雙告知管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司各類業(yè)務(wù)活動中的信息告知行為，保障相關(guān)方的知情權(quán)，促進公司各項工作的順利開展，特制定本雙告知管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位、個人。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：信息告知應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.真實準確原則：所告知的信息必須真實、準確、完整，不得隱瞞或虛假陳述。3.及時有效原則：在規(guī)定的時間內(nèi)，將相關(guān)信息及時、有效地傳達給相關(guān)方。4.便捷易知原則：采用適當?shù)姆绞剑_保相關(guān)方能夠方便、容易地獲取所告知的信息。二、告知主體與告知對象（一）告知主體1.公司各部門是本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)信息的告知主體，負責向內(nèi)部員工、外部合作單位及相關(guān)個人進行信息告知。2.涉及多個部門的綜合性業(yè)務(wù)，由牽頭部門負責組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行信息告知。（二）告知對象1.內(nèi)部告知對象：公司全體員工。2.外部告知對象：與公司有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商、客戶、合作伙伴、監(jiān)管部門等相關(guān)單位及個人。三、告知內(nèi)容（一）對內(nèi)部員工的告知內(nèi)容1.公司規(guī)章制度：包括但不限于考勤制度、薪酬福利制度、績效考核制度、培訓制度等，確保員工了解公司的各項規(guī)定和要求。2.業(yè)務(wù)流程與操作規(guī)范：涉及員工崗位的工作流程、操作標準、注意事項等，幫助員工正確履行工作職責。3.公司決策與工作安排：如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度工作計劃、重要會議決議等，使員工了解公司整體發(fā)展方向和工作重點，以便更好地配合工作。4.涉及員工切身利益的信息：如薪資調(diào)整、崗位變動、福利變更、培訓機會等，保障員工的知情權(quán)。（二）對外部單位及個人的告知內(nèi)容1.公司基本信息：包括公司名稱、經(jīng)營范圍、法定代表人、聯(lián)系方式等。2.業(yè)務(wù)合作相關(guān)信息：如合作項目的內(nèi)容、要求、進度安排、雙方權(quán)利義務(wù)等，確保合作的順利進行。3.產(chǎn)品或服務(wù)信息：產(chǎn)品的特點、功能、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等，幫助客戶了解公司產(chǎn)品或服務(wù)，促進業(yè)務(wù)成交。4.行業(yè)政策法規(guī)及市場動態(tài)：向相關(guān)方傳達與行業(yè)相關(guān)的政策法規(guī)變化、市場趨勢等信息，為其決策提供參考。5.其他重要信息：根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況和相關(guān)方需求，告知其他可能影響合作或業(yè)務(wù)開展的重要信息。四、告知方式（一）內(nèi)部告知方式1.公司內(nèi)部網(wǎng)站：設(shè)立專門的制度板塊、通知公告欄等，及時發(fā)布公司規(guī)章制度、決策部署、工作安排等信息，員工可隨時登錄查詢。2.辦公系統(tǒng)：通過公司辦公自動化系統(tǒng)發(fā)送通知、文件、郵件等，確保重要信息能夠及時傳達給每位員工。3.會議傳達：定期召開公司全體會議、部門會議等，會上通報公司重要事項和工作進展情況，進行信息溝通與交流。4.培訓宣貫：針對新出臺的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程等，組織專門的培訓活動，由相關(guān)負責人進行詳細講解，確保員工理解并掌握。5.張貼公示：對于一些重要的臨時性通知、涉及員工切身利益的信息等，可在公司內(nèi)部顯著位置張貼公示，方便員工查看。（二）外部告知方式1.合同約定：在與外部單位簽訂的合同或協(xié)議中，明確雙方的信息告知義務(wù)、告知內(nèi)容、告知方式及時限等條款，確保合作過程中的信息溝通有章可循。2.書面函件：對于重要事項或需要正式確認的信息，采用書面函件的形式發(fā)送給外部相關(guān)方，如公函、通知、告知書等，并要求對方簽收確認。3.電子郵件：利用電子郵件的便捷性，及時向外部合作伙伴、客戶等發(fā)送相關(guān)信息，但應(yīng)注意郵件內(nèi)容的規(guī)范性和準確性，并保留郵件發(fā)送記錄。4.電話溝通：對于一些緊急或需要即時溝通的信息，可通過電話方式與外部相關(guān)方進行溝通告知，并做好電話記錄。5.