行政門店物資管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政門店物資管理，規范物資采購、使用、庫存等流程，確保物資的合理配置與有效利用，降低成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有行政門店的物資管理活動，包括辦公物資、營業物資、后勤物資等。（三）基本原則1.歸口管理原則：物資管理工作由公司行政部門統一歸口負責，各門店配合執行。2.計劃采購原則：根據門店運營需求和庫存情況，制定合理的采購計劃，避免盲目采購。3.節約高效原則：倡導節約使用物資，提高物資使用效率，降低損耗。4.責任追究原則：對物資管理過程中的違規行為，追究相關人員責任。二、物資分類與編碼（一）物資分類1.辦公物資：包括辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機、復印機、傳真機、辦公文具等。2.營業物資：如商品陳列道具、展示架、收銀設備、電子秤、貨架標簽等。3.后勤物資：涵蓋清潔用品、勞保用品、廚房設備、餐具、飲用水設備、空調、照明設備等。（二）物資編碼為便于物資管理和信息系統識別，對各類物資進行統一編碼。編碼規則如下：1.編碼結構：采用[類別代碼（3位）+順序號（5位）]的結構。2.類別代碼：根據物資分類設定，如辦公物資為001，營業物資為002，后勤物資為003等。3.順序號：按照物資登記順序依次編排。三、物資采購管理（一）采購計劃制定1.各門店應于每月末根據下月業務需求和庫存狀況，填寫《物資采購計劃表》，詳細列出所需物資的名稱、規格、數量、預計采購時間等信息，提交至公司行政部門。2.行政部門匯總各門店采購計劃后，結合公司整體預算和物資庫存水平，進行審核與調整，制定月度采購總計劃。（二）供應商選擇與管理1.行政部門負責建立供應商檔案，收集整理供應商信息，包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、產品質量、價格水平、售后服務等。2.定期對供應商進行評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、服務響應速度等。根據評估結果，對優質供應商給予優先合作機會，對不合格供應商進行淘汰或整改。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方權利義務，包括物資規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、質量標準、售后服務等條款。（三）采購流程1.采購申請：各門店根據批準的采購計劃，填寫《物資采購申請表》，經門店負責人簽字確認后提交至行政部門。2.采購審批：行政部門對采購申請進行審核，審核內容包括采購必要性、預算合理性、規格型號準確性等。對于金額較大或重要物資的采購申請，需報公司領導審批。3.采購執行：行政部門根據審批通過的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。采購人員應與供應商保持密切溝通，確保物資按時、按質、按量供應。4.到貨驗收：物資到貨后，由行政部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量等是否與采購合同一致。驗收合格后，填寫《物資驗收單》，辦理入庫手續；驗收不合格的物資，及時與供應商協商退換貨事宜。四、物資庫存管理（一）庫存規劃1.行政部門根據各門店物資需求特點和歷史數據，合理規劃物資庫存水平，設定安全庫存、最高庫存和最低庫存標準。2.安全庫存是為應對突發情況或供應中斷而預留的物資數量；最高庫存是為避免物資積壓而設定的上限；最低庫存是觸發補貨的下限。（二）庫存盤點1.定期盤點：每月末對門店物資進行全面盤點，確保賬實相符。盤點工作由行政部門組織，各門店配合實施。2.臨時盤點：根據實際需要，可進行臨時盤點，如物資丟失、損壞、懷疑賬實不符等情況發生時。3.盤點結果處理：盤點結束后，編制《物資盤點報告》，記錄盤點結果。對于盤盈、盤虧的物資，分析原因，提出處理意見，報公司領導審批后進行相應調整。（三）庫存物資保管1.設立專門的物資倉庫，保持倉庫整潔、干燥、通風良好，確保物資存儲安全。2.按照物資類別、規格、型號等進行分類存放，設置明顯的標識牌，便于查找和管理。3.對易損、易腐、易燃易爆等特殊物資，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、防潮、防火、防爆等。4.建立庫存物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫時間、數量、規格、型號、用途等信息，做到日清月結。五、物資使用與消耗管理（一）領用制度1.各門店員工因工作需要領用物資時，應填寫《物資領用申請表》，注明物資名稱、規格、數量、用途等，經門店負責人簽字批準后到倉庫領取。2.倉庫管理人員根據審批后的領用申請表發放物資，并在臺賬上記錄領用情況。（二）使用規范1.員工應按照物資使用說明書或操作規程正確使用物資，避免因使用不當造成物資損壞或浪費。2.對于貴重物資或大型設備，應指定專人負責使用和維護，定期進行檢查和保養。（三）消耗控制1.行政部門定期統計各門店物資消耗情況，分析消耗原因，制定合理的消耗定額，并進行考核。2.鼓勵員工節約使用物資，對節約物資有突出貢獻的個人或團隊給予表彰和獎勵。六、物資報廢與處置管理（一）報廢鑒定1.物資因損壞、過期、淘汰等原因無法繼續使用時，由使用部門填寫《物資報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物資名稱、規格、數量等信息。2.行政部門組織相關技術人員或專業人員對申請報廢的物資進行鑒定，確認是否符合報廢條件。（二）報廢審批經鑒定確需報廢的物資，《物資報廢申請表》報公司領導審批。審批通過后，方可進行報廢處置。（三）報廢處置1.對于有殘值的報廢物資，行政部門負責組織招標或詢價，選擇合適的回收單位進行回收處理，回收款項上繳公司財務。2.對于無殘值的報廢物資，如危險廢棄物等，應按照國家相關法律法規的要求進行妥善處理，確保環保安全。七、物資信息化管理（一）建立物資管理信息系統利用信息化手段，建立公司物資管理信息系統，實現物資采購、庫存、使用、報廢等全過程的信息化管理。（二）數據錄入與維護1.倉庫管理人員應及時將物資出入庫信息錄入系統，確保數據準確、及時、完整。2.行政部門定期對物資管理信息系統的數據進行備份，防止數據丟失。（三）信息查詢與統計分析公司員工可根據權限在物資管理信息系統中查詢物資庫存、采購進度、領用情況等信息。行政部門通過系統數據進行統計分析，為物資管理決策提供依據。八、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對行政門店物資管理情況進行審計，檢查物資采購、庫存、使用、報廢等環節的合規性和有效性，發現問題及時提出整改意見。（二）日常檢查行政部門定期對各門店物