企業(yè)采購及管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益原則：在滿足公司業(yè)務需求的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應公平、公正、公開，確保所有潛在供應商享有平等的機會參與競爭。4.誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行各自的責任和義務。二、采購組織與職責（一）采購部門設置公司設立專門的采購部門，負責公司采購業(yè)務的統(tǒng)一管理。采購部門可根據(jù)業(yè)務需要，分設不同的采購小組，如原材料采購組、設備采購組、辦公用品采購組等。（二）采購部門職責1.制定采購計劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和預算，編制年度、季度、月度采購計劃。2.供應商管理：開發(fā)、評估、選擇合格供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和相關(guān)規(guī)定，組織實施采購活動，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判等方式，降低采購成本，確保采購價格合理。5.采購質(zhì)量控制：對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和驗收，確保符合公司要求。6.采購合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作。7.采購信息管理：收集、整理、分析采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持。（三）其他部門職責1.需求部門：提出采購需求，提供詳細的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，并參與采購過程中的技術(shù)交流和驗收工作。2.財務部門：負責審核采購預算、付款申請等，監(jiān)督采購資金的使用情況。3.質(zhì)量部門：參與采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，提供質(zhì)量標準和檢驗意見。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息，并簽字蓋章。2.提交采購申請：將采購申請表提交給采購部門，緊急采購申請需注明"緊急"字樣。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行初步審核，包括采購需求的合理性、是否在預算范圍內(nèi)等。2.相關(guān)部門會審：對于金額較大或重要的采購項目，采購部門組織需求部門、財務部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門進行會審，綜合評估采購需求和預算，提出審核意見。3.領(lǐng)導審批：根據(jù)會審意見，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，報公司領(lǐng)導審批。（三）采購實施1.制定采購方案：采購部門根據(jù)審批后的采購申請，制定采購方案，包括采購方式選擇、供應商選擇、采購時間安排等。2.選擇供應商：發(fā)布采購信息：通過招標、詢價、競爭性談判、單一來源采購等方式，向潛在供應商發(fā)布采購信息。供應商報名與資格審查：接收供應商報名資料，對供應商進行資格審查，確定符合要求的供應商名單。實地考察：對于重要供應商或新供應商，采購部門組織相關(guān)人員進行實地考察，了解供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽等情況。綜合評估與選擇：根據(jù)供應商的報價、質(zhì)量、交貨期、售后服務等因素，對供應商進行綜合評估，選擇最優(yōu)供應商。3.簽訂采購合同：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。4.跟蹤采購訂單：采購部門及時跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，與供應商保持溝通，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇問題，及時協(xié)調(diào)解決，并向相關(guān)部門反饋。（四）驗收付款1.到貨驗收：通知驗收：采購物資到貨前，采購部門通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備。驗收實施：需求部門和質(zhì)量部門按照合同要求和相關(guān)標準，對采購物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行驗收。驗收合格后，填寫驗收報告并簽字確認。不合格處理：如驗收發(fā)現(xiàn)物資不合格，采購部門及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至物資符合要求。2.付款申請：采購部門根據(jù)合同約定和驗收報告，填寫付款申請表，附上采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，提交財務部門審核。3.付款審批：財務部門對付款申請進行審核，確認無誤后，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，報公司領(lǐng)導審批。4.付款執(zhí)行：經(jīng)領(lǐng)導審批同意后，財務部門辦理付款手續(xù)，支付采購款項。四、采購方式（一）招標采購適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的物資或服務采購項目。通過發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商投標，按照評標標準進行評標，選擇中標供應商。（二）詢價采購適用于采購金額較小、規(guī)格型號單一、市場價格透明的物資采購項目。向多家供應商發(fā)出詢價函，要求供應商報價，根據(jù)報價情況選擇最低價供應商。（三）競爭性談判采購適用于采購時間緊迫、技術(shù)復雜、不能事先計算出價格總額的物資或服務采購項目。與不少于三家供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。（四）單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購、發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購等特殊情況的采購項目。五、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.市場調(diào)研：采購部門定期進行市場調(diào)研，收集供應商信息，了解行業(yè)動態(tài)和市場價格水平。2.供應商推薦：通過網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、客戶介紹等方式，獲取潛在供應商名單。3.供應商篩選：對潛在供應商進行初步篩選，審查其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等基本信息，確定符合基本要求的供應商。（二）供應商評估1.建立評估指標體系：從供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務、生產(chǎn)能力、信譽等方面，建立評估指標體系。2.定期評估：采購部門定期（每年至少一次）對供應商進行評估，根據(jù)評估指標體系進行打分，計算綜合得分。3.動態(tài)管理：根據(jù)供應商評估結(jié)果，對供應商進行動態(tài)管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予更多的合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應商，采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施，直至取消合作資格。（三）供應商考核1.