財務(wù)公司物資管理制度?總則目的為加強財務(wù)公司物資管理，規(guī)范物資采購、使用、保管及處置等行為，確保物資安全、合理使用，提高物資使用效益，保障公司正常運營，特制定本制度。適用范圍本制度適用于財務(wù)公司總部及各分支機構(gòu)的物資管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)、低值易耗品等各類物資。基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司物資實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保物資管理的規(guī)范性和協(xié)調(diào)性。2.合理配置原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實際情況，合理配置物資資源，避免浪費和閑置。3.成本效益原則：在物資采購、使用過程中，充分考慮成本效益因素，降低物資采購成本和使用成本，提高經(jīng)濟效益。4.責任追究原則：明確物資管理各環(huán)節(jié)的責任，對因管理不善、違規(guī)操作等造成物資損失的，追究相關(guān)人員的責任。物資分類與編碼物資分類1.辦公用品：包括文具、紙張、辦公耗材、辦公家具等。2.辦公設(shè)備：如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、投影儀等。3.固定資產(chǎn)：使用期限超過一年，單位價值較高，且在使用過程中保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，如房屋、建筑物、機器設(shè)備、運輸工具等。4.低值易耗品：單位價值較低、使用期限較短，不能作為固定資產(chǎn)核算的各種用具物品，如工具、器具、勞保用品等。5.其他物資：不屬于以上分類的其他物資。物資編碼1.公司對各類物資進行統(tǒng)一編碼管理，編碼應(yīng)具有唯一性、系統(tǒng)性和擴展性。2.物資編碼應(yīng)包含物資類別、規(guī)格型號、采購年份等信息，便于物資的識別、統(tǒng)計和管理。3.物資編碼一經(jīng)確定，不得隨意更改。如需更改，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并及時更新相關(guān)物資管理資料。物資采購管理采購計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要和實際庫存情況，定期編制物資采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等內(nèi)容。2.采購計劃應(yīng)經(jīng)部門負責人審核后報物資管理部門匯總。物資管理部門根據(jù)公司整體物資需求情況和庫存狀況，對采購計劃進行綜合平衡和審核，編制公司年度、季度和月度物資采購計劃。3.采購計劃應(yīng)嚴格按照規(guī)定的時間節(jié)點報送，確保物資采購工作的順利進行。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)及時向物資管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可調(diào)整。采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)批準的采購計劃，填寫物資采購申請表，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交物資管理部門。2.采購審批：物資管理部門收到采購申請表后，對采購物資的必要性、合理性、預(yù)算金額等進行審核。對于金額較大或重要物資的采購，還需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇：物資管理部門根據(jù)采購物資的特點和要求，通過招標、詢價、談判等方式選擇合格的供應(yīng)商。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、供貨業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量等情況，定期對供應(yīng)商進行評估和考核。4.采購合同簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購合同應(yīng)經(jīng)公司法律部門審核后簽訂，確保合同的合法性和有效性。5.采購執(zhí)行：物資管理部門按照采購合同的要求，跟蹤供應(yīng)商的供貨進度，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未履行合同約定，應(yīng)及時采取措施，追究供應(yīng)商的責任。6.驗收付款：物資到貨后，物資管理部門組織相關(guān)人員進行驗收。驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。物資管理部門根據(jù)驗收情況和采購合同，辦理付款手續(xù)。采購預(yù)算管理1.公司建立物資采購預(yù)算管理制度，加強采購預(yù)算的編制、執(zhí)行和控制。2.物資采購預(yù)算應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和財務(wù)預(yù)算進行編制，明確各類物資的采購金額和資金來源。3.采購預(yù)算一經(jīng)批準，應(yīng)嚴格執(zhí)行。如遇特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。4.物資管理部門應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，確保采購預(yù)算的有效執(zhí)行。物資驗收入庫管理驗收準備1.物資到貨前，物資管理部門應(yīng)通知相關(guān)驗收人員做好驗收準備工作，包括熟悉物資的規(guī)格型號、質(zhì)量標準、驗收方法等。2.根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，準備好驗收所需的工具、量具、檢測設(shè)備等。驗收程序1.物資到貨后，物資管理部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行驗收。驗收人員應(yīng)認真核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同和送貨清單一致。2.對物資的外觀、包裝、標識等進行檢查，確保物資無損壞、無變形、無變質(zhì)等情況。3.按照相關(guān)標準和規(guī)范，對物資的質(zhì)量進行檢驗和測試。對于需要進行專業(yè)檢測的物資，應(yīng)委托具有資質(zhì)的檢測機構(gòu)進行檢測。4.驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在送貨清單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。入庫手續(xù)應(yīng)包括填寫入庫單、登記物資臺賬等。驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。入庫管理1.物資入庫后，應(yīng)按照物資類別、規(guī)格型號、存放地點等進行分類存放，并做好標識。2.建立物資臺賬，詳細記錄物資的入庫時間、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，確保物資臺賬與實物相符。3.定期對物資進行盤點，核對物資臺賬與實物數(shù)量，發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因并進行處理。物資使用與保管管理物資領(lǐng)用1.