阿里會議管理制度?一、總則（一）目的為規范阿里巴巴集團（以下簡稱"集團"）各類會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團各事業部、子公司及職能部門組織召開的各類會議，包括但不限于工作匯報會、業務研討會、項目推進會、跨部門協調會等。（三）基本原則1.高效務實原則：會議應緊密圍繞工作目標，注重解決實際問題，精簡議程，提高效率。2.充分準備原則：會前應明確會議主題、目的、議程及參會人員，做好充分的資料準備和溝通協調工作。3.嚴肅認真原則：參會人員應按時出席會議，遵守會議紀律，認真履行職責，積極參與討論和決策。4.規范有序原則：會議組織應嚴格按照規定流程進行，確保會議的規范性和有序性。二、會議分類與組織（一）會議分類1.公司級會議：由集團高層領導主持召開，包括年度戰略會議、半年度經營會議、季度工作會議等，主要傳達集團戰略方向、部署階段性工作任務。2.事業部/子公司級會議：由事業部/子公司負責人主持召開，如月度工作例會、項目專項會議等，旨在推動事業部/子公司業務發展，協調內部資源。3.部門級會議：由各部門負責人組織召開，如周會、工作分享會等，用于部門內部工作安排、溝通與總結。4.跨部門會議：涉及多個部門的會議，主要解決跨部門合作中的問題，促進協同工作，如項目協調會、流程優化研討會等。（二）會議組織流程1.會議發起會議發起部門或個人應提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程安排及所需資料等信息。對于重要會議，需附上詳細的會議背景說明和預期達成的目標。2.審批流程《會議申請表》經發起部門負責人審核后，提交至上級領導審批。根據會議級別和涉及范圍，確定審批層級，確保會議必要性和重要性得到充分評估。3.通知與準備經審批通過的會議，由行政部門負責按照既定信息發送會議通知。會議通知應提前[X]個工作日發送給參會人員，確保其有足夠時間準備。通知內容包括會議主題、時間、地點、議程、需攜帶的資料等。會議組織人員應提前做好會議場地預訂、設備調試、資料準備等工作，確保會議順利進行。4.會議召開會議主持人應提前到達會場，熟悉會議流程和資料，確保會議有序開展。參會人員應提前[X]分鐘到達會議現場，簽到并就座。會議期間，應遵守會議紀律，關閉手機或調至靜音狀態，不得隨意走動或從事與會議無關的事情。會議按照既定議程進行，主持人應把控會議節奏，引導參會人員積極發言，確保討論圍繞主題展開，避免跑題或拖延時間。會議記錄人員應認真記錄會議內容，包括發言要點、討論結果、決策事項及責任人等。會議記錄應準確、完整、清晰，會后及時整理并發送給參會人員確認。三、會議議程與時間管理（一）會議議程制定1.會議發起者應根據會議目的和主題，精心設計會議議程。議程應明確各項議題的順序、時間分配及主持人、發言人等。2.重要議題應優先安排，確保足夠的時間進行深入討論和決策。對于涉及多個議題的會議，應合理劃分每個議題的討論時間，避免出現某個議題過長或過短的情況。3.會議議程應提前發送給參會人員，使其對會議內容有清晰的了解，便于提前準備相關資料和觀點。（二）時間管理1.嚴格控制會議時間，按照既定議程進行。主持人應靈活把控會議節奏，確保每個議題都能在規定時間內完成討論。2.對于討論激烈或出現分歧的議題，主持人應及時引導，避免無休止的爭論，必要時可采取投票表決等方式盡快形成決策。3.若會議出現時間過長或可能超時的情況，主持人應及時調整議程，優先討論重要且緊急的議題，或對部分議題進行簡要匯報，確保會議整體進度不受影響。4.會議結束后，主持人應對會議時間執行情況進行總結，分析是否存在時間浪費的環節，以便在今后的會議中加以改進。四、會議紀律與要求（一）參會紀律1.