考核內(nèi)容：包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面的表現(xiàn)。2.考核方式：通過采購部門的日常跟蹤、需求部門的反饋、質(zhì)量部門的檢驗報告等方式進行考核。3.考核結(jié)果應用：根據(jù)考核結(jié)果，對供應商進行相應的獎懲，如給予價格優(yōu)惠、延長付款期、增加訂單量等獎勵，或扣除貨款、取消合作資格等懲罰。（四）供應商關(guān)系維護1.定期溝通：采購部門與供應商保持定期溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場變化，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.合作培訓：對于重要供應商，采購部門可組織相關(guān)培訓，幫助供應商了解公司的需求和標準，提高供應商的服務水平。3.建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系：對于長期合作、合作良好的供應商，可考慮建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏、共同發(fā)展。六、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應短缺、供應商壟斷等風險。2.質(zhì)量風險：采購物資質(zhì)量不符合要求，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營。3.交貨風險：供應商未能按時、按質(zhì)、按量交貨，導致公司生產(chǎn)停滯或延誤。4.合同風險：采購合同條款不明確、不合理，或供應商違約，給公司帶來損失。5.人員風險：采購人員違規(guī)操作、收受賄賂等，給公司造成不良影響和經(jīng)濟損失。（二）風險評估1.確定風險發(fā)生的可能性：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場情況、供應商狀況等因素，評估風險發(fā)生的可能性大小。2.評估風險影響程度：分析風險發(fā)生后對公司生產(chǎn)經(jīng)營、財務狀況、聲譽等方面的影響程度。3.風險等級劃分：根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行等級劃分，如高風險、中風險、低風險。（三）風險應對措施1.市場風險應對：價格風險管理：通過簽訂長期合同、套期保值等方式，鎖定采購價格，降低價格波動風險。供應短缺風險管理：建立供應商儲備機制，與多家供應商保持合作，確保供應渠道穩(wěn)定。供應商壟斷風險管理：加強市場調(diào)研，尋找替代供應商，降低對單一供應商的依賴。2.質(zhì)量風險應對：嚴格供應商選擇和管理：加強對供應商的質(zhì)量控制，要求供應商提供質(zhì)量保證文件，定期進行質(zhì)量檢驗。加強驗收環(huán)節(jié)管理：完善驗收標準和流程，增加驗收頻次，確保采購物資質(zhì)量合格。質(zhì)量問題處理：對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資，及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商采取整改措施，防止問題再次發(fā)生。3.交貨風險應對：合理安排采購時間：根據(jù)公司生產(chǎn)計劃和供應商生產(chǎn)周期，合理安排采購時間，確保交貨期合理。加強訂單跟蹤：采購部門及時跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，與供應商保持密切溝通，及時解決交貨過程中出現(xiàn)的問題。違約責任約定：在采購合同中明確約定供應商的交貨違約責任，如逾期交貨的罰款、承擔公司的損失等。4.合同風險應對：合同審核：采購合同簽訂前，由法務部門或?qū)I(yè)人員對合同條款進行審核，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、合理。合同執(zhí)行監(jiān)督：采購部門嚴格按照合同約定執(zhí)行，監(jiān)督供應商履行合同義務，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。合同變更管理：如需變更合同條款，應按照合同約定的程序進行，簽訂補充協(xié)議，并確保變更后的合同條款符合公司利益。5.人員風險應對：加強培訓教育：定期對采購人員進行法律法規(guī)、職業(yè)道德、業(yè)務知識等方面的培訓教育，提高采購人員的綜合素質(zhì)。建立監(jiān)督機制：加強對采購人員的監(jiān)督管理，建立舉報制度，對違規(guī)行為進行嚴肅處理。輪崗制度：實行采購人員輪崗制度，避免采購人員長期與同一供應商合作，防止出現(xiàn)利益輸送等問題。七、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和預算編制要求，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場價格走勢，編制年度采購預算草案。2.年度采購預算草案經(jīng)采購部門負責人審核后，提交財務部門進行匯總平衡。3.財務部門根據(jù)公司整體預算安排，對采購預算草案進行調(diào)整和完善，形成年度采購預算方案。4.年度采購預算方案報公司領(lǐng)導審批后，下達給采購部門執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行1.采購部門嚴格按照年度采購預算執(zhí)行采購任務，不得超預算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，應按照公司預算調(diào)整程序進行申請和審批。2.財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.采購部門每月向財務部門報送采購預算執(zhí)行情況報表，包括采購金額、采購數(shù)量、預算執(zhí)行進度等信息。（三）預算考核1.建立采購預算考核制度，對采購部門和采購人員的預算執(zhí)行情況進行考核。2.考核指標包括采購預算執(zhí)行率、采購成本控制情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對采購部門和采購人員進行相應的獎懲，如對預算執(zhí)行情況良好的部門和個人給予獎勵，對超預算采購或預算執(zhí)行不力的部門和個人進行懲罰。八、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購部門定期收集市場價格信息、供應商信息、行業(yè)動態(tài)等采購相關(guān)信息，并進行整理和分析。2.通過網(wǎng)絡平臺、行業(yè)雜志、供應商報價、市場調(diào)研等方式獲取采購信息。（二）采購信息共享1.建立采購信息共享平臺，采購部門、需求部門、財務部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員可在平臺上共享采購信息，實現(xiàn)信息的及時傳遞和溝通。2.定期召開采購信息溝通會議，采購部門向其他部門通報采購工作進展情況、市場動態(tài)等信息，聽取其他部門的意見和建議。（三）采購數(shù)據(jù)分析1.采購部門定期對采購數(shù)據(jù)進行分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購成本、供應商表現(xiàn)等方面的數(shù)據(jù)。2.通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)采購工作中存在的問題和不足，如采購成本過高、供應商交貨期不穩(wěn)定等，并提出改進措施和建議。3.采購數(shù)據(jù)分析結(jié)果為公司采購決策提供支持，幫助公司優(yōu)化采購策略，提高采購管理水平。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合公司制度和法律法規(guī)要求。2.審計內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、采購合同簽訂與履行情況、采購資金使用情況、供應商管理情況等。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門提出審計意見和建