公司檔案管理制度版?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，涵蓋公司在運營過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性、系統性和安全性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司各項活動的實際情況。3.分類科學原則：按照檔案的形成領域、時間、來源等因素進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立檔案管理部，負責公司檔案的統一管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立和維護公司檔案信息管理系統，實現檔案的信息化管理。4.提供檔案查閱、借閱服務，對檔案利用情況進行登記和統計。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和價值。6.負責檔案庫房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期將整理好的檔案移交至公司檔案管理部。其主要職責包括：1.負責本部門日常工作中形成的各類文件、資料的收集、積累和整理。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進行分類、編號，并編制檔案目錄。3.定期將本部門整理好的檔案移交至公司檔案管理部，并辦理交接手續。4.協助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政文件、會議紀要、工作計劃與總結、規章制度、證照等。2.人事管理類：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等。3.財務管理類：包含財務預算、決算、報表、審計報告、會計憑證、賬簿等。4.市場營銷類：涉及市場調研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料等。5.生產管理類：包括生產計劃、工藝流程、質量控制、設備管理等。6.技術研發類：有技術研發項目資料、專利證書、技術方案、圖紙等。7.物資采購類：包含采購合同、供應商資料、物資驗收記錄等。8.合同管理類：涉及公司各類合同的簽訂、履行、變更、終止等相關資料。9.項目管理類：針對公司各類項目的立項、實施、驗收等過程中形成的文件資料。10.其他類：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）檔案編號檔案編號采用"分類號+年度+順序號"的編碼方式，具體如下：1.分類號：按照上述檔案分類，分別用兩位數字表示，如行政管理類為"01"，人事管理類為"02"等。2.年度：用四位數字表示檔案形成的年份，如"2023"。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用三位數字編號，從"001"開始。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，其編號為"012023001"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等。2.公司對外簽訂的各類合同、協議、意向書等。3.公司舉辦或參加的各類會議、活動形成的文件、資料、照片、影像等。4.公司員工的個人檔案、培訓記錄、考核結果等。5.公司財務報表、審計報告、稅務資料等。6.公司技術研發成果、專利證書、技術方案、圖紙等。7.公司物資采購、設備管理等方面的文件資料。8.其他與公司經營管理活動相關的有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門工作中形成的檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。2.對于重要文件和資料，應在形成后一周內移交至公司檔案管理部。3.檔案資料應保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應及時進行修復和補充。4.電子文件應同時收集其對應的紙質文件，并確保兩者內容一致。（三）整理方法1.檔案管理部收到各部門移交的檔案資料后，按照檔案分類標準進行分類。2.對每份檔案進行編號，并編制檔案目錄，目錄內容應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。3.對檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.將整理好的檔案上架存放，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（二）保管措施1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節設備、防蟲藥品等，并定期進行檢查和維護。3.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應建立檔案存放位置索引，標明各類檔案的存放地點。4.電子檔案應進行備份，并存儲在不同的介質上，如硬盤、光盤等。備份數據應定期進行檢查和更新，確保數據的安全性和完整性。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內容，經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部查閱。2.檔案管理部應根據查閱申請，提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。3.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等內容，經所在部門負責人和檔案管理部負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續。2.檔案管理部應根據借閱申請，提供相應的檔案，并辦理借閱登記手續。借閱人員應在規定的借閱期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、抄錄、傳播檔案內容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞等情況，應承擔相應的賠償責任。（三）特殊情況查閱與借閱1.外單位人員查閱或借閱公司檔案時，應持有單位介紹信，并經公司主管領導批準。檔案管理部應按照規定辦理查閱或借閱手續，并嚴格控制查閱或借閱范圍。2.涉及公司機密的檔案，未經公司保密委員會批準，不得查閱或借閱。如因工作需要必須查閱或借閱的，應按照公司保密制度的規定辦理相關手續，并采取必要的保密措施。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部應定期對已保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應由檔案管理部牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應根據檔案的保管期限、內容價值、利用情況等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限，并繼續保管；對確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.《檔案銷毀清單》經公司主管領導批準后，由檔案管理部負責組織銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。2.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，銷毀過程中應做好記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等。3.銷毀工作結束后，監銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）數據錄入與維護1.檔案管理部應按照檔案整理的要求，將紙質檔案的相關信息錄入檔案信息管理系統，確保數據的準確、完整。2.定期對檔案信息管理系統中的數據進行維護和更新，保證數據與實際檔案一致。同時，做好數據備份工作，防止數據丟失。（三）系統功能應用1.利用檔案信息管理系統的檢索功能，方便快捷地查找所需檔案信息。2.通過系統實現檔案的在線查閱和借閱申請審批，提高檔案利用效率。3.利用系統對檔案的利用情況進行統計分析，為檔案管理決策提供依據。九、檔案管理的監督與檢查（一）監督檢查機構公司設立檔案管理監督檢查小組，由公司主管領導擔任組長，檔案管理部、各部門負責人為成員。監督檢查小組負責對公司檔案管理工作進行定期或不定期的監督檢查。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案的收集、整理、分類、編號、保管等工作質量。3.檔案查閱、借閱手續的辦理情況。4.檔案庫房的安全管理情況。5.檔案信息化管理工作進展情況。（三）檢查結果處理1.監督檢查小組應定期對檢查情況進行總結分析，針對存在的問題