各部門根據(jù)工作需要，填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后到物資管理部門領(lǐng)取物資。2.物資管理部門根據(jù)庫存情況和領(lǐng)用申請表，審核發(fā)放物資。對于限量領(lǐng)用的物資，應(yīng)按照規(guī)定的限量發(fā)放。3.物資領(lǐng)用人員應(yīng)在物資領(lǐng)用登記表上簽字確認，領(lǐng)取物資后妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借或丟失。物資保管1.物資管理部門應(yīng)指定專人負責物資保管工作，確保物資安全、完好。2.按照物資的性質(zhì)和特點，合理安排物資存放地點，做好防潮、防火、防盜、防蟲等工作。3.定期對物資進行檢查和盤點，及時清理積壓、報廢物資，確保物資賬實相符。對于發(fā)現(xiàn)的問題物資，應(yīng)及時查明原因并進行處理。物資使用監(jiān)督1.公司建立物資使用監(jiān)督制度，加強對物資使用情況的監(jiān)督和檢查。2.物資管理部門應(yīng)定期對各部門物資使用情況進行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時與相關(guān)部門溝通和協(xié)調(diào)。3.審計部門應(yīng)定期對公司物資管理情況進行審計，檢查物資采購、使用、保管等環(huán)節(jié)是否合規(guī)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。物資盤點與清查管理盤點計劃1.物資管理部門應(yīng)定期制定物資盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等內(nèi)容。2.盤點計劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。盤點時間應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對清淡的時期，確保盤點工作的順利進行。盤點實施1.物資管理部門組織相關(guān)人員按照盤點計劃進行盤點。盤點人員應(yīng)認真核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、存放地點等信息，確保賬實相符。2.對于盤點過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時記錄并查明原因。盤盈物資應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，盤虧物資應(yīng)查明責任，按照規(guī)定進行處理。3.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)填寫盤點報告，詳細說明盤點情況、盤盈盤虧原因及處理建議等內(nèi)容。盤點報告經(jīng)物資管理部門負責人審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。清查管理1.公司定期對物資進行全面清查，確保物資管理的準確性和規(guī)范性。2.清查工作應(yīng)包括物資的采購、驗收、入庫、領(lǐng)用、保管、盤點等各個環(huán)節(jié)，檢查物資管理制度的執(zhí)行情況和物資管理中存在的問題。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫清查報告，針對清查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施和建議，及時進行整改，不斷完善物資管理制度。物資處置管理報廢處理1.對于已損壞、無法使用或已超過使用年限的物資，由使用部門提出報廢申請，填寫物資報廢申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后報物資管理部門。2.物資管理部門對報廢申請進行審核，組織相關(guān)人員對報廢物資進行鑒定。對于價值較高或重要的報廢物資，還需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準報廢的物資，由物資管理部門統(tǒng)一組織處置。處置方式包括報廢變賣、報廢回收等。處置收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門，統(tǒng)一核算管理。調(diào)撥與轉(zhuǎn)讓1.公司內(nèi)部各部門之間因工作需要調(diào)撥物資的，應(yīng)填寫物資調(diào)撥申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、調(diào)撥原因等信息，并經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負責人簽字確認后報物資管理部門。2.物資管理部門審核物資調(diào)撥申請表，辦理物資調(diào)撥手續(xù)，調(diào)整物資臺賬和庫存信息。3.對于閑置或不需用的物資，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，可以進行轉(zhuǎn)讓。轉(zhuǎn)讓物資應(yīng)按照市場價格進行評估，通過招標、拍賣等方式進行公開轉(zhuǎn)讓，確保轉(zhuǎn)讓過程的公正、公平、公開。物資信息化管理物資管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司建立物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購、驗收、入庫、領(lǐng)用、保管、盤點、處置等全過程的信息化管理。2.物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資基礎(chǔ)信息管理、采購管理、庫存管理、報表統(tǒng)計分析等功能，提高物資管理工作的效率和準確性。數(shù)據(jù)維護與管理1.物資管理部門應(yīng)指定專人負責物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護和管理工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時、準確、完整。2.定期對物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。如遇系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)損壞，應(yīng)及時進行恢復(fù)和處理。3.加強對物資管理信息系統(tǒng)用戶的權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和保密。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對物資管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查物資管理制度的執(zhí)行情況、物資采購、使用、保管及處置等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性。2.物資管理部門應(yīng)定期對各部門物資管理情況進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。考核評價1.建立物資管理考核評價制度，對各部門物資管理工作進行考核評價。考核評價指標應(yīng)包括物資采購成本控制、物資使用效率、物資庫存管理、物資盤點準確率等方面。2.根據(jù)考核評價結(jié)果，對物資管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對物資管理工作不力、存在問題較多的部門和個人