供銷部采購管理制度?總則目的為加強公司供銷部采購工作的管理，規范采購流程，確保采購活動的順利進行，保障公司生產經營所需物資的及時供應，降低采購成本，提高采購質量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司供銷部所有采購活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品、勞保用品等各類物資的采購。基本原則1.按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購，確保物資供應的及時性和準確性。2.質量優先原則：嚴格把控采購物資的質量，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合公司要求和相關標準。3.成本控制原則：在保證物資質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經濟效益。4.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會，嚴禁任何形式的不正當交易。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規定，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益，維護公司利益和形象。采購流程采購申請1.需求部門提交申請：各需求部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求時間、技術要求等信息，并經部門負責人簽字確認后提交至供銷部采購組。2.采購組審核：采購組收到《采購申請表》后，對申請內容進行審核，重點審核需求的合理性、準確性以及是否符合公司采購政策和預算安排。如發現問題，及時與需求部門溝通協調，要求其進行修改或補充。3.特殊情況處理：對于緊急采購需求，需求部門可先電話通知采購組，采購組在接到通知后應立即啟動采購程序，并在事后及時補辦《采購申請表》手續。供應商選擇與評估1.供應商信息收集：采購組通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦、參加展會等，建立供應商信息庫。信息內容包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。2.供應商篩選：根據采購物資的類別和要求，從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，并向其發送《供應商調查表》，要求其填寫公司基本情況、生產經營狀況、產品質量控制、價格體系、售后服務等方面的信息。3.實地考察：對于重要物資或新合作的供應商，采購組應組織相關人員進行實地考察，了解供應商的生產規模、設備狀況、工藝流程、質量管理體系、人員素質等情況，評估其是否具備穩定供應符合質量要求物資的能力。實地考察結束后，考察人員應填寫《供應商實地考察報告》。4.供應商評估：采購組根據供應商提供的資料和實地考察情況，對供應商進行綜合評估，評估內容包括供應商的信譽、質量、價格、交貨期、售后服務等方面。采用評分制進行評估，設定各項評估指標的權重，計算出供應商的綜合得分。根據綜合得分，將供應商分為A、B、C三類，A類為優秀供應商，B類為合格供應商，C類為待改進供應商。5.供應商名錄更新：采購組定期對供應商信息庫進行更新，根據供應商的評估結果，調整供應商類別，并刪除不再合作或不符合要求的供應商信息。同時，及時將新的合格供應商納入供應商名錄。采購合同簽訂1.采購訂單下達：采購組根據審核通過的《采購申請表》，選擇合適的供應商，向其發送《采購訂單》。《采購訂單》應明確物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。2.合同評審：對于金額較大或重要物資的采購合同，采購組應組織法務、財務、技術等相關部門進行合同評審。評審內容包括合同條款的合法性、完整性、準確性，以及對公司利益的保障程度等。評審通過后，方可簽訂合同。3.合同簽訂：采購訂單經供應商確認后，雙方正式簽訂采購合同。合同簽訂應嚴格按照公司合同管理規定執行，確保合同的有效性和可操作性。合同簽訂后，采購組應及時將合同副本分發給相關部門，以便跟蹤執行。采購執行與跟蹤1.供應商備貨通知：采購組在簽訂合同后，應及時向供應商發出備貨通知，要求其按照合同約定的時間和要求組織生產和備貨。同時，與供應商保持密切溝通，了解備貨進度，確保物資按時供應。2.交貨跟蹤：采購組應提前與供應商確認交貨時間和運輸方式，并在交貨前定期跟蹤物資的生產進度和運輸情況。如發現可能影響交貨期的問題，及時與供應商協商解決，并向公司內部相關部門通報。3.到貨驗收：物資到貨前，采購組應通知質量檢驗部門、需求部門等相關人員做好驗收準備工作。物資到貨時，由質量檢驗部門按照合同約定的質量標準進行檢驗，需求部門核對物資的規格型號、數量等是否與合同一致。驗收合格后，填寫《物資驗收單》；如驗收不合格，應及時與供應商溝通協商處理，要求其換貨、補貨或退貨等。付款管理1.