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文檔簡介

大廠合同管理制度?一、總則(一)目的為加強公司合同管理,規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為,防范合同風險,維護公司合法權益,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司及各部門對外簽訂的各類合同,包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。(三)基本原則1.依法合規原則:合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規和政策的規定。2.平等自愿原則:合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同,任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則:合同條款應公平合理,不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。4.誠實守信原則:合同雙方應誠實守信,全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責(一)法務部門1.負責合同的合法性審查,對合同條款是否符合法律法規進行把關。2.參與重大合同的談判,提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛,維護公司合法權益。(二)業務部門1.負責合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作。2.對合同履行過程中出現的問題及時反饋,并提出解決方案。3.協助法務部門處理合同糾紛。(三)財務部門1.負責對合同的資金收付進行審核和監督。2.根據合同約定及時辦理款項收付手續。3.參與合同執行情況的財務分析。(四)審計部門1.負責對合同的簽訂、履行等情況進行審計監督。2.對發現的問題提出審計意見和建議。三、合同簽訂流程(一)合同立項業務部門根據業務需要提出合同立項申請,填寫《合同立項申請表》,詳細說明合同的名稱、對方當事人、合同標的、金額、履行期限等內容。經部門負責人審核后,報分管領導審批。(二)合同起草業務部門負責合同的起草工作,合同文本應符合法律法規和公司要求,明確雙方的權利義務、違約責任等內容。對于格式合同,應采用公司統一制定的格式文本,并根據實際情況進行修改和補充。(三)合同審核1.業務部門將起草好的合同文本提交法務部門進行合法性審查。法務部門應在[X]個工作日內完成審查,并出具審查意見。2.業務部門根據法務部門的審查意見對合同文本進行修改完善后,提交財務部門進行資金收付審核。財務部門應在[X]個工作日內完成審核,并出具審核意見。3.業務部門將修改后的合同文本連同法務部門和財務部門的審查意見一并提交分管領導審批。分管領導應在[X]個工作日內完成審批。(四)合同簽訂1.經分管領導審批通過的合同,由業務部門負責與對方當事人簽訂。簽訂合同前,應確保合同雙方當事人的主體資格合法有效,合同簽字蓋章手續齊全。2.合同簽訂后,業務部門應及時將合同副本交法務部門、財務部門等相關部門存檔。四、合同履行(一)合同執行1.業務部門負責合同的具體執行工作,應按照合同約定的時間、地點、方式等履行合同義務。2.在合同履行過程中,業務部門應及時跟蹤合同履行情況,如發現問題應及時與對方當事人溝通協商,并采取有效措施解決。(二)合同變更1.合同履行過程中,如需變更合同內容,業務部門應填寫《合同變更申請表》,詳細說明變更的原因、內容等,經部門負責人審核后,報分管領導審批。2.經分管領導審批通過的合同變更申請,由業務部門負責與對方當事人協商簽訂合同變更協議。合同變更協議應作為原合同的補充文件存檔。(三)合同解除1.合同履行過程中,如需解除合同,業務部門應填寫《合同解除申請表》,詳細說明解除合同的原因、依據等,經部門負責人審核后,報分管領導審批。2.經分管領導審批通過的合同解除申請,由業務部門負責與對方當事人協商簽訂合同解除協議。合同解除協議應明確雙方的權利義務、解除時間等內容,并作為原合同的終止文件存檔。五、合同監督與檢查(一)定期檢查1.審計部門定期對公司合同的簽訂、履行等情況進行審計檢查,每年至少開展[X]次全面審計檢查。2.審計檢查的內容包括合同的簽訂程序是否合規、合同條款是否符合法律法規和公司要求、合同履行情況是否良好等。(二)專項檢查1.根據公司實際情況,針對特定合同或合同履行過程中出現的重大問題,開展專項檢查。2.專項檢查由相關部門組成聯合檢查組進行,檢查結果應形成專項檢查報告,并及時反饋給公司領導和相關部門。(三)問題處理1.對于合同監督與檢查中發現的問題,審計部門應及時下達整改通知書,要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照整改通知書的要求,認真落實整改措施,并將整改情況及時反饋給審計部門。六、合同糾紛處理(一)糾紛協商合同履行過程中如發生糾紛,業務部門應首先與對方當事人進行協商,爭取通過友好協商解決糾紛。協商過程中應做好記錄,并及時向公司領導匯報。(二)糾紛調解如協商不成,業務部門可根據合同約定或雙方協商一致,申請第三方調解機構進行調解。調解過程中應積極配合調解機構,提供相關證據和資料,爭取達成調解協議。(三)糾紛仲裁或訴訟如調解不成,業務部門應及時收集相關證據,按照合同約定或法律法規的規定,向仲裁機構申請仲裁或向人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中,法務部門應全程參與,提供法律支持和服務。七、合同檔案管理(一)檔案收集合同簽訂后,業務部門應及時將合同正本、副本及相關附件、審批文件等資料收集齊全,并移交公司檔案室統一歸檔管理。(二)檔案整理檔案室應按照檔案管理的要求,對合同檔案進行分類整理、編號、裝訂等工作,確保檔案的完整性和規范性。(三)檔案保管檔案室應妥善保管合同檔案,配備必要的保管設施,確保檔案的安全。合同檔案的保管期限應按照國家法律法規和公司規定執行。(四)檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的,應填寫《合同檔案查閱申請表》,經部門負責人審核后,報分管領導審批。查閱人員應在檔案室指定的地點查閱檔案,不得擅自復印、拍照、涂改檔案內容。八、合同信息化管理(一)建立合同管理系統公司應建立合同管理系統,實現合同的在線起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過程信息化管理。(二)系統功能要求合同管理系統應具備合同模板管理、流程審批、權限管理、數據統計分析、預警提醒等功能,方便公司各部門對合同進行管理和監控。

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