面對面溝通：安排專人與重要的外部合作伙伴、客戶等進行面對面交流，詳細介紹公司情況、業(yè)務(wù)進展及相關(guān)信息，增強溝通效果。6.公司官網(wǎng)：在公司官方網(wǎng)站上發(fā)布公司基本信息、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、業(yè)務(wù)動態(tài)等內(nèi)容，方便外部單位及個人隨時了解公司情況。五、告知流程（一）信息收集與整理1.內(nèi)部信息：各部門指定專人負責收集本部門需要告知員工的信息，對信息進行整理、審核，確保信息準確無誤。涉及多個部門的信息，由牽頭部門匯總協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行信息整合。2.外部信息：業(yè)務(wù)部門在與外部單位開展業(yè)務(wù)活動過程中，及時收集需要告知對方的信息，并按照公司要求進行整理和審核。（二）信息審批1.內(nèi)部信息：整理后的信息提交部門負責人審核，重要信息需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行告知。2.外部信息：涉及重大業(yè)務(wù)合作、重要決策等信息，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批后，再向外部相關(guān)方進行告知。（三）信息告知1.內(nèi)部告知：根據(jù)信息的性質(zhì)和緊急程度，選擇合適的告知方式進行信息發(fā)布。如通過辦公系統(tǒng)發(fā)布的通知，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保信息傳達給特定的受眾群體；會議傳達的信息，應(yīng)提前準備好相關(guān)資料，確保會議順利進行；培訓宣貫的內(nèi)容，應(yīng)精心組織培訓課程，保證員工能夠理解和接受。2.外部告知：按照已確定的告知方式和渠道，及時將信息傳達給外部相關(guān)方。采用書面函件告知的，應(yīng)確保函件格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定的送達方式進行投遞；通過電子郵件告知的，應(yīng)仔細核對收件人郵箱地址，確保郵件準確送達；面對面溝通的，應(yīng)提前做好溝通準備，記錄溝通內(nèi)容。（四）告知記錄與存檔1.內(nèi)部告知記錄：對于通過辦公系統(tǒng)發(fā)布的通知、文件等，系統(tǒng)應(yīng)自動記錄發(fā)布時間、發(fā)布對象、閱讀狀態(tài)等信息；會議傳達、培訓宣貫等活動，應(yīng)安排專人進行記錄，包括會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容等；張貼公示的信息，應(yīng)拍照留存，記錄公示時間和地點。所有內(nèi)部告知記錄應(yīng)定期整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。2.外部告知記錄：書面函件應(yīng)保留對方簽收的回執(zhí)；電子郵件應(yīng)保存郵件發(fā)送記錄和對方的回復(fù)郵件；電話溝通應(yīng)做好電話記錄，包括通話時間、通話對象、通話內(nèi)容等；面對面溝通應(yīng)形成溝通紀要，由雙方簽字確認。外部告知記錄也應(yīng)及時整理歸檔，以便日后查閱和追溯。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負責對各部門信息告知工作進行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督小組由公司綜合管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督小組通過查看告知記錄、收集員工及外部相關(guān)方反饋意見等方式，對信息告知的及時性、準確性、完整性以及告知方式的合理性進行評估。（二）考核措施1.將信息告知工作納入部門績效考核體系，對信息告知工作落實不到位的部門進行扣分處理。考核指標包括信息告知的及時性、準確性、完整性、告知方式的合規(guī)性以及員工和外部相關(guān)方的滿意度等。2.對于因信息告知不及時、不準確或不完整，給公司造成損失或負面影響的部門和個人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分或經(jīng)濟處罰。七、信息安全與保密（一）信息安全管理1.在信息告知過程中，要嚴格遵守國家有關(guān)信息安全的法律法規(guī)和公司信息安全管理制度，確保所傳遞的信息不被泄露、篡改或濫用。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等，要采取加密、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。（二）保密要求1.參與信息告知工作的人員，應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，對在工作過程中知悉的公司機密信息和相關(guān)方的商業(yè)秘密等予以保密，不得擅自向無關(guān)人員透露。2.對于因工作