發票審核：采購組收到供應商開具的發票后，應進行認真審核。審核內容包括發票的真實性、合法性、完整性，發票金額與采購合同、驗收單是否一致等。如發現問題，及時與供應商聯系，要求其更正或重新開具發票。2.付款申請：采購組根據合同約定的付款方式和期限，填寫《付款申請表》，附上發票、驗收單等相關憑證，經部門負責人簽字審核后，提交至財務部門。3.財務審批付款：財務部門收到《付款申請表》后，對申請內容和相關憑證進行審核，按照公司財務管理制度和資金安排進行審批付款。付款后，財務部門應及時登記入賬，并將付款情況反饋給采購組。采購風險管理市場風險1.價格波動風險：關注市場價格動態，建立價格預警機制。對于價格波動較大的物資，與供應商協商簽訂價格調整條款或采用套期保值等方式，降低價格波動對公司采購成本的影響。2.供應短缺風險：加強市場調研，及時掌握行業動態和供應商生產經營情況。對于可能出現供應短缺的物資，提前與供應商溝通協調，增加安全庫存或尋找替代供應商，確保物資供應不斷檔。供應商風險1.供應商違約風險：在選擇供應商時，嚴格考察其信譽和履約能力。簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利義務和違約責任。加強對供應商的日常管理和監督，定期評估供應商的表現，如發現供應商存在違約行為，及時采取措施，如要求其承擔違約責任、更換供應商等。2.供應商質量風險：建立嚴格的供應商質量控制體系，加強對采購物資的檢驗檢測。與供應商簽訂質量保證協議，明確質量標準和質量責任。如發現供應商提供的物資存在質量問題，及時要求其整改或退換貨，并按照合同約定追究其質量責任。內部風險1.采購流程風險：嚴格執行采購流程，加強對采購各環節的審核和監督。定期對采購流程進行梳理和優化，查找潛在風險點，制定相應的風險防控措施，確保采購流程的規范、高效運行。2.人員風險：加強對采購人員的培訓和教育，提高其業務水平和職業道德素質。建立采購人員考核評價機制，對采購人員的工作表現進行定期考核，激勵采購人員積極履行職責，防范采購人員因違規操作或失誤給公司帶來損失。采購監督與考核內部監督1.審計部門監督：公司審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.監察部門監督：公司監察部門對采購人員的廉潔自律情況進行監督，受理供應商及內部員工的舉報投訴。對違反廉潔自律規定的行為，依法依規進行嚴肅處理。考核指標與方法1.考核指標采購任務完成率：考核采購組是否按照公司生產經營計劃和需求部門要求，按時完成采購任務。采購成本控制率：考核采購組是否通過合理的采購策略和談判技巧，有效降低采購成本，實際采購成本與預算成本的對比情況。物資質量合格率：考核采購物資的質量是否符合合同約定和公司要求，質量檢驗合格的物資數量占采購物資總數量的比例。供應商交貨及時率：考核供應商是否按照合同約定的時間及時交貨，按時交貨的次數占總交貨次數的比例。合同執行率：考核采購合同的簽訂、履行情況，合同條款的執行是否到位，是否存在違約行為等。客戶滿意度：通過需求部門等相關部門的反饋，考核采購組的工作是否滿足公司內部客戶的需求，客戶對采購工作的滿意程度。2.考核方法定期考核：采購組每月對各項考核指標進行統計分析，形成月度采購工作考核報告。公司每季度對采購組進行一次全面考核，根據考核指標完成情況進行打分排名。不定期抽查：公司審計、監察等部門不定期對采購活動進行抽查，檢查采購流程的執行情況、采購人員的工作紀律等。抽查結果作為采購組考核的參考依據。考核結果應用1.績效獎金發放：根據采購組的考核結果，發放相應的績效獎金。考核結果優秀的采購組，給予適當的獎勵；考核結果未達標的采購組，扣減相應的績效獎金。2.人員晉升與崗位調整：考核結果作為采購人員晉升、崗位調整的重要依據。對于工作表現優秀、考核成績突出的采購人員，給予晉升機會或調整到更重要的崗位；對于考核不稱職的采購人員，進行崗位調整或培訓學習，如仍不能勝任工作，予以辭退。3.改進措施制定：針對考核中發現的問題，采購組應及時分析原因，制定相應的改進措施，并跟蹤改進效果。通過持續改進，不斷提高采購工作水平和質量。采購檔案管理檔案分類1.采購申請檔案：包括各需求部門提交的《采購申請表》及相關審批文件。2.供應商檔案：包括供應商信息調查表、實地考察報告、供應商評估記錄、供應商名錄等。3.采購合同檔案：包括采購訂單、采購合同、合同評審記錄、合同變更記錄等。4.驗收檔案：包括物資驗收單、檢驗檢測報告、質量問題處理記錄等。5.付款檔案：包括付款申請表、發票、付款憑證等。6.其他檔案：如采購活動中的會議紀要、往來函件、市場調研報告等與采購相關的資料。檔案整理與歸檔1.專人負責：指定專人負責采購檔案的整理與歸檔工作，確保檔案管理工作的規范化和專業化。2.及時整理：采購活動結束后，相關人員應及時將各類采購文件資料進行整理，按照檔案分類要求進行分類編號。3.定期歸檔：每月末，檔案管理人員將整理好的采購檔案進行歸檔，建立電子檔案和紙質檔案，確保檔案的完整性和可追溯性。檔案查閱與保管1.查閱權限：公司內部人員因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應在檔案管