合約方管理制度?一、總則（一）目的為了加強對合約方的管理，規范與合約方的合作行為，保障公司合法權益，提高合作效率，確保公司各項業務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司簽訂各類合約（包括但不限于采購合同、服務合同、租賃合同等）的所有合約方，涵蓋供應商、服務商、合作伙伴等。（三）基本原則1.合法合規原則：合約方的選擇、合作及管理應嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.公平公正原則：在合約簽訂、執行及評估過程中，應秉持公平公正的態度，保障雙方合法權益。3.誠實守信原則：合約雙方應誠實守信，履行各自義務，維護良好的合作關系。4.合作共贏原則：通過與合約方的良好合作，實現雙方資源共享、優勢互補，共同發展。二、合約方選擇與準入（一）需求識別1.各業務部門根據業務發展需要，提前識別所需的產品或服務，明確合約方應具備的資質、能力、業績等要求。2.填寫《合約方需求申請表》，詳細說明需求內容、預計合作時間、預算等信息，提交至合約管理部門。（二）篩選與初步調查1.合約管理部門收到申請表后，會同相關部門對潛在合約方進行篩選。2.通過網絡搜索、行業推薦、供應商庫等渠道收集合約方信息，并進行初步調查，了解其基本情況、經營狀況、市場口碑等。（三）資質審核1.要求合約方提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證（或三證合一營業執照）、法定代表人身份證明等基本資質文件。2.根據業務需求，審核合約方的特定資質證書，如生產許可證、行業認證、專業資質等。3.核實合約方是否存在違法違規記錄、經營異常情況等。（四）實地考察（如有必要）對于重要合約方或風險較高的合作項目，組織相關部門進行實地考察。1.考察合約方的生產經營場所、設備設施、人員狀況等，評估其實際生產能力和服務水平。2.與合約方管理層、員工進行交流，了解其企業文化、管理模式、團隊穩定性等。（五）合作意愿溝通與潛在合約方進行溝通，了解其合作意愿、合作條件、對公司需求的響應程度等。（六）準入審批1.合約管理部門綜合各項審核結果，填寫《合約方準入審批表》，附上相關資料，提交至公司管理層審批。2.公司管理層根據審批權限進行審批，批準通過的合約方納入公司合約方庫。三、合約簽訂（一）合同起草與審核1.合約管理部門根據合作內容，起草標準合同文本。合同應明確雙方的權利義務、服務或產品要求、價格條款、付款方式、交付時間、質量標準、違約責任等關鍵內容。2.合同文本起草完成后，提交法務部門進行法律審核。法務部門重點審查合同條款的合法性、完整性、風險防范措施等，提出修改意見。3.根據法務部門意見，合約管理部門對合同文本進行修改完善，確保合同符合法律法規及公司利益要求。（二）合同談判1.合約管理部門會同相關業務部門與合約方就合同條款進行談判。談判過程中，應明確雙方的立場和需求，爭取有利的合作條件。2.記錄談判過程中的重要事項和達成的共識，形成《合同談判紀要》。（三）合同審批1.修改后的合同文本及談判紀要提交至各級審批人進行審批。審批流程根據合同金額、重要性等因素確定，一般包括業務部門負責人、合約管理部門負責人、財務部門負責人、法務部門負責人、公司管理層等。2.各級審批人應認真審查合同條款，提出審批意見。如審批通過，在合同文本上簽字蓋章；如存在異議，應及時反饋并要求進一步修改完善。（四）合同簽訂1.合同經審批通過后，由公司授權代表與合約方簽訂正式合同。簽訂過程中應確保雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，雙方各執一份，并按照公司檔案管理規定進行存檔。2.合同簽訂后，合約管理部門應及時將合同副本分發給相關業務部門、財務部門等，確保各部門了解合同內容和要求，以便做好后續執行工作。四、合約執行與監控（一）任務分配與溝通1.合約簽訂后，合約管理部門將合同執行任務分配給相關業務部門，并明確責任人和時間節點。2.業務部門應指定專人負責合約執行工作，并與合約方保持密切溝通，及時了解合作進展情況，協調解決合作過程中出現的問題。（二）合約方履約監督1.業務部門定期對合約方的履約情況進行檢查和評估，檢查內容包括產品質量、服務水平、交付時間、價格執行等方面。2.