工作按照維修合同或協議要求進行，維修質量符合公司標準。監督人員應定期向歸口管理部門反饋維修情況。2.對于維修過程中發現的問題或需要變更維修內容的情況，維修供應商應及時與歸口管理部門溝通，經同意后方可進行調整。（三）維修質量驗收1.維修完成后，維修供應商應通知歸口管理部門組織驗收。驗收人員包括使用部門、質量檢驗部門等相關人員。驗收內容包括維修質量、性能指標、外觀等方面。2.驗收人員按照維修合同或協議要求和相關標準進行驗收，填寫外修物資維修驗收單。對于驗收合格的外修物資，辦理入庫手續；對于驗收不合格的外修物資，應要求維修供應商重新維修，直至驗收合格為止。（四）維修費用結算1.維修費用按照維修合同或協議約定進行結算。維修供應商應在維修完成并驗收合格后，提交維修費用結算清單和發票。2.歸口管理部門對維修費用結算清單進行審核，審核無誤后報財務部門辦理付款手續。財務部門按照公司財務制度進行費用核算和報銷。六、外修物資驗收與保管管理（一）到貨驗收1.外修物資到貨前，歸口管理部門應通知使用部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作。到貨時，驗收人員根據采購合同和相關標準，對物資的數量、規格型號、質量、外觀等進行逐一核對和檢驗。2.對于驗收合格的外修物資，驗收人員在送貨單或驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續；對于驗收不合格的外修物資，應及時與供應商聯系，協商解決退貨、換貨或補貨等問題。（二）入庫保管1.外修物資驗收合格后，由倉庫管理人員負責辦理入庫手續，按照物資類別、規格型號、存放地點等進行分類存放，并建立物資臺賬，記錄物資的入庫時間、數量、規格型號、供應商等信息。2.倉庫應具備良好的保管條件，確保物資存放安全、整潔、有序。對于有特殊保管要求的外修物資，如易燃易爆物品、精密儀器等，應按照相關規定進行保管。3.倉庫管理人員應定期對庫存外修物資進行盤點，確保賬實相符。盤點過程中發現的盤盈、盤虧等情況，應及時查明原因，并按照規定進行處理。（三）庫存物資管理1.使用部門因工作需要領用外修物資時，應填寫物資領用申請表，注明領用物資的名稱、規格型號、數量、用途等信息，并提交歸口管理部門審批。2.歸口管理部門根據審批結果，開具物資出庫單，倉庫管理人員按照出庫單進行發貨。物資出庫時，應嚴格核對領用部門、物資名稱、規格型號、數量等信息，確保物資發放準確無誤。3.倉庫管理人員應定期對庫存外修物資進行清理，對于長期積壓、損壞或已無使用價值的物資，應及時提出處理意見，報歸口管理部門審核后進行處置。七、外修物資報廢管理（一）報廢鑒定1.對于已損壞無法修復、已超過使用年限或因其他原因已無使用價值的外修物資，由使用部門或倉庫管理人員提出報廢申請，并填寫外修物資報廢申請表，詳細說明物資名稱、規格型號、購置時間、報廢原因等信息。2.歸口管理部門組織相關技術人員對報廢申請進行鑒定，核實物資的實際狀況，確認是否符合報廢條件。對于重大設備或價值較高的物資報廢，應組織專家進行論證。（二）報廢審批1.外修物資報廢申請表經鑒定通過后，提交相關領導進行審批。審批流程應按照公司規定執行，確保報廢處理的合理性和合規性。2.經批準報廢的外修物資，由歸口管理部門負責組織處置。（三）報廢處置1.報廢外修物資的處置方式包括報廢變賣、報廢回收等。對于有回收價值的報廢物資，應通過招標、拍賣等方式進行報廢變賣，確保處置價格合理；對于無回收價值的報廢物資，可委托專業的廢品回收公司進行回收處理。2.報廢處置過程中，應做好記錄工作，包括處置時間、處置方式、處置價格、受讓方等信息。處置收入應按照公司財務制度進行核算和管理。八、監督與考核（一）監督檢查1.審計部門定期對外修物資管理工作進行審計監督，檢查制度執行情況、采購流程的合規性、維修質量、費用支出等方面的情況。2.歸口管理部門應加強對本部門及相關部門外修物資管理工作的日常監督檢查，及時發現和糾正存在的問題，確保外修物資管理工作規范有序進行。（二）考核評價1