參會人員應按時出席會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假，并安排合適的人員代為參會。2.會議期間，應認真傾聽他人發言，不得隨意打斷或私下交談。如有意見或建議，應在發言環節提出，確保會議秩序井然。3.手機等通訊工具應調至靜音或關機狀態，如遇緊急情況需要接聽電話，應盡量輕聲離開會場，避免影響會議進行。（二）發言要求1.發言人應提前準備好發言內容，確保發言清晰、簡潔、有條理，圍繞會議主題展開，避免冗長和無關的表述。2.對于重要發言，應提供相關的數據、案例或資料支持，增強說服力。3.在發言過程中，應尊重他人觀點，不得進行人身攻擊或惡意批評。如有不同意見，應通過理性溝通和協商解決。（三）決策要求1.對于需要決策的事項，應在充分討論的基礎上，按照民主集中制原則進行決策。決策過程應透明、公正，充分聽取各方意見。2.決策結果應明確責任人、時間節點和執行要求，確保決策能夠得到有效落實。3.對于重大決策事項，應進行風險評估和預案制定，以應對可能出現的問題和挑戰。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.會議記錄人員應具備良好的文字記錄能力和溝通能力，能夠準確記錄會議內容。2.會議記錄應包括會議基本信息（如會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員等）、議程安排、發言內容、討論結果、決策事項及責任人等。3.記錄過程中，應盡量采用原話記錄發言要點，對于重要觀點和數據應準確無誤。同時，應注意記錄會議中的互動環節和討論氛圍。（二）會議紀要1.會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要。會議紀要應突出重點，簡潔明了地概括會議主要內容、討論結果和決策事項。2.會議紀要應在會議結束后[X]個工作日內發送給參會人員及相關部門負責人進行確認。如參會人員對會議紀要內容有異議，應及時反饋給記錄人員進行修改。3.確認后的會議紀要作為重要的文件資料進行存檔，以備后續查閱和追溯。同時，會議紀要應根據需要發送給未參會人員，確保相關信息及時傳達。六、會議后續跟進與執行（一）跟進機制1.對于會議決策事項，應明確責任人和時間節點，建立有效的跟進機制。責任人應定期向會議組織者匯報決策事項的執行進展情況。2.會議組織者應跟蹤決策事項的落實情況，及時協調解決執行過程中遇到的問題，確保各項決策能夠順利推進。3.對于重要決策事項，可通過定期的工作匯報會、專項檢查等方式進行重點跟進，確保執行效果達到預期目標。（二）執行監督1.建立會議決策執行監督機制，對決策事項的執行情況進行定期檢查和評估。2.監督過程中發現問題應及時反饋給責任人，并要求其限期整改。對于執行不力的情況，應按照集團相關規定進行問責。3.通過監督機制，不斷優化決策執行流程，提高工作效率和質量，確保會議決策能夠真正落地實施，推動公司業務持續發展。七、會議評估與改進（一）評估指標1.會議效率：包括會議時間控制情況、議程完成情況等，評估會議是否在規定時間內高效完成各項議程，達到預期目標。2.會議效果：通過參會人員的反饋、決策事項的執行情況等方面進行評估，考察會議是否對工作產生積極影響，是否解決了實際問題。3.參會體驗：從會議組織安排、資料準備、溝通氛圍等角度評估參會人員對會議的滿意度。（二）評估方式1.在會議結束后，通過在線調查問卷、現場訪談等方式收集參會人員對會議的評價和建議。2.定期對會議決策事項的執行情況進行跟蹤分析，評估會議對業務推進的實際效果。3.分析會議記錄和紀要，總結會議組織過程中的優點和不足，為改進提供依據。（三）改進措施1.根據評估結果，針對存在的問題制定具體的改進措施。如優化會議議程、加強時間管理、提高資料準備質量等。2.將改進措施納入后續會議組