填寫《合約方履約情況檢查表》，記錄檢查結果。如發現合約方存在履約問題，應及時與合約方溝通，要求其限期整改，并跟蹤整改情況。（三）進度跟蹤與協調1.建立合約執行進度跟蹤機制，業務部門定期向合約管理部門匯報合約執行進度，合約管理部門匯總后向公司管理層匯報。2.對于合約執行過程中出現的重大問題或需要跨部門協調的事項，合約管理部門應組織相關部門召開協調會議，共同商討解決方案，推動合約順利執行。（四）變更管理1.如合約執行過程中需要變更合同條款，合約方應提前提出書面申請，說明變更原因、內容及對雙方的影響。2.業務部門對變更申請進行審核，評估變更的必要性和可行性，并提出審核意見。3.合約管理部門會同法務部門對變更申請進行審查，確保變更后的合同條款符合法律法規及公司利益要求。變更申請經審批通過后，雙方簽訂補充協議或變更合同文本。五、合約付款管理（一）付款申請1.合約執行過程中，業務部門根據合同約定的付款方式和時間節點，填寫《合約付款申請表》，附上相關證明材料，如發票、驗收報告、對賬單等。2.證明材料應真實、完整、有效，能夠充分證明合約方已履行相應義務。（二）審核流程1.《合約付款申請表》提交至財務部門進行審核。財務部門重點審核付款金額是否準確、付款條件是否成就、發票是否合規等。2.如財務部門審核通過，申請表流轉至合約管理部門進行復核。合約管理部門核實合約執行情況，確保付款申請與合同約定及實際履約情況相符。3.根據公司審批權限，申請表依次提交至各級審批人進行審批。審批通過后，財務部門辦理付款手續。（三）逾期付款管理1.如合約方未按照合同約定履行義務，導致公司逾期付款的，業務部門應及時與合約方溝通，說明原因，并督促其盡快解決問題。2.對于因合約方原因造成的逾期付款，公司有權按照合同約定追究其違約責任，如扣除違約金、暫停付款等。六、合約評估與考核（一）定期評估1.合約執行結束后，業務部門對合約方的履約情況進行全面評估，填寫《合約方評估表》。評估內容包括產品質量、服務水平、交付及時性、價格合理性、合作配合度等方面。2.根據評估結果，對合約方進行評分，分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。（二）考核指標設定1.結合不同類型合約方的特點和合作內容，設定具體的考核指標。考核指標應具有可量化、可操作性，能夠客觀反映合約方的履約表現。2.常見考核指標包括產品合格率、服務滿意度、交付準時率、投訴率、成本控制情況等。（三）結果應用1.根據合約方評估和考核結果，采取相應的激勵和約束措施。對于評估結果為優秀的合約方，在后續合作中給予優先考慮、增加合作機會、適當價格優惠等獎勵；對于評估結果為不合格的合約方，減少或終止合作，并在公司合約方庫中進行標注。2.將合約方評估和考核結果作為公司供應商管理、合作伙伴選擇等決策的重要依據，不斷優化合約方結構，提高合作質量。七、合約風險管理（一）風險識別與評估1.合約管理部門會同法務部門、財務部門等相關部門，對合約履行過程中可能存在的風險進行識別和評估。風險識別應涵蓋法律風險、財務風險、市場風險、信用風險、質量風險等方面。2.針對識別出的風險，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險事項，應制定詳細的風險應對預案，明確責任人和應對流程。2.風險應對措施包括風險規避、風險降低、風險轉移、風險接受等。例如，對于法律風險較高的合同條款，通過法務審核進行修改完善以降低風險；對于信用風險較高的合約方，要求提供擔保或增加預付款比例等進行風險轉移。（三）風險監控與預警1.建立風險監控機制，定期對合約風險狀況進行檢查和評估，及時發現風險變化情況。2.設定風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發出預警信號，提醒相關部門采取措施進行防范和處理。八、信息管理（一）合約檔案管理1.合約管理部門負責建立和完善合約檔案管理制度，對合約簽訂、執行、變更、終止等全過程的文件資料進行歸檔管理。2.合約檔案應包括合同文本、審批文件、談判紀要、履約情況記錄、付款申請及審批資料、評估考核結果等相關資料，確保檔案資料的完整性和準確性。3.按照檔案管理規定，對合約檔案進行分類存放、編號標識，并建立電子檔案，便于查詢和使用。（二）合約方信息管理1.建立合約方信息數據庫